Как исправить ошибку в трудовой книжке:
- указать порядковый номер;
- поставить текущую дату (число, месяц, год);
- в следующей графе написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить;
- в последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается корректировка.
Правовые основы
Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.
Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.
Типичные ошибки
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:
- неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
- неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
- неточное название должности;
- пропуск букв, грамматические ошибки.
Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).
В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).
Образец исправления в трудовой книжке 2022 г.
Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией
Вариант 1. Исправляем за другую организацию
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.
Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:
- Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
- Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
- В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
- В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Исправление реквизитов
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Несколько ошибок сразу
Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.
Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:
Ошибка при первичном заполнении
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Исправления на титульном листе
Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе требуется указать новую специальность или дополнительное образование, то ничего зачеркивать нельзя. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные (п. 8 Порядка, утв. приказом № 320н).
Ошибки в сведениях о награждении
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:
- ответственное лицо признает записи недействительными;
- расписывается;
- затем ставит печать (при ее наличии).
Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.
Исправления в дубликате
По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).
В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки
Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.
Когда трудовую книжку признают недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:
- при первичном заполнении были допущены ошибки;
- из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
- замазан или нечетко виден номер документа;
- внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
- уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.
В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец корректного внесения такой формулировки кадровикам любой компании нужно иметь при себе постоянно. Никогда нельзя исключать вероятности, что в книжке того или иного специалиста будет по ошибке сделана неправильная запись. Кроме того, иногда компании приходится исправлять ляпы предыдущего работодателя сотрудника.
Признание записи в трудовой книжке недействительной: когда это возможно
Если в трудовую книжку специалиста были по ошибке внесены какие-то сведения, неверные в отношении него, то такие сведения должны быть исправлены.
В зависимости от того, где именно (в каком разделе книжки) была допущена неточность/ошибка, законодатель предусмотрел следующие возможные варианты исправления:
- сделать отметку, что запись в трудовой книжке недействительна;
- зачеркнуть ошибочные данные;
- дополнить имеющуюся информацию актуальными сведениями.
Примеры различных исправлений в трудовой книжке смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Типовую ситуацию.
Отметка кадровиков, предписывающая считать запись в трудовой книжке недействительной, может быть проставлена только в тех случаях, если ошибка/неточность допущена в разделах, где фиксируется информация о местах работы сотрудника, а также его награждениях (п. 12 Правил ведения ТК от 19.05.2021 № 320н).
Обратите внимание! Если кадровик фирмы ошибся непосредственно при оформлении трудовой книжки специалисту, признавать недействительной запись не нужно. Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 45 правил № 320н).
После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию.
ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным.
Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи. В первом случае запись признается недействительной на основании официального документа, представленного ошибившейся фирмой. Текущая фирма исправляет ошибки и в том случае, если прежнее место работы специалиста было ликвидировано.
Рекомендуем подборку форм по внесению исправлений в трудовые книжки от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Запись в трудовой книжке недействительна: образец 2022 года
Итак, какую именно отметку следует сделать в трудовой книжке?
В соответствующем разделе книжки специалиста (содержащем информацию либо о местах работы специалиста, либо его награждениях) необходимо в новой строке сделать запись следующего формата:
- В 1-й графе указать хронологический номер такой записи.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номер должен указываться по порядку всех записей, независимо от того, какая именно из сделанных ранее записей будет признаваться данной корректировкой недействительной. К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.
- Во 2-й графе прописать дату, в которую в книжку вносится исправляющая запись. Ее необходимо указывать обязательно цифрами в формате ХХ.ХХ.ХХХХ.
- Следующая, 3-я графа предназначена непосредственно для содержания корректировки. Сюда заносятся сведения о том, какая именно из ранее внесенных в книжку записей должна быть признана ничтожной. К примеру: «Запись № 2 недействительна».
- Если фирма признает недействительной запись, которую сама же внесла ранее, то в графу 4 вписываются реквизиты внутреннего документа, подтверждающего верные сведения, вносимые взамен ошибочных. Если же фирма исправляет ошибки предыдущего работодателя, то в этой графе следует указать реквизиты документа другой компании, подтверждающего, что исправляемая запись не соответствует действительности.
На этом корректировка считается внесенной. После чего остается сделать в трудовой книжке специалиста правдивую запись.
Скачать образец недействительной записи в трудовой книжке и ее исправления вы можете на нашем сайте.
Скачать образец недействительной записи в трудовой книжке
Итоги
Ошибочно внесенная в трудовую книжку специалиста запись признается недействительной, только если ошибка была допущена в разделе, содержащем информацию о местах работы специалиста либо его награждениях. Для этого фирма должна под очередным номером по порядку внести новую запись о недействительности ранее сделанной. При этом важно не забыть сослаться в графе 4 на документ, подтверждающий правомерность корректировки.
Даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой для работодателя и сотрудника. В большинстве случаев исправить ошибку можно, но иногда это запрещено, поэтому нужно выдавать дубликат. Подробнее об этом рассказывают эксперты Контура.
Оформление трудовых книжек и исправления в них регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. В дополнение к этому в прошлом году Минтруд выпустил Приказ № 320н от 19.05.2021, где подробно рассказал, как нужно и нельзя делать исправления в документе.
Чтобы исправить ошибку в трудовой нужно определить:
- в какой части трудовой книжки произошла ошибка;
- кто ее совершил: ваша организация или бывший работодатель сотрудника;
- какую именно ошибку допустили.
Теперь подробнее разберем виды ошибок и правила их исправления.
Ошибки на титульном листе
Титульный лист содержит личные данные, информацию об образовании, квалификации и специальности работника. Ошибки в этой части трудовой могут доставить много хлопот сотруднику. Например, если ФИО или дата рождения не совпадают с паспортными данными, ПФР сделает вывод, что трудовая книжка не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.
Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки сотрудника и ошибся в записи, то может ничего не исправлять, а уничтожить бланк с помощью измельчительной машины и выдать другой. Если в трудовой уже есть другие записи, то ошибку нужно исправить.
Как исправить ошибку в личных данных
Исправить личные данные сотрудника бывает нужно по разным причинам. Например, сотрудник сменил фамилию или имя, кадровый работник по ошибке пропустил букву в ФИО или вместо «ё» написал «е».
Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака и др. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации (п.7, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Ошибка в личных данных сотрудника
До 2021 года отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки также считалось ошибкой. В Приказе № 320н Минтруд пояснил, что ее нужно ставить, только если у работодателя она есть. Поэтому, если печати нет, лучше отметить это на титульном листе записью «б/п».
Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности
Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Ошибку в сведениях об образовании зачеркивать нельзя
Ошибки в сведениях о работе или награждении
Зачеркивать данные в этом разделе тоже нельзя. В противном случае, трудовую признают недействительной и придется оформлять дубликат. Поэтому исправления в этой части нужно делать с помощью записей (п.12, гл. 3, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Если указали не ту организацию
Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации. Поэтому исправить ошибку можно в таком порядке:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать, что в наименовании организации допустили ошибку. Ниже строке написать верное наименование организации.
Ошибка в названии организации
Если поставили штамп не с тем наименованием организации
При исправлении этой ошибки нужно руководствоваться общими правилами: признать запись-штамп недействительной и внести верную. А именно:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать «оттиск штампа с (название организации) считать недействительным».
- Ниже поставить правильный штамп с наименованием предприятия.
Образец записи о недействительности штампа в трудовой книжке 
Если ошибка в записи об увольнении
Самые распространенные ошибки при внесении записи об увольнении — неверная дата или реквизиты приказа. Чтобы их исправить, нужно выполнить несколько действий:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 указать: «Запись за номером Х недействительна. Трудовой договор расторгнут (указывается пункт и статья в соответствии с Трудовым Кодексом)» или «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
- В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку.
В этом же порядке признают недействительными некорректные записи о приеме или переводе.
Ошибка в записи об увольнении
Несколько ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то нужно исправить каждую из них. Если они идут подряд, исправить их можно одной записью. Например, «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят 10.03.2022 на должность столяра».
Образец исправления нескольких ошибок в трудовой книжке
Кто может исправить ошибку в трудовой
Исправить записи может уполномоченное лицо, например, кадровый работник. А также руководитель или сам индивидуальный предприниматель.
Если ошибся другой работодатель
Исправления в трудовую книжку должна внести организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях (п.30, гл.5, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):
- Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
- Если организация ликвидирована.
- Если ИП прекратил деятельность.
Чтобы исправить ошибку другого работодателя, нужно получить от него документ об ошибке. Например, справку с данными, когда принят сотрудник. В ней должны быть указаны номер приказа, должность и структурное подразделение. Или можно использовать заверенную копию приказа о приеме, переводе и увольнении. Перечень документов, на основании которых нужно вносить изменения за старого работодателя, не определен.
Если организация ликвидирована, то документ об ошибке не потребуется.
Если ошибка в записи о работе по совместительству
Ошибки исправляет работодатель, который внес запись о работе по совместительству. Сделать это может и основной работодатель, а значит и исправлять ошибки будет он (п.11 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки
Есть случаи, когда исправить ошибку в трудовой невозможно. Кроме утери трудовой книжки работодателем или работником, завести дубликат придется, если (п. 27, 30, 31 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):
- запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
- трудовая пришла в негодность: порваны страницы, испачкана, обгорела и т.п.
Дубликат трудовой книжки оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».
Ошибка в электронной трудовой книжке
Исправление ошибок в СЗВ-ТД регламентирует Постановление Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.
Если работодатель хочет полностью отменить данные, которые подавал о трудовой деятельности сотрудника, то в новом отчете должен указать ту же самую информацию, а в 10 графе указать знак отмены «Х»(п. 2.6. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Если данные нужно исправить и уточнить, то нужно сначала отменить ошибку, а затем вписать верную информацию. Сделать это нужно так (п. 2.7. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п):
- В первую строку полностью перенести ошибочные данные..
- В графе № 10 поставить знак «Х».
- Следующую строку заполнить верными данными.
Ошибка в электронной трудовой книжке
Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке
За ошибки в трудовой книжке должностные лица могут получить предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). А юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей.
Евгения Смирнова, менеджер по кадровому учету Контура
Татьяна Неволина, руководитель группы по работе с филиалами отдела кадрового учета Контура
Обычно неверную запись в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но иногда можно изменить запись и с прошлой работы сотрудника.
С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он упростил правила, по которым они заполняются. Расскажу, как исправить неверную запись в бумажной трудовой по новым правилам и кто должен это делать.
Учтите, что на иллюстрациях в статье изображены трудовые книжки, заполненные по старым правилам, но разница незначительная.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
- если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
- если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.
Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.
Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.
Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.
На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.
Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.
Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.
Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.
А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.
Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.
Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
- не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
- внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;
- завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.
Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:
- После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
- В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
- В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.
Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.
В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.
Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.
Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.
Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.
Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.
Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.
В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
- После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
- В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.
Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.
Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.
В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».
Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
- В графе 1 проставить порядковый номер записи.
- В графе 2 указать дату ее внесения.
- В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
- В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Ответственность за несоблюдение правил исправления
За несоблюдение правил исправления записей в трудовых книжках работодателю может грозить административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
По ней предусмотрены предупреждение или штраф:
- должностным лицам — от 1000 до 5000 Р;
- индивидуальным предпринимателям — от 1000 до 5000 Р;
- юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 Р.
Ответственность за фиктивные записи в трудовой
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.
Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.
Запомнить
- По общему правилу записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но, например, если компании больше нет, изменения вносят на текущем месте работы сотрудника.
- Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей. Так, если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не обязательно.
- Если неточность допущена на титульном листе трудовой книжки, неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные. Так, например, делают, если работник сменил фамилию.
- Когда сотрудник получает новый уровень образования, работодатель дополняет сведения об образовании в трудовой книжке: ранее внесенные записи не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
- Если ошибка в записи о месте работы сотрудника или его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной, после чего внести актуальную информацию.
- Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Он ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
- За несоблюдение правил исправления записей работодателю может грозить административная ответственность. А за фиктивные записи ответственность может быть уголовной.
Содержание страницы
- Изменение личных данных
- Смена профессии и вида образования
- Если допущена ошибка в данных владельца книжки
- Исправления в данных о трудовой деятельности
- Исправления при неправомерном увольнении
Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.
Изменение личных данных
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
- первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
- на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
- запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.
В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
- Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
- При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
- по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
- другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
- с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
- исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
- под следующим номер вносится правильная запись.
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.
Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.
Изменение названия или правовой формы организации
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Исправления при неправомерном увольнении
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.