Литерный номер в описи это

Внутренние описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).

Рис. 18.4. Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске

Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

Рис. 18.5. Образец заверительной записи

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• – номера листов с наклеенными документами;
• – номера листов с конвертами и вложений в них;
• – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.

При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

• о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
• о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
• о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
• о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
• о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
• о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

• о поручении дополнительной работы (совмещении);
• об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
• о переносе отпуска или его продлении;
• об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
• о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
• об установлении надбавки к окладу;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разрядов, классности;
• о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

• «п» приказы о приеме на работу;
• «пр» приказы о приеме на работу рабочих;
• «пс» о приеме специалистов (ИТР);
• «к» командировки;
• «вк» внутренние командировки;
• «зк» загранкомандировки;
• «мк» местные командировки;
• «отд» отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
• «отк» отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения 5 лет) и т.д.

Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много выбирайте любой!

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 172.
2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.Источник: «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

приказы по личному составуунифицированные формы приказов по личному составубланк приказаунифицированные формы приказовкадровые приказыбланки приказовкак оформить приказоформление приказов на предприятиивиды приказовприказ по личному составу образецформы приказов по личному составуформа приказаформы приказов по предприятиюоформление приказа по гостуформа приказа по предприятиюприказы по личному составу образецкакие приказы относятся к приказам по личному составукнига приказов по личному составу

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях , когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об ).

В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми .

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов . Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл . после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе- заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч . не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела .

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

— особенности формирования дела;

— особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма , штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

— изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация . При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните , что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.

Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:

• количество листов дела,
• литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать,

• для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),

при наличии внутренней описи указывается количество ее листов отдельно от количества документов дела.

Особенности состояния и формирования дела часто не заполняют. Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д.

Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела.

Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 — 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) — через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 — 3.7.9.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 — 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную
информацию о правилах составления в организации описей дел в различных
ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в
составлении описей дел:

• в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи
  в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений
  или сдаточными описями дел);
• в архиве – при научно-технической обработке дел (включает
  переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на
  дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному
  составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для
  деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная,
  технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных
  действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их
учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в
справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными
правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от
06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников
комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются
нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.
Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного
пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной
описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи
дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на
непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую
очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за
какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют
виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи
дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.
Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены
делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты
практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной
формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается
передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для
хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно
не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в
качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого
необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая
заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается
использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел,
выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов,
  образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
  самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
  приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в
  научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием
  сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182
  (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического
  направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием
  сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).
  

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче
в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в
2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более
поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться
задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку
документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив
организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей
применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием
сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют
полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел
согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не
включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и
оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил,
может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи
туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником
структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример
1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя
следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого
  структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов
  в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы
  постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях
формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения
формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в
сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются
схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких
томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием
фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки.
Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется
на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда
указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью
количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера
дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель,
ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий
дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного
подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера
в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10:

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в
опись.

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок») 

Отдел обеспечения

 

 

ОПИСЬ № 02сп-10

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количе- ство листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	02-19	Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»	Январь–декабрь 2010 г.	222	75 лет ЭПК
2	02-19	То же, «Дон-Зык»	Январь–декабрь 2010 г.	248	75 лет ЭПК
2 а	02-19	То же, «Ике-Каи»	Январь–декабрь 2010 г.	215	75 лет ЭПК
3	02-19	То же, «Кир-Куз»	Январь–декабрь 2010 г.	231	75 лет ЭПК
4	02-19	То же, «Лео-Пик»	Январь–декабрь 2010 г.	238	75 лет ЭПК
7	02-19	То же, «Сты-Ящи»	Январь–декабрь 2010 г.	210	75 лет ЭПК

 

 

 

 

На основании описей дел структурных подразделений в архиве
составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока
хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех
организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой
нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть
документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с
добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов
дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в
процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и
дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет.
По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за
определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их
допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под
литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с
заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также
необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о
количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных
или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению
изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи
дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного
органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример
2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного
подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов
первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают №
1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования
законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий
свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере
2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о
количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие,
в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к
периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел,
особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный
за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление,
при необходимости —
список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники
комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра
описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими
соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного
хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за
  архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только
  для организаций –
  источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в
дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и
заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно
составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии
последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло
четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является
титульный лист, на котором указывается полное название государственного или
муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций,
являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное
название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного
хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись.
Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество                          «Каска»                     (ОАО «Каска») Фонд № 1132 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за 2010 год

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С. Копылов 30.01.2013

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количе- ство листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
		Секретарь
86	01-04	Приказы № 1—168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним	25 января – 22 декабря 2010 г.	192	Связка № 12
86 а	01-05	Распоряжения № 1—79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.	11 февраля – 30 декабря 2010 г.	91
		Финансово-экономический отдел
87	02-03	Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему	2010 г.	25
88	02-11	Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.	2010 г.	125

В данный раздел описи внесено 4 (четыре)                                                ед. хр.,

                                                                                 (цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет                                                            

Архивист       Корейко           Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела        Мембрана      Т.В.
Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы
временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную
группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к
приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок
хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная
форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым
исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том,
что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник
службы кадров, организации — источники комплектования распечатывают три экземпляра
описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному
составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о
  проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за
  выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо
вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например
опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по
году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по
алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество                    «Каска»               (ОАО «Каска») Фонд № 1132	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С. Копылов 30.01.2013
Опись № 2 дел по личному составу за 2010 год

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6
61	05-06	Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)	09 января – 26 июля 2010 г.	149	Связка № 8
62	05-28	Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.	2010 г.	80
63	04-26	Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)	06 августа – 02 октября 2010 г.	86
		Личные дела работников, уволенных в 2010 г.
64	05-27	Афиногенов Николай Григорьевич	10 октября 2005 г. – 04 сентября 2010 г.	25
65	05-27	Смирнова Татьяна Викторовна	29 декабря 2009 г. – 23 марта 2010 г.	18

   

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по №
65,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист                                                     Корейко                              Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров                           Корягина                            А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока
хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с
делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех
структурных подразделений организации.

 

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве? Внутренняя опись документов дела Кто подписывает лист заверитель.

Можно ли использовать литерные номера листов при оформлении дел? Применяется ли буквенная нумерация в современном делопроизводстве или этот способ уже давно не актуален?

Из статьи вы узнаете:

Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.

Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив — важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.

При подготовке дела необходимо убедиться в том, что документы, включенные в него, соответствуют заголовку по номенклатуре и расположены по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам, географическим признакам, хронологии или в алфавитном порядке.

Литерный номер в архиве — это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.

Как использовать литерные номера в описи дел?

Опись дел или архивная опись составляется для систематизации единиц хранения архива. Она помогает вести точный учет дел и раскрывает их содержание. По сути, такая опись выполняет функции архивного справочника, систематизированного перечня дел, переданных в архив.

На дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу и специфические дела данной организации, составляются отдельные перечни.

Описи дел включают следующие элементы:

• Порядковый номер дела (его тома или части);
• Индекс;
• Заголовок согласно обложке;
• Даты дела;
• Количество листов;
• Примечания.

Тома и части дела имеют самостоятельную нумерацию. Если необходимо внести в опись официальные бумаги с одинаковыми заголовками, то для первого дела эта графа заполняется полностью, а следующие однородные дела обозначаются словами «То же». В качестве примера использования литерных номеров в описи можно привести фрагмент перечня дел по личному составу.

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Число листов	Срок хранения	Примечание
		Трудовые договоры с уволенными сотрудниками. Б — К. Т.1
		То же. Буквы Л — Я. Т.2

В данном фрагменте дело, содержащее трудовые договоры с уволенными работниками, разделено на 2 тома, в каждом из которых документы расположены в алфавитном порядке. Первые буквы фамилий сотрудников служат литерными номерами разделов для каждого тома.

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи?

Внутренняя
по сути, представляет собой его оглавление. Этот документ составляется для дел следующих категорий:

• со сроком хранения более 10 лет;
• постоянного хранения;
• дела по личному составу вне зависимости от сроков хранения;

Унифицированная форма описи приведена в Приложении №27 к Приказу Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…». Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела.

В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю:

1. Номер ставится в правом верхнем углу;
2. Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш;
3. Листы внутренней описи
   нумеруются отдельно;
4. Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию;
5. На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу;
6. Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них;
7. Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке;

Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.

Могут ли пригодиться литерные номера при составлении листа-заверителя дела?

Лист-заверитель
— это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. Законом утверждена его унифицированная форма (Приложение №8 к Правилам архивного дела). В нем указывают:

• число пронумерованных листов (цифрами и прописью);
• количество листов внутренней описи;
• особенности нумерации;
• сведения о физическом состоянии документации;

Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов — это обязательные для указания в листе-заверителе сведения. Если при
были допущены ошибки, и его состав подвергся изменению или дополнению, а вложенные листы были пронумерованы литерами, необходимо их перечислить. Например: “В деле подшито и пронумеровано 213 (двести тринадцать) листов, в том числе: литерные номера листов: 45а, 45б, 45в + листов внутренней описи — 4”.

Если после оформления листа-заверителя состав и состояние дела претерпевают изменения (замена подлинников на копии, повреждение или утеря документации), необходимо сделать об этом надлежащую отметку с указанием даты и ссылкой на соответствующий акт.

Можно ли применять литерные номера в приказах?

Присвоение уникальных индексов всем приказам, выпускаемым в организации необходимо в следующих целях:

упорядочить процессы регистрации официальной документации;

ускорить процедуру поиска и распознавания приказа в общем документальном массиве;

облегчить классификацию при подготовке документации к архивному хранению;

Нумерация приказов по ГОСТ

Согласно «
. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация…», который вступит в силу 1 июля 2018 года, обязательным реквизитом каждого документа является его регистрационный номер. Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, в состав которого входит порядковый номер и дополнительный литерный номер в соответствии с номенклатурой дел организации.

цифровой код — индекс в соответствии с датой выпуска приказа с начала календарного года;

литерный номер — это буквенный шифр, который позволяет определить принадлежность приказа к тому или иному виду;

Актуальность буквенной нумерации

Литерные номера в приказах используются для повышения эффективности индексации документов. Этот процесс позволяет присвоить каждой официальной бумаге, в том числе приказу, уникальный литерно-цифровой индекс, свидетельствующий о времени его регистрации, месте составление, времени исполнения и сроке хранения.

Эта процедура довольно индивидуальна. Ее определяют
утвержденные локальными нормативными актами компании. Наличие литерных номеров зависит, в первую очередь, от общего числа издаваемых приказов и необходимости их четкого разграничения по видам.

В небольших компаниях приказы по разновидностям, как правило, не делят. Однако при их подготовке к архивному хранению у делопроизводителя возникает необходимость разделить их по срокам хранения. Для этого к
через косую черту или дефис добавляют литерный номер или буквенный индекс: “к” (кадры), “л” (личный состав). Первый может означать принадлежность приказа к категории документов кратковременных сроков хранения, второй — к группе документов со сроком хранения 75 лет.

В крупных компаниях система индексов может быть расширена до 10 и более литерных кодов. Так, например, часто встречаются следующие буквенные обозначения:

П — приказы о приеме на работу;
К — командировки;
МК — местные командировки;
ОТД — отпуска без сохранения заработной платы;
ОТК — учебные и очередные отпуска;

Таким образом, литерный номер — это способ идентифицировать приказ, выделить его в общем потоке документации и однозначно определить его принадлежность.

Лист-заверитель дела
составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9

Правила заполнения листа-заверителя дела

И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

• наличие литерных номеров листов;
• наличие пропущенных листов;
• номеров листов с наклеенными фотографиями;
• номеров крупноформатных листов;
• номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
• номеров поврежденных листов:
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1)
Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2)
Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

• Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
• Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
3. Далее указывается количество листов в описи дела;
4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 — фотография);
5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

• На лицевую часть обложки сшитого дела;
• На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
• как составляется лист-заверитель личного дела;
• лист-заверитель личного дела: образец оформления;
• какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;

Лист-заверитель в системе учетных документов Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Как оформить лист заверитель личного дела

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Бланкер.ру

Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка К стандартным реквизитам бланка относятся:

1. Название вида документа;
2. Наименование должности составителя;
3. Подпись;
4. Расшифровка;
5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами); Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4.

Внимание

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Оформляем дела на постоянное хранение

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается. В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

Новая страница 1

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ под упорядочением архивных документов понимается проведение комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Порядок упорядочения документов организации изложен в Основных правилах работы архивов организаций
(далее — Правила работы архивов организаций), одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава. Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.

На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

·
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

·
включать в дело по одному экземпляру документа;

·
группировать в дело документы одного календарного года
(исключение составляют личные дела);

·
помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

·
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу
— приказов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. В начале дела должны располагаться приказы, распоряжения с первого номера.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате и личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий следует формировать в дела по алфавиту фамилий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б,
26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27,
28, 29 и т.д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.

Например, последний номер листа дела
— 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер
— 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов
— 25а, 25б; пропущенный номер листа
— 26 …».

После того как проведена нумерация листов, приступаем к оформлению обложки дела.

В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

·
наименование организации;

·
наименование структурного подразделения;

·
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

·
заголовок дела;

·
дата дела;

·
количество листов в деле;

·
срок хранения дела;

·
архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.

Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

·
название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);

·
название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);

·
краткое содержание документов дела;

·
даты (период), к которым относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:

·
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

К распорядительным документам проставляются их номера. Например: «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год» или «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

В заголовках личных дел фамилия, имя, отчество пишутся полностью. Например: «Личное дело уволенного Исаева Виктора Григорьевича в 2000 году».

Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение различных аббревиатур в виде: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д., так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Например, нельзя писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Следует писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».

Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.

Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела
— год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — лицевые счета по зарплате, акты, книги (журналы) и др.

Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г.

Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.

Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Типового перечняили номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню.

Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).

Номер фонда

присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.

Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

Номер описи

присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

Номер дела

соответствует номеру дела по описи.

Номер коробки

присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры

на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда РФ) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Е.А. Кошелева, зам. директора Центрального госархива Московской области

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
• как составляется лист-заверитель личного дела;
• лист-заверитель личного дела: образец оформления;
• какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;

Лист-заверитель в системе учетных документов Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Как оформить лист заверитель личного дела

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Бланкер.ру

Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка К стандартным реквизитам бланка относятся:

1. Название вида документа;
2. Наименование должности составителя;
3. Подпись;
4. Расшифровка;
5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами); Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4.

Внимание

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Оформляем дела на постоянное хранение

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается. В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.

Лист-заверитель дела: разбираем форму

Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к . Напоминаю: они обязательны для всех.

Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем указывают номера крайних листов дела, например:

с №1 по №204.

Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.

Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки.

Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.

Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же:

• номера листов с наклеенными фотографиями;
• номера крупноформатных листов;
• конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;
• наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.

Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z.

Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял.

Куда и как помещается лист-заверитель

Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка.

Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно. Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Можно ли вносить изменения в лист-заверитель?

Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – , про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела. Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, «в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи».

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter