Лабораторная работа номер 3 информатика

Федеральное
государственное казенное профессиональное

 образовательное
учреждение

 «Ломоносовский
морской колледж Военно-Морского Флота»

Министерства
обороны Российской Федерации

МЕТОДИЧЕСКИЕ
УКАЗАНИЯ

ДЛЯ
ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ № 3

ПО
ДИСЦИПЛИНЕ ИНФОРМАТИКА

для
всех специальностей

Разработано  преподавателем
Н.П. Крахмальной

г.
Ломоносов

2020
г.

Тема:
Исследование средств, используемых  при  создании  и форматировании текста в
документе Microsoft Office Word

Цель
работы: научиться
создавать и форматировать текст и абзацы,  использовать различные способы
оформления текста документа, вставлять номера страниц и колонтитулы.

Время
выполнения работы: 2 часа

Оборудование: 
компьютер с установленной ОС Windows
7 и  MS Office
2007

1.
КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Для
применения форматирования достаточно установить курсор в любом месте абзаца,
который подлежит форматированию или выделить несколько абзацев.

Использование
линейки

Линейка,
расположенная в верхней части страницы, делится на две области: белая —
соответствует области текста документа, серая — обозначает поля страницы.

Четыре
маркера отступов позволяют задавать отступы для абзаца. Для установки отступа
достаточно перетащить соответствующий маркер в нужное место.

Маркер
правого отступа определяет расстояние от всего
текста абзаца до правого поля.

Маркер
левого отступа задает расстояние от края текста
абзаца до левого поля.

Если
для абзаца определен отступ первой строки, маркер отступа первой строки будет
перемещаться вместе с маркером левого отступа, а отступ первой строки будет
оставаться неизменным относительно текста абзаца.

Маркер
отступа первой строки определяет отступ только
для первой строки (красная строка). С помощью этого маркера можно делать
выступ. Для этого маркер отступа первой строки надо переместить левее маркера
левого отступа. В этом случае начало каждого абзаца, отформатированного
подобным образом, будет начинаться левее относительно основного текста абзаца.

С
помощью линейки можно управлять позициями табуляции.
Что такое табуляция?

При
нажатии на клавишу «Tab», курсор перемещается в определенную позицию.

Всего
режимов табуляции пять:

—       Выравнивание
по левому краю

—       Выравнивание
по центру

—       Выравнивание
по правому краю

—       Выравнивание
по десятичной точке

—       Вертикальная
черта

Для
выбора нужной табуляции надо щелкать на кнопке типа табуляции, при этом способы
выравнивания будут циклически меняться. Когда нужная табуляция выбрана, надо
щелкнуть левой кнопкой мыши в нужном месте верхней линейки. При этом будет
установлена новая позиция табуляции и удалены все позиции табуляции по
умолчанию, расположенные левее. Если возникнет необходимость в перемещении
позиции табуляции, то надо подвигать мышью соответствующий маркер табуляции.
Для удаления табуляции надо переместить нужный маркер табуляции в область
документа. Для удаления всех позиций табуляции можно использовать сочетание
клавиш Strl+Shift+N.

Для
быстрого применения к абзацу параметров отступа, межстрочного интервала и
выравнивания можно воспользоваться кнопками на панели «Форматирование».

Использование
окна диалога

Всеми
параметрами форматирования абзаца обладает окно Абзац (Формат—Абзац).

Иногда
возникает необходимость скопировать стиль одного абзаца и применить его к
другому. Для этого служит кнопка Формат по образцу (панель Стандартная).

Установите
курсор в пределах абзаца, формат которого требуется скопировать.

Щелкните
на кнопке Формат по образцу.

Выделите
абзац(ы), к которому надо применить форматирование.

Для
того, чтобы применить форматирование к нескольким фрагментам текста, надо
дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу и по очереди выделять текст,
к которому надо применить формат. По завершении надо щелкнуть на кнопке Формат
по образцу, при этом кнопка станет неактивной.

Добавление
верхнего или нижнего колонтитула, включающего номер страницы

Если
вверху или внизу документа требуется добавить рисунок или текст, добавьте верхний
или нижний колонтитул. Для быстрого добавления колонтитула можно использовать
коллекцию или добавить настраиваемый верхний или нижний колонтитул.

Эти
же действия можно использовать, чтобы добавить верхний или нижний колонтитул
без номеров страниц.

Добавление
колонтитула из коллекции

На
вкладке Вставка в группе Колонтитулы нажмите кнопку Верхний
колонтитул или Нижний колонтитул.

Выберите
верхний или нижний колонтитул, который требуется добавить к документу.

Чтобы
вернуться к основному тексту документа, нажмите на вкладке Конструктор в
разделе Работа с колонтитулами кнопку Закрыть.

Добавление
настраиваемого колонтитула

Дважды
щелкните в области верхнего или нижнего колонтитула (вверху или внизу
страницы). Откроется вкладка Конструктор в разделе Работа с
колонтитулами.

Чтобы
вернуться к телу документа, нажмите на вкладке Конструктор в разделе Работа
с колонтитулами кнопку Закрыть.

2.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Задание
№ 1. Ввод и редактирование текста

В своей папке
создайте документ MS Word
и назовите его Абзац

 Наберите текст из
трех абзацев:   

Абзац
– это часть текста, имеющая законченную мысль. Чтобы быстрее отыскать
конкретный абзац в тексте, обычно выделяют его первую строку, которая
называется «красной». Она сдвинута относительно всего остального текста абзаца.
Для того чтобы сделать абзац в текстовом редакторе, нужно после последнего
предложения, которое должно войти в абзац нажать кнопку «Enter».

Для
форматирования абзаца необходимо разместить курсор в редактируемом абзаце или
выделить его. Далее можно использовать кнопки инструментов в группе Абзац
на вкладке Главная. Другой способ – открыть контекстное меню и в нем
можно использовать его подпункт Абзац.

Форматирование
абзаца – это изменение параметров абзаца. К параметрам относят: цвет фона за
абзацем, выравнивание его на странице, отступы справа и слева для основного
текста, а также и для первой строки, рисование рамки вокруг абзаца, буквица,
расстояние между строками, задание табуляции.

— С помощью
команды Разметка страницы → Расстановка переносов установите
автоматическую расстановку переносов.

— Объедините текст
последних двух абзацев.

— Разбейте текст
первого абзаца на два абзаца.

— С помощью
команды ФАЙЛ → Печать →  Предварительный просмотр просмотрите на экране
все страницы документа.

— Закройте режим
предварительного просмотра.

— Сохраните
документ.

Задание
2. Форматирование символов и абзацев

— Откройте
диалоговое окно Шрифт (с помощью команды горизонтального меню ФОРМАТ).  
Внимательно проанализируйте структуру этого окна, его вкладки и те возможности,
которые предоставляет это окно для форматирования  текста.

Выполните с
помощью диалогового окна Шрифт приведенные ниже операции.

Отформатируйте
несколько абзацев текста по-разному, используя шрифты Arial,
Times New Roman,
Courier 
и др., а также разные размеры и начертания букв.

Окрасьте текст
двух абзацев в различные цвета.
Верните исходный цвет текста в одном из абзацев. Сохраните документ.

Задание
3. Вставка номеров страниц и колонтитулов

— Выведите на
экран непечатаемые символы 

-разбейте документ
на три страницы, используя команду ВСТАВКА → Разрыв страницы.

— Вставьте в свой
документ номера страниц с помощью команды меню ВСТАВКА → Номер страницы.
Укажите расположение и выравнивание номеров страниц.

— Просмотрите
обозначения номеров на других страницах документа.

— Вставьте верхний
колонтитул с помощью команды меню ВСТАВКА→ Колонтитулы. С помощью панели
инструментов Колонтитулы введите дату, в виде автотекста.

— Вернитесь в
основной режим, щёлкнув по кнопке Закрыть.

—
Просмотрите колонтитулы на каждой странице.

— Сохраните
документ.

Задание
4. Вставка  буквицы

— С помощью
команды меню ФОРМАТ → Буквица оформите абзацы текста буквицами
различного начертания.

— Сохраните
документ.

Задание
5. Ответить письменно на вопросы

1.     Какие
маркеры отступов  вы знаете?

2.     Как
начать абзац с красной строки?

3.     Что
такое табуляция?

4.     Какие
существуют режимы табуляции? Для чего они нужны?

5.     Что
такое форматирование текста?

4

Оглавление

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА № 3 1

Задание
1. Работа со сносками и примечаниями. 1

Задание
2. Работа со стилями и автоматическим
оглавлением. 1

Задание
3. Создание таблицы и списков. 1

Задание
4. Работа с автотекстом и автозаменой. 2

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3¹

Работа
с текстовым редактором Word.

Задание 1. Работа со сносками и
примечаниями.

1.
Создайте новый документ, скопируйте в
него тест из любого документа MS
Word.

2.
С помощью меню Вставка. Добавьте в Ваш
документ 2 сноски (например, на источники)
и примечание.

3.
Пронумеруйте страницы в документе.

Задание 2. Работа со стилями и
автоматическим оглавлением.

1.
Добавьте в документ 3-4 заголовка.

2.
Создайте собственный стиль для заголовков
(меню Формат).

3.
При помощи созданного стиля отформатируйте
созданные Вами заголовки.

4.
С помощью меню Вставка создайте оглавление
для Вашего документа.

Задание
3. Создание таблицы и списков.

1.
Напишите заголовок таблицы и выровняйте
его по центру (рис.1).

2.
Создайте пустую таблицу из 7 столбцов
и 5 строк (меню Таблица/Добавить таблицу).

3.
Объедините ячейки, где будет написано
«2012 год (количество)».

4.
Добавьте с клавиатуры в первую строку
«шапку» таблицы, выровняйте по центру.

5.
Заполните таблицу данными (выравнивание
по левому краю).

6.
Установите внешнее обрамление (выделите
таблицу, выполните команду меню
Формат/Границы и заливка/закладка
Граница, выберите тип Все и соответствующий
тип линии).

7.
Выделите шапку таблицы и выберите Цвет
заливки – Серый 15%.

8.
Добавьте рисунок в любую ячейку таблицы.

9.
С помощью меню Формат/Рисунок задайте
положение текста относительно рисунка
«Вокруг рамки».

Документы

№п/п	Наименование документа	2012 год (количество)	итого
1кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.
1	Приказ	7	10	3	8	28
2	Распоряжение	15	24	11	12	62
3	Постановление	10	12	11	15	48

Рисунок
1. Таблица «Документы»

10.
Добавьте в документ два рисунка,
сгруппируйте их.

Задание 4. Работа с автотекстом и
автозаменой.

1.
С помощью контекстного поиска и замены
(меню Правка) замените наиболее часто
встречающееся слово в тексте на его
синоним. Для поиска синонима воспользуйтесь
тезаурусом.

2.
Сохраните полученный документ под
именем MyWord.docx
и подготовьте отчет о проделанной
работе.

№ п/п	Наименование документа	2012 год (количество)	Итого
1 кв.	2 кв.	3 кв.	4кв.
1	Приказ	7	10	3	8	28
2	Распоряжение	15	24	11	12	62
3	Постановление	10	12	11	15	48

Документы

1
1d301013 Лабораторная работа
3 для ЭТ и МЭО

4

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Лабораторная работа № 3. 

Работа в среде текстового процессора MS WORD

Время выполнения

4 часа

Цель работы

Освоение основных приемов работы в текстовом процессоре MS Word.

Задачи лабораторной работы

Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер с операционной системой MS Windows, офисным пакетом MS Office 2007 и методические указания по выполнению работы.

Общие теоретические сведения

Надписи

Лабораторная
работа №3

–
Работа с таблицами

Цель работы: Научится работать с таблицами, выполнять
в них вычисления. Построение диаграмм в текстовых документах.

Методика
выполнения работы.

1. Создание                    таблицы.
               Выполнить                 команду

Вставка^⇒Таблица^⇒Вставить
таблицу. В открывшимся окне задать число столбцов 5, число строк – 13. Нажать
ОК. Наводя указатель мыши на линии, ограничивающие столбцы (вид указателя изменится)
и фиксирую левую клавишу мыши изменить ширину столбцов. Заполнить таблицу, как показано
ниже.

Таблица 4.1

Ном ер	Наименование товара	Цена	Прод ано	Объем продаж
101	Компьютер Pentium 166/32/1,6	$999,00	30
102	Компьютер Pentium 166/16/2	$1150,00	2
103	Компьютер Pentium 166/16/1,6	$780,00	80
104	Компьютер Pentium 166/32/2	$819,00	50
201	Принтер лазерный ЦВ	$1300,00	20
202	Принтер лазерный ЧБ	$740,00	20
203	Принтер струйный ЧБ	$299,00	30
204	Принтер струйный ЦВ	$460,00	20
301	Монитор 14’	$220,00	84
302	Монитор 15’	$337,00	7
303	Монитор 17’	$518,00	10
	Всего

Отформатировать текст в ячейках (выравнивание и выделение, шрифт
12). Выделите все ячейки первой строки-заголовка таблицы и на ленте Макет
выбрать Выравнивание^⇒Выровнять
по центру. Более точную настройку размеров ячейки или выравнивание можно
сделать с помощью команды

Макет ^⇒
Таблица^⇒Свойства.

2.                
Изменение ориентации текста в ячейках. Установите курсор в
ячейку, содержащую слово «номер». Выполните команду Макет ^⇒
Выравнивание^⇒Направление
текста. Повторите команду, пока не добьетесь расположения, как показано
на рисунке 4.33. То же самое сделать с заголовком столбца «Продано».

3.                
Автоформатирование таблицы. Курсор должен находится внутри
таблицы. Выполнить команду Конструктор^⇒Стили
таблицы.

Разверните список и найдите подходящий стиль в соответствии
с рисунком 4.33. 

                  Наименование
товара                          Цена Объем

продаж

101       
Компьютер Pentium 166/32/1,6    $999,00       30       

102       
Компьютер Pentium 166/16/2       $1150,00     2         

103       
Компьютер Pentium 166/16/1,6    $780,00       80       

104       
Компьютер Pentium 166/32/2       $819,00       50       

201       
Принтер лазерный ЦВ        $1300,00     20       

202       
Принтер лазерный ЧБ         $740,00       20       

203       
Принтер струйный ЧБ        $299,00       30       

204       
Принтер струйный ЦВ       $460,00       20       

301       
Монитор 14’    $220,00      84       

302       
Монитор 15’    $337,00      7         

303       
Монитор 17’    $518,00      10       

 Всего                                                                                                    

Рисунок 4.33. Таблица после форматирования

4.                
Добавление новой строки. Необходимо добавить еще одну строку
для ввода заголовка таблицы. Для этого выделите первую строку таблицы щелчком мыши
слева напротив 1 ой строки. Выполните команду Макет

^⇒ Вставить
сверху.

5.                
Объединение ячеек. Проводя мышкой по ячейкам первой
строки таблицы выделить их. На панели инструментов щелкнуть на кнопке Макет
^⇒
Объединить ячейки.  

Установить ориентацию текста по левому краю. Ввести текст «СЧЕТФАКТУРА».
Уменьшить с помощью мышки высоту строки. Вид таблицы представлен на рисунке
4.34.

СЧЕТ-ФАКТУРА

                               Наименование
товара                    Цена Объем

прода
ж

101       
Компьютер Pentium 166/32/1,6    $999,00       30       

102       
Компьютер Pentium 166/16/2       $1150,00     2         

103       
Компьютер Pentium 166/16/1,6    $780,00       80       

Рисунок 4.34. Таблица после вставки строки

6.                
Вставка формул. Установите курсор в пятой ячейке третей строки
и выполните команду Макет ^⇒
Данные ^⇒Формула. В поле
Формула удалите функцию взятую по умолчанию, наберите = и выберите в поле
Вставить функцию функцию PRODUCT(). После щелчка на ней данная функция появится
в поле «формула». Перейдите на английский язык и внутри скобок введите аргументы:
С3:D3. В ячейке появится вычисленное значение. Подобным образом введите формулы
в остальные строки, меняться будет только номер строки от 4 до 13. Вычисление итоговой
суммы: в ячейку «Всего» под столбцом «Продано» установить курсор. Выполнить Макет
^⇒
Данные ^⇒Формула. Вставить
формулу =SUM(D3:D13), а под столбцом «Объем продаж» формулу =SUM(E3:E13) Если вы
хотите просмотреть формулы, то нажмите комбинацию клавиш ALT+F9.

7.                
Разбивка таблицы. Установите курсор в конце 6 строки, после
списка компьютеров и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter или выполнить команду
Макет^⇒Разбить
таблицу. Затем установите курсор в конец 9 строки и сделайте то же самое,
в конец 13 строки и то же самое. Результат смотрите ниже.

СЧЕТ-ФАКТУРА

                     Наименование
товара                Цена Объем

продаж

101 Компьютер Pentium 166/32/1,6	$999,00	30	29970
102 Компьютер Pentium 166/16/2	$1150,0 0	2
103 Компьютер Pentium 166/16/1,6	$780,00	80
104 Компьютер Pentium 166/32/2	$819,00	50

201 Принтер лазерный ЦВ	$1300,00	20
202 Принтер лазерный ЧБ	$740,00	20
203 Принтер струйный ЧБ	$299,00	30
204 Принтер струйный ЦВ	$460,00	20
301 Монитор 14’	$220,00	84
302 Монитор 15’	$337,00	7
303 Монитор 17’	$518,00	10
Всего

Рисунок 4.35. Таблица после разбивки.

8.                
Построение диаграмм. Откройте новый лист в документе и создайте
таблицу по образцу:

Объемы
продаж спортинвентаря по магазин «Старт»

Годы	Лыж	Коньки	Клюшки
2001 г.	20	15	34
2002 г.	18	21	40
2003 г.	35	48	100
2004 г.	40	53	80
2005 г.	68	20	72
2006 г.	55	39	69

9.                
Сделать обрамление таблицы двойной рамкой. Для этого выделить таблицу
и выполнить команду Конструктор^⇒Границы
^⇒Границы
и заливка. В диалоговом окне выбрать Тип линии — двойная и нажать
OK.

10.           
Для того чтобы создать диаграмму, выделите таблицу и выберите команду
Вставка^⇒Текст ^⇒кнопка
Объект ^⇒Диаграмма
Microsoft Graph. На экране должна появиться таблица данных и диаграмма.
Внешний вид диаграммы представлен на рис.4.36.

Примечание.
Если в этой таблице данные будут не совпадать с теми, которые записаны в
вашей таблице, то просто их удалите, и скопируйте свои, можно скопировать сразу
всю таблицу.

11.           
Сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши на диаграмме для входа
в режим редактирования. Затем щелчком правой клавиши мыши на диаграмме вызвать контекстное
меню и с помощью команды Тип диаграммы выбрать другой вид. Так же с помощью
команды Параметры диаграммы введите подписи заголовка и по осям в соответствии
с рисунком. Вызывая контекстное меню на любом элементе диаграммы с помощью команды
Формат можно изменить цвет, шрифт, размер и др. параметры. Изменять отдельные
элементы диаграммы можно с помощью панели инструментов (рис. 4.37).

Рисунок
4.36 – Внешний вид диаграммы

                           По столбцам                            диаграммы        

Рисунок
4.37 – Панель инструментов диаграммы

Самостоятельное
задание  

1.                
По таблице из задания 8 данной лабораторной работы постройте диаграммы
следующих трех видов (рис. 4.38):

2.                
Создайте в документе таблицу в строгом соответствии с образцом, представленным
на рисунке 4.39. Таблица должна содержать такие же размеры, фоновые узоры, цвета,
начертание шрифта, обрамление и т. д. Значения в столбце «Сдавало всего» и строке
«Всего» рассчитать по формулам.

 

Рисунок
4.38 – Типы диаграмм для самостоятельного задания

Рисунок 4.39 – Вид таблицы для самостоятельного задания

Скачать:

10

Дата: ______________

Класс: 10

Тема: Лабораторная работа №3 Ввод данных навигация по таблице, поиск и замена данных.

Тип урока: Объяснительно – демонстрационный.

Цели урока: изучить способы создания и изменения таблиц. В СУБД Microsoft Access 2003; научиться создавать связи между таблицами.

2) воспитывать умения слушать, уверенность в себе, коммуникабельное общение

с ребятами и учителем, уважение к старшим.

3) развивать способы мыследеятельности, выделять главное, память, способность

к анализу, математический и логический стиль мышления, речь.

План:

1. Орг. Момент.

2. Актуализация.

3. Microsoft Access

4. Рефлексия.

1. Приветствие

2. Актуализация (фронтально)

Ход урока

Создание таблиц баз данных

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структуру двумерной таблицы определяют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, значит, ее структура определена набором полей.

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Первый способ мы рассматривали в предыдущей лабораторной работе.

Для создания новой таблицы Базы данных можно использовать одну из трех команд: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблиц с помощью мастера, Создание таблиц путем ввода данных на вкладке Таблицы окна БД. Или использовать соответствующие команды диалогового окна Новая таблица (рис.1.), которое вызывается кнопкой в окне БД или командой Вставка/Таблица.

Рис.1. Вид окна Новая таблица.

Создания таблицы с помощью Мастера

Для создания таблицы с помощью Мастера необходимо отдать соответствующую команду и в появившемся окне Создания таблиц (рис.2.) выбрать тип и образец таблицы, далее из списка полей образца выбрать поля новой таблицы с помощью кнопки или все поля образца с помощью кнопки . Используя кнопки и можно убрать ошибочно выбранные поля из списка полей новой таблицы.

Рис.2. Вид окна Создание таблиц.

На следующем этапе работы Мастера необходимо ввести название таблицы и выбрать ключевое поле (поле которое однозначно определяет каждую запись таблицы) и дальше можно приступать к вводу данных в таблицу или к изменению структуры таблицы.

Создание таблиц путем ввода данных

Если была выбрана команда Создание таблиц путем ввода данных, то окно таблицы будет иметь следующий вид. Пользователю нужно только ввести нужные данные в пустую таблицу, а после сохранения таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

Рис.3. Вид таблицы в Режиме таблицы

Создание таблицы в режиме Конструктора

На рисунке 4. представлен внешний вид таблицы в режиме Конструктора. В этом режиме пользователь должен «вручную» вводить имена новых полей определять тип данных в поле и настраивать другие свойства полей.

Рис.4. Окно таблицы в режиме Конструктора

Свойства полей БД. Типы данных.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще и определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основными свойствами полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access являются:

• Имя поля ­

• Тип поля

• Размер поля

• Формат поля

• Маска ввода

• Подпись

• Значение по умолчанию

• Условие на значение

• Сообщение об ошибке

• Обязательное поле

• Пустые строки

• Индексированное поле.

Для настройки свойств полей таблиц базы данных необходимо открыть объект в режим Конструктора – команда ВидКонструктор или кнопка на панели инструментов. В верхней части окна в режиме конструктора расположены столбцы, в которые вводятся имя поля, тип данных и краткое описание каждого поля (рис.4). После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. Для изменения свойств какого-либо поля его необходимо выделить щелчком мыши в соответствующей строке (выделенное поле помечается знаком ), переместить курсор в одну из ячеек: имени поля, типа поля, описания поля или переместить курсор на вкладку Общие (для изменения других свойств текущего поля) и внести необходимые изменения используя кнопку или ). При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

Типы данных Текстовый формат

Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

Формат поля используется в формах и запросах. Существует набор специальных символов формата, которые жестко задают вид и размер вводимых строк.

Кодовые символы формата текстовых полей представлены ниже: @ – должен быть текстовый символ или пробел; & – текстовый символ; –  преобразование символов в нижний регистр; – преобразование символов в верхний регистр. Формат поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «;». Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая – определяет значение поля, если данные в него не были введены.

Маска ввода также представляет собой последовательность кодовых символов:

0 – должна быть цифра от 0 до 9; 9 — цифра или пробел; # – цифра, пробел, плюс или минус; L – должна быть буква (A…Z, А…Я); ? – буква; А – должна быть буква или цифра; а – может быть буква или цифра; & – должен быть любой символ или пробел; С – произвольный символ;  : ; — / – разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных; – преобразование символов в нижний регистр; – преобразование символов в верхний регистр; ! – маска должна заполняться справа налево; – ввод следующего за обратной косой чертой символа как символьной константы.

Кодовые символы 0, А, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле. Пароль – создание поля для ввода пароля, вводимые символы не отображаются.

Подпись – это второй (первый – Имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца. Видимо, подпись полезна тем, что она может быть более информативной и естественной, чем имя поля.

Свойство «значение по умолчанию» говорит само за себя. Если при вводе данных часто повторяется одно и то же значение (в данном случае текстовая строка), то целесообразно «попросить» программу автоматически подставлять заданное значение во все вновь создаваемые поля. Пользователь же в процессе работы решает, оставить поле как есть или изменить данные.

Свойство «условие на значение» позволяет создать фильтр, который разрешит вводить в данное поле только то, что удовлетворяет определенному условию. Для задания такого критерия можно запустить Построитель выражений. Если же оператор БД нарушит условие ввода, то программа сообщит ему об этом, выведя на экран текст, определенный, как свойство «сообщение об ошибке».

При задании условия на значение используются следующие операторы сравнения:

	Меньше
	Меньше или равно
	Больше
=	Больше или равно
=	Равно
	He равно
IN	Проверяет на равенство любому значению из списка; операндом является список, заключенный в круглые скобки
BETWEEN	Проверяет, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND
LIKE	Проверяет соответствие текстового или Мемо поля заданному шаблону символов

Примеры задания простых условий на значение для полей: Is Null Or 0 And – проверяет, является ли поле пустым (Is Null) или же введенное значение лежит в диапазоне от 0 до 800; 50 And или BETWEEN 50 And 100 – данные два условия идентичны и проверяют числовое значение на попадание в интервал от 50 до 100; In («Белгород», «Москва»,  «Los Angeles»)– с помощью оператора IN можно выполнить множественное сравнение; #15.01.94#– если в качестве операнда используется дата, то она должна быть заключена в символы числа (#); LIKE «*товар##*»– данное условие используется для нахождения строк, содержащих подстроку товар и две произвольные цифры.

Свойство «обязательное поле» является логическим. Оно может принимать одно из двух значений: Да или Нет, которые выбираются из списка, связанного со строкой данного свойства. Да означает, что в поле обязательно должны быть введены данные.

Свойство «пустые строки» тоже логическое и похоже на предыдущее. Оно определяет, разрешены или нет в данном поле пустые строки. Для Access существуют два разных понятия: «поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой, то есть содержащее пробелы». Реляционные базы данных обеспечивают возможность хранения в полях таблиц специального значения Null, называемого пустым значением, которое обозначает некоторое неизвестное значение. Пустое значение имеет особые свойства. Так, пустое значение не может быть равно никакому другому значению, в том числе другому пустому значению. Это означает, что нельзя объединить (связать) две таблицы по значению Null. Условие «А = В», где А или В содержит Null, всегда будет ложным. Наконец, пустые значения не учитываются в итоговых функциях, таких как Sum (Сумма) или Avg (Среднее значение). Вы можете лишь проверить наличие значения Null, сравнив значения поля со специальной константой NULL или используя встроенную функцию IsNull. С другой стороны, вы можете установить значение текстового или Мемо поля  равным пустой строке («»), и это будет означать, что значение поля известно, но поле пустое. Вы можете соединять таблицы по пустым строкам. При сравнении пустые строки считаются равными друг другу. Чтобы разрешить пользователю ввод пустых строк в текстовые и Мемо поля, вам следует установить для свойства Пустые строки значение Да. Если вы этого не сделаете, Access преобразует введенные пользователем пустые строки, а также строки, состоящие из пробелов, в строки, содержащие значение Null. Если при этом свойство Обязательное поле для текстового поля установлено как Да, то Access сохраняет пустую строку в качестве значения, когда пользователь вводит «» или строку, состоящую только из пробелов.

Свойство «индексированное поле» может иметь одно из трех значений: или поле не индексировано, или индексировано, но допускаются повторяющиеся значения, или индексировано, и повторения значений поля запрещены.

Разумеется, при конструировании базы данных нет необходимости задавать все свойства полей. Но, чтобы полностью использовать потенциал Access, вы должны при работе с программой держать «в уме» возможность применения того или иного свойства.

Свойство «сжатие Юникод».  В Microsoft Access 2003 для хранения информации полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» используется кодировка Юникод (Unicode). В Юникод каждый символ представляется двумя байтами, а не одним, как в традиционных кодировках. В результате для хранения данных полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется больше места, чем в предыдущих версиях Access.

Этот эффект использования кодировки Юникод можно сгладить, установив свойство Сжатие Юникод (Unicode Compression) поля в значение Да. При создании полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» это значение свойства устанавливается по умолчанию. Когда свойство Сжатие Юникод поля имеет значение Да, все символы, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке. Если первый байт отдельного символа не равен нулю, этот символ не будет сжиматься.

Числовой формат

Числовые поля обладают, в основном, теми же свойствами, что и текстовые, за некоторыми отличиями.

Размер числового поля может принимать значения из следующего списка: Байт – целые числа в пределах от 0 до 255; Целое – целые числа от –32768 до 32767; Длинное целое – целые числа от -2147483648 до 2147483647; С плавающей точкой (4 байт) – числа в пределах от –3.402823ЕЗ8 до 3.402823ЕЗ8; С плавающей точкой (8 байт) – числа в пределах от –1.79769313486232ЕЗ08 до 1.79769313486232ЕЗ08; Код репликации – глобально уникальный идентификатор (GUID) длиной 16 байт.

Формат числового поля может определяться следующими кодовыми символами:. – точка используется в качестве десятичного разделителя; , – запятая применяется как разделитель групп разрядов; 0 – вывод цифры или нуля, если разряд незначащий; # – вывод цифры; $ – знак доллара;  % – вывод числа в процентном формате; Е или е – вывод числа в экспоненциальной форме. При создании числового формата могут быть заданы четыре группы кодов: первая – для вывода положительных чисел, вторая – для отрицательных значений, третья – для представления нулевого значения, четвертая – для пустых полей.

Группы разделяются знаком «точка с запятой». Основой для определения числового формата может служить следующая конструкция:  # ##0,00

В этом формате указано не только расположение обязательных и факультативных разрядов, но и отмечено, что в числе должно проводиться разделение групп разрядов пробелами. Так, например, число 123456,789 в этом формате выглядело бы следующим образом: 123 456,78

В формате можно задавать и цвет выводимых символов. Допустим, надо представить значения температуры так, чтобы величины больше нуля были красного цвета, а меньше нуля – синего. В этом случае формат может быть таким:

#[Красный]; -#[Синий]; 0[Зеленый]; ‘Нет данных»

Как можно использовать последнюю, четвертую группу формата? Во-первых, можно создать фразу-напоминание (Введи число!), которая покажет, что в некоторой ячейке отсутствуют данные, которые на самом деле должны там быть. Во-вторых, используя четвертую группу формата, можно из числового поля сделать «как бы текстовое», то есть позволить программе заполнять ячейку неким текстом при отсутствии числовых данных.

Формат «дата/время»

Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля, приведенный ниже вместе с примерами:

Полный формат (устанавливается по умолчанию)	15.04.94 05:30:10 РМ
Длинный формат даты	Среда 15 Апрель 1994
Средний формат даты	15-апр-94
Краткий формат даты	15.04.94
Длинный формат времени	17:30:10
Средний формат времени	05:30 РМ
Краткий формат времени	17:30

Денежный формат

По умолчанию денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р.» в конце. Пользователь может записать в строке Формат поля шаблон для своего формата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тогда надо установить курсор на слово Денежный и заменить его шаблоном формата, например, таким: # ###$.

Формат «счетчик»

Поля типа «счетчик» выполняют определенную функцию – автоматическую идентификацию записей таблицы. Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик – это всегда число. Во-вторых, наращивание его значения происходит автоматически. Access предлагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нумеровать записи. Второй вариант можно использовать, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора. Если нумеровать записи последовательно (1, 2, 3, и т. д.), то опечатка при вводе может легко превратить один код в другой, и обнаружить такую ошибку будет трудно. Иначе обстоит дело, если коды выбираются случайным образом (например, 1193517479, 442230790, 1742918387, и т. д.). Поскольку случайные значения счетчика представляют собой многоразрядные числа, то вероятность того, что один код будет введен вместо другого, меньше, чем в первом случае. Кроме того, имея список всех кодов, легко проверить сколь угодно большую таблицу на наличие опечаток. Остается добавить, что использовать этот прием можно, если заменить в дальнейшем тип «счетчик» на другой, потому что изменять данные в поле счетчика оператор не может.

Логический формат

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Access предлагает еще два варианта названий логического типа: Истина/Ложь и Включено/Выключено. Вне зависимости от того, какой формат поля вы изберете, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Когда вы щелкаете флажок мышью, это приводит к тому, что в квадрате появляется изображение галочки, что соответствует логическому значению Да (). Сброс флажка означает присвоение ячейке поля логического значения Нет. Использование логических полей может быть самым различным, например, в анкетах или для создания элементов управления. 

Гиперссылка

Текст или комбинация текста и чисел, используемая как адрес гиперссылки. 

Адрес – это текст, задающий путь и имя файла для открываемого документа. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске, являться адресом в формате UNC или адресом URL в Интернете. 

Для вставки адреса в поле можно использовать команду Гиперссылка в меню Вставка.

Поле объекта OLE

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding) – последний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использованием OLE-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы. Даже самая лучшая СУБД не в состоянии обеспечить хранение всех существующих на сегодняшний день видов представления информации. Да это и не нужно. Достаточно осуществить связь с приложением, работающим с тем или иным типом файлов. Для этого и существует протокол OLE.

Для того чтобы внедрить в ячейку поля OLE-объект, надо установить на нее курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вставить объект. Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован. В том случае, когда в этом окне установлен переключатель Создать новый, открывается соответствующее приложение, работа с которым несколько отличается от обычной. Так, пользователь не имеет возможности открыть существующий файл для того, чтобы сделать его объектом. Например, если выбран документ Word и готовый документ уже имеется на диске, то его придется открыть в редакторе отдельно, скопировать в буфер обмена, а затем перейти в окно документа, связанного с Access, и вставить содержимое буфера. Если же объект создается, что называется, «с нуля», то работа в выбранном приложении происходит обычным образом. Команда выхода из приложения тоже видоизменяется. В данном случае уже нельзя, закрыв приложение, оказаться в Windows, а можно только вернуться в Access.

Второй вариант вставки объекта – выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта. В этом случае подразумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Access откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необходимо открыть для работы с ним. Необходимо иметь в виду, что одному типу файлов могут соответствовать несколько приложений. Например, файлы с расширением ВМР используются разными графическими редакторами. Выбранное Access приложение запускается, и в нем открывается выбранный пользователем файл. Внедрение объекта заканчивается после того, как вы закрываете программу.

Ввод и редактирование данных в режиме «Таблица»

СУБД переходит в режим Таблица при нажатии кнопки . В окне таблицы используются специальные символы для отображения новой и текущей редактируемой записи .

Рис.5. Окно таблицы в режиме Таблицы

   Каждая таблица содержит пустую запись, которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных. Для ввода расположите курсор в поле таблицы и набирайте данные на клавиатуре. Для перехода к следующему полю используется клавиша TAB, к предыдущему полю — SHIFT+TAB. Запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи (маркер записи вдоль левой границы таблицы изменяет форму: вместо карандаша появляется треугольник), то есть специального сохранения данных в таблице не требуется. Для перехода между записями можно использовать экранные кнопки внизу окна таблицы (к первой, следующей, последней записи).

Некоторые поля нельзя изменять: это «Счетчики», вычисляемые поля и поля, заблокированные другим пользователем при коллективной работе с одной таблицей. Если БД была открыта в режиме «Только для чтения», то ввод данных также недоступен.

Редактирование данных включает в себя следующие основные операции: замена значений данных, удаление записей , добавление записей . Для коррекции данных в режиме «Таблица» используются «ручные» методы: курсор мыши подводится к изменяемому месту в таблице, выделяется фрагмент (отдельное поле, запись или столбец) и выполняется ввод новых данных, вставка данных из буфера или удаление данных клавишей DELETE.

 Способы выделения фрагментов:

Поле выделяется двойным щелчком мыши,

Запись (строка) выделяется щелчком по пустой серой клетке около левой границы окна,

Столбец выделяется щелчком по заголовку столбца,

Прямоугольный фрагмент: выделить поле в одном углу, нажать клавишу SHIFT и не отпуская, выделить поле в противоположном углу (или протаскиванием мыши).

Вся таблица выделяется щелчком на сером прямоугольнике в верхнем левом углу таблицы.

Для копирования данных из одной таблицы в другую (или в ту же самую таблицу) используется буфер Windows:

• выделите нужные данные в одной таблице;

• нажмите кнопку «Копировать» на панели инструментов;

• перейдите в поле-адресат (указав на него мышью или подведя курсор клавишами TAB),

• нажмите кнопку «Вставить» на панели инструментов.

Задание №1.

Создание БД. Отдел кадров.

1. Запустите Microsoft Access 2003. При запуске выберите опцию Новая БД создав ее в своей папке под именем «Отдел кадров +Ваша фамилия».
2. Создайте таблицу Сотрудник с помощью Мастера на основе образца Сотрудники, при необходимости изменив Имя поля. Сразу после выбора нужных полей таблицы нажмите кнопку Готово, чтобы пропустить остальные этапы работы мастера. В таблице должны быть следующие поля:

• идентификационный код Идент код (5 символов — тип текстовый );

• фамилия Фамилия ( 20 символов — тип текстовый);

• имя Имя ( 15 символов — тип текстовый);

• отчество Отчество ( 15 символов — тип текстовый);

• дата рождения Дата рожд ( поле типа дата );

• должность Должн (15 символов — тип Мастер подстановок);

• стаж работы Стаж работы (длинное целое — тип числовой );

• семейное положение Сем полож (7 символов — тип текстовый) ;

• дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);

• телефон Тел (8 символов — тип текстовый);

• домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

1. В режиме конструктора настройте свойства полей таблицы в соответствии с требованиями приведенными в вышестоящем списке.
2. В режиме таблицы добавьте в таблицу не менее 10 записей (значения введите по своему усмотрению).
3. Создайте таблицу Состав Семьи путем ввода данных. В таблице должно быть не менее 20 записей (каждому сотруднику соответствует не менее 2-х членов семьи). Используйте следующие отношения (отец, мать, жена, муж сын, дочь). В таблице кроме идентификационного кода Идент код сотрудника (10 символов — тип текстовый ), должны быть следующие поля:

   • отношение Отношение (10 символов — тип текстовый);

   • фамилия Фамилия (20 символов — тип текстовый);

   • имя Имя (15 символов — тип текстовый);

   • отчество Отчество (15 символов — тип текстовый);

   • год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).
     После того как будут введены все необходимые записи сохраните таблицу под именем Состав Семьи. На вопрос нужно ли создавать ключевое поле ответьте НЕТ.

4. Затем в режиме конструктора при измените названия и свойства полей БД в соответствии с требованиями списка Состав семьи.

5. В режиме конструктора создайте 3-ю таблицу Штатное расписание. Создайте поля и настройте их свойства в соответствии со списком представленным ниже и затем сохраните таблицу.

• номер подразделения НПП (длинное целое — тип числовой);

• название подразделения Назв подр (30 символов — тип текстовый);

• должность Должн (15 символов — тип текстовый);

• количество штатных единиц Кол ед (длинное целое — тип числовой);

• должностной оклад Оклад (длинное целое — тип числовой);

• фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое — тип числовой);

• фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое — тип числовой);

1. Заполните полученную таблицу. Каждой должности из 1-й таблице должна соответствовать запись в таблице Штатное расписание.

2. Сохраните изменения в созданной БД.

Контрольные вопросы.

1. Что называют полем и записью в Microsoft Access 2003?

2. Какие способы создания таблиц Вы знаете? В чем их отличие?

3. Перечислите свойства полей таблиц БД. (Знать назначения каждого свойства).

4. Каким образом можно настроить свойство поля?

5. Чем отличается Текстовый тип данных от поля МЕМО?

6. Что означают символы 0, 9, #, L, А в Маске ввода?

7. Как работают операторы сравнения IN, BETWEEN, LIKE свойства Условие на значение?

8. Какие значения может принимать поле с числовым типом данных, размер которого Целое?

9. Чем отличаются различные форматы даты и времени? (Запишите в тетради сегодняшнее число в Длинном, Среднем и Кратком формате даты).

10. Какие 2 варианта изменения счетчика Вы знаете? Чем они отличаются?

11. Какие операции включает в себя редактирование данных таблицы?

12. Как можно выделить Поле, Запись, Столбец, Прямоугольный фрагмент, Всю таблицу?