Корпоративная мобильная связь ─ это средство для общения, связанного с рабочими вопросами. Обычно директор или уполномоченное лицо закупает сим-карты, а иногда и телефоны, в дальнейшем раздавая их работникам.
Нормы приобретения и использования сотовой связи регламентирует ст. 44 ФЗ № 126 в редакции от 30.12.2021, где законодательство унифицирует правила оказания связи операторами и покупку средств. Согласно документу, мобильное общение называется радиотелефонной связью.
Как приобрести сим-карту
Правила покупки sim-карт для корпоративного пользования претерпели изменения еще в июне 2021 года. Согласно п. 1 ст. 44 ФЗ № 126, предприятие, ИП или владелец МСП вправе заключить контракт с сотовым оператором на услуги посредством интернета. Для этого предлагается три варианта:
- подписать документ КЭП;
- применить усиленную, но неквалифицированную электронную резолюцию, созданную для предоставления муниципальных и федеральных услуг в удаленном формате;
- использовать классическую ЭЦП с ключом, полученным при личной явке.
Не возбраняется использовать классический метод ─ очное подписание договора.
Регистрация мобильной связи на ЕСИА
После заключения сделки на мобильные услуги и получение sim-карт надо зарегистрировать процедуру. Причем с 2022 года информацию необходимо передавать на портал Госуслуги. Эта мера введена для профилактики и избежания телефонного мошенничества.
Согласно абз. 4 п. 1.1 ст. 44 ФЗ № 126, пользователь обязан сообщить информацию о приобретенных номерах на портал ЕСИА и Госуслуги. Иначе оператор вправе аннулировать абонентский номер, исключив его из контракта.
Законодательство регламентирует два случая, когда необходимо фиксировать корпоративную связь ─ при использовании сотрудниками и в устройстве. Если сим-карта нужна для работника, то нужно отправить следующую информацию:
- данные о пользователе сим-карты;
- номер телефона;
- название компании или Ф.И.О. предпринимателя.
Пользователи вправе самостоятельно подать информацию. В иной ситуации необходимо их соглашение на Госуслугах.
Помимо непосредственного персонала, сим-карты используют в устройстве для передачи интернет-сигнала. Например, в терминале оплаты, онлайн-кассе, системе мониторинга и т.п. Здесь для Госуслуг нужны другие сведения:
- номер телефона;
- ИНН приобретателя;
- название фирмы или Ф.И.О. частника;
- место нахождения устройства;
- название, ОГРН оператора сотовой связи;
- информация об аппарате.
В этом случае согласно п. 3 правительственного постановления № 844, работодатель сообщает сведения о номерах на ЕСИА минимум за трое суток до начала использования.
Алгоритм регистрации
Чтобы отправить сведения о симках и запросить активацию связи, нужно иметь подтвержденный аккаунт на портале Госуслуги. Там требуется заполнить соответствующий запрос, который можно оформить самостоятельно.
Если планируется формирование заявления через уполномоченное лицо, то необходимо предоставить доверенность, которую можно создать в разделе Делегирование полномочий.
Перейдем к созданию документа. Алгоритм:
- Зайти в личный профиль ИП или фирмы на портале Госуслуги.
- Открыть параграф о регистрации и активации корпоративной связи.
- Отразить назначение сим-карт: для общения, передачи интернета и пр.
- Указать название сотового оператора. Если заключено несколько договоров с разными контрагентами, то для каждого заполняется новое заявление.
- Выбрать метод внесения данных: вручную или файлом, где сформирован список требуемых сведений.
- Загрузить данные.
Если выбран метод загрузки файла, то он должен быть преобразован в соответствующий формат .csv по правилам, но с учетом нюансов для данных о сотрудниках либо об устройстве.
Далее надо направить запрос мобильному оператору и дождаться информации об отправке. После успешной регистрации данных для оборудования симки активируются. А sim-карты для работников заработают после получения и одобрения вышеуказанной информации.
Использование корпоративной сотовой связи
Перед раздачей сим-карт сотрудникам надо закрепить непосредственное использование сотовых за счет организации. Для этого рекомендовано регистрировать пункт в локальной документации.
Руководству разрешено закрепить сведения об использовании сотовой связи сотрудниками в соответствующем положении. Законодательство не ратифицирует формат документа, но есть рекомендованный бланк, которым вправе воспользоваться любая фирма. Перед утверждением положения нужно составить приказ, тоже в свободной форме. Образец приказа также предоставлен.
Если решено составить уникальный внутренний акт, то рекомендуется включить в него несколько обязательных пунктов:
- В общих нормах отразить: представителя услуги ─ работодатель; за чей счет оказываются услуги, закупаются устройства. Далее нужно указать, на кого распространяются условия документа ─ сотрудники.
- Потом рекомендовано подробно описать, что означают главные понятия, во избежание недопонимания.
- Список сотрудников, которым предоставлена рабочая сотовая связь. Напротив каждого Ф.И.О. указать должность, подразделение.
- Условия возникновения и прекращения права пользования рабочей связью у работников.
- Информацию о самой связи: лимиты затрат, тарификация (поминутная, посекундная и пр.), стоимость дополнительного потраченного времени.
- Указать правомочность работодателя на запрос детализации звонков и сообщений для любого рабочего номера.
Будет лучше, если с положением ознакомится каждый работник, получивший корпоративную сим-карту, и подпишет документ.
Разумеется, можно добавить другие пункты, которые считаются обязательными для каждого предприятия. Например, обязанности владельца по использованию номера: только рабочее коммуницирование, ответственность за повреждение устройства и пр. Однако не нужно выходить за рамки закона и посягать на личное пространство сотрудников.
Учет затрат на корпоративную связь
Средства, потраченные на рабочую сотовую связь, это расходы предприятия. Поэтому их надо учитывать в бухотчетах. Этот пункт нужно обязательно указать в соответствующем положении. Обязательно нужно прописать, кто будет заниматься учетом затрат на связь.
Итак, согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, для достоверности расходы на связь необходимо отражать как прочие. Причем брать в учет затраты надо в трех случаях:
- при начислении: на дату расчетов по контракту, предоставления документации, подтверждающей исчисление или на крайнее число налогового промежутка;
- если используется кассовый способ, то согласно п. 3 ст. 273 НК РФ, учитывается фактическая оплата связи;
- если стоимость симки зачисляется на счет, то ее цена равна нулю, а внесенные средства учитываются предоплатой за сотовую связь.
Кроме того, в обязательном порядке прилагается подтверждающая документация. Например, контракт с сотовой компанией, детальный счет на оплату от оператора или перечень работников, на корпоративную связь которых затрачиваются средства.
Стоимость и нюансы
Мобильные операторы часто предлагают специальные тарифные планы и услуги для малого, среднего и крупного бизнеса, поэтому некоторые компании выбирают сотовую связь и подключают корпоративные SIM-карты. Только здесь есть одно «но» — выбирая для разъездных сотрудников сотовую связь, придётся потратиться и на рабочие мобильные, ведь в личном телефоне сотрудника не всегда можно использовать две SIM-карты одновременно, а постоянно переставлять их — не вариант. И не забудьте про обслуживание: любая техника имеет свойство ломаться, и эти затраты тоже лягут на плечи компании.
SIM-карта — это, как правило, один номер. Существуют мульти сим-карты с возможностью переключения между несколькими номерами, но в любом случае на них нельзя принимать одновременно несколько вызовов.
Ещё одна разновидность — это eSIM, цифровая симка, которая позволяет активировать тарифный план сотовой связи оператора без необходимости использовать физическую карту nano-SIM. Такая технология позволит использовать на мобильном сразу несколько номеров, спокойно переключаясь между ними. Но сразу несколько людей использовать один и тот же номер не смогут.
Из плюсов корпоративных смартфонов с бизнес-тарифами: лояльность сотрудников увеличивается. Все любят приятные бонусы вроде бесплатного фитнеса, оплаты транспорта или обедов. Сюда же относится и корпоративная связь. Такой бонус может стать преимуществом при выборе места работы.
Есть ещё одно решение — FMC (fixed mobile convergence). Это технологическое решение на стыке разных типов сетей связи: фиксированной и мобильной. По сути, это SIM-карта, но с функциями телефонии. Такой вариант уже предполагает наличие АТС, но расходы на связь увеличиваются: придётся платить абонентскую плату за SIM-карту и компенсировать расходы на связь по обычной тарификации.
Третий вариант — софтфоны, приложения для звонков через интернет. В этом случае сотрудникам достаточно установить приложение на мобильный телефон или любой другой гаджет — ноутбук, стационарный компьютер, планшет. Причём между устройствами легко переключаться, не прерывая беседу. Например, разговор с клиентом начат на офисном настольном телефоне, но уже пора выезжать на встречу. Можно не прерывать разговор, а просто переключить его на мобильный с установленным приложением — по такому принципу работает Mango Talker, софтфон компании «Манго Телеком».
Для всех, кто подключил виртуальную АТС, приложение для звонков MANGO OFFICE доступно бесплатно. Несомненный плюс в том, что это уже не просто номер, это целая система телефонии с возможностью смотреть отчёты по звонкам, настраивать схемы распределения, голосовой IVR. Сотрудники просто устанавливают себе приложение на мобильный телефон, и спокойно используют рабочий городской номер, вне зависимости от своего месторасположения.
Профессиональная телефония позволяет подключить один или несколько многоканальных номеров и принимать на него до 100 звонков сразу — работать с ним могут сразу все сотрудники или определённая группа. Каждый менеджер получает свой внутренний номер.
Если сотруднику потребуется другой номер, то менеджер может легко поменять исходящий номер прямо в приложении. Например, менеджер из Москвы приехал в командировку в Санкт-Петербург — он просто переключается на питерский номер и звонит уже с него. Так выгоднее для компании, ведь тарификация идёт по местным расценкам, да и номерам в коде своего города клиенты доверяют больше.
На сотовом телефоне тоже можно использовать городской номер, но придётся настраивать переадресацию, а это стоит дороже. Входящий звонок бесплатно поступает в виртуальную АТС, но затем она совершает платный исходящий звонок на сотовый номер оператора. Получается, что придётся платить и за входящие. Процесс переадресации на мобильный занимает время — клиент будет ждать в тишине около 7 секунд перед тем, как начнутся гудки дозвона. Есть риск потерять звонок.
«Мы работали на железной АТС с несколькими городскими номерами. Менеджерам, которые постоянно выезжают на встречи, настроили переадресацию с рабочего на их личные мобильные. Когда клиенты звонили, то вызов не терялся — сотрудники оперативно отвечали, но расходы на связь увеличились, — рассказывает российская компания по продаже складского оборудования. — Когда перешли на виртуальную АТС MANGO OFFICE, то сразу же установили всем, кто часто уезжает из офиса, приложение Mango Talker. Теперь нам не приходится тратить бюджет на оплату переадресации, а все звонки проходят в единой экосистеме, записи разговоров при желании можно послушать в личном кабинете. Сотрудники это знают, это их немного дисциплинирует».
Аналитика и контроль
У сотовых операторов существуют корпоративные личные кабинеты, где можно менять тарифные планы, оплачивать счета, а также получить детализацию по операциям абонентов. Есть возможность выгрузить единый отчёт в форматах XLS, HTML или PDF по всем затратам на связь и с перечислением всех номеров, на которые совершались вызовы. Правда, вариаций немного — фильтрация позволяет выбрать интересующий лицевой счёт, время, статус оплаты и отправить запрос на детализацию звонков.
Иначе дела с голосовой аналитикой обстоят, когда вызовы совершаются через софтфон, который работает на базе виртуальной АТС. Отчёты формируются в режиме реального времени и доступны в личном кабинете. Главный дашборд показывает общее количество звонков, сколько из них пропущенных, качественных, уникальных. Тут, в отличие от выписки по счёту на мобильных, все отчёты заточены на то, чтобы всегда оставаться в курсе того, что происходит с обращениями клиентов в компании.
«Наши разъездные менеджеры, которые много общаются с поставщиками и с b2b-клиентами на встречах, тут же скачали себе приложение, и теперь мы и можем смотреть статистику и по их звонкам тоже, — рассказывает директор по продажам интернет-магазина техники для активного отдыха. — Раньше они общались через свои мобильные, а мы просто компенсировали затраты на связь, но не имели представления, кому и как часто они звонят. А ещё стало легче делать отчёты для совещаний — все данные легко выгрузить в диаграммах и наглядных графиках».
Работу разъездных сотрудников на мобильных организовать проще — получил счёт и оплатил. Но это подходит только в случае, если вы доверяете менеджерам, как самим себе. Например, в нашем софтфоне руководитель может зайти в любой профиль сотрудника и посмотреть любые данные. Это вовсе не означает, что нужно включать режим «большого брата», но даже сам факт того, что это возможно, стимулирует менеджеров работать лучше.
Командная работа
Представьте, что менеджер едет на встречу. В этот момент звонит другой клиент и просит подсказать, в какие сроки будет организована доставка. Сотрудник ответа не знает и обещает перезвонить позже. Он набирает номер коллеги из отдела логистики, узнаёт информацию, а затем перезванивает клиенту. А иногда и не перезванивает, потому что уже добрался на встречу и просто забыл.
Отдельного разговора заслуживает общение в чате. На каждый мобильный устанавливаются приложения известных мессенджеров. Несколько минут займёт создание рабочих чатов, в которых всегда можно спросить совета у коллеги. Но и тут есть одно «но» — скорее всего там будут и личные переписки.
«Мне нравится софтфон Mango Talker тем, что в нём я обсуждаю только вопросы, которые касаются работы. Стараюсь ничего не выносить в другие мессенджеры и соцсети, потому что это моя личная территория, где я общаюсь с друзьями и семьёй, — рассказывает руководитель отдела продаж крупной российской мебельной компании. — Я отключаю всё лишнее и знаю, что никто не будет меня отвлекать по личным вопросам. Никакие „лишние“ люди не смогут написать мне в рабочем чате, и я уверен, что так сотрудники меньше отвлекаются. Ещё там очень удобно находить любых коллег, даже тех, которых ты никогда не видел. В единой адресной книге есть все сотрудники нашей компании, невероятно просто найти кого угодно. Мы стараемся дисциплинировать менеджеров, чтобы они не забывали заполнять данные о клиентах, с которыми общаются. Таким образом, у нас получается одна система, в которой собраны все данные и о коллегах, и о клиентах».
Унифицированные коммуникации
Как ни крути, но корпоративные мобильные и сим-карты — это только один вид коммуникаций. Для переписки с клиентом или отправки рассылки придётся установить отдельное приложение, завести отдельный аккаунт, в котором каждый раз придётся авторизоваться.
Многие софтфоны объединяют в себе несколько видов коммуникаций: звонки и чаты. Профессиональные решения обычно включают в себя ещё несколько. Наше приложение позволяет использовать телефонию, проводить аудио- и видеоконференции, делать смс-рассылки, обрабатывать сообщения из разных мессенджеров и чатов в одном окне — и всё в едином интерфейсе. Это так называемые унифицированные коммуникации, когда работа протекает в режиме реального времени вне зависимости от того, где находится сотрудник, в офисе или на встрече. Общение с коллегами и клиентами происходит в едином контуре всеми возможными способами.
Бизнес-правила настройки софтфонов
Если всё-таки решились выбрать софтфоны для организации корпоративной связи разъездных сотрудников, то важно не просто скачать приложение, но и правильно его настроить и использовать.
| Приучите сотрудников вовремя обновлять свой статус в приложении. Уехал на встречу — выбираем «Не беспокоить». Отправился на обед — ставим статус «Отошёл». Зачем это нужно? Звонок клиента будет перенаправлен свободному сотруднику, если в данный момент менеджер не может ответить. | | ||
| | Если же сотрудник всё же забыл поменять статус, то выберите алгоритм распределения звонков — «Последовательный по приоритету» для группы разъездных менеджеров. Сначала вызов будет направлен на основного сотрудника, который ведёт этого клиента. Но если в течение установленного количества времени не будет ответа, то вызов автоматически перенаправляется на следующего сотрудника, который компетентен ответить на вопросы конкретного клиента. | ||
| Если важно, чтобы клиенту ответил именно определённый сотрудник, настройте правило — пусть звонок поступает сразу на все номера сотрудника, в том числе на личные. Так вероятность пропустить важный звонок уменьшится. | | ||
| | Когда нет стабильного интернета, то разъездные сотрудники могут использовать функцию «Обратный звонок». Звонок пройдёт по сотовой связи, но абонент, которому вы звоните, увидит городской номер компании. | ||
| Чтобы оставаться в курсе событий, даже когда нет возможности ответить, настройте имейл-уведомления о пропущенных вызовах и сообщениях. На почту будет приходить автоматический отчёт, с которым легко проследить, что происходило в ваше отсутствие. | |
Источник фото на тизере: Element5 Digital on Unsplash
В 2021 году изменились правила регистрации и использования корпоративных сим-карт. До марта 2022 года действовал переходный период, когда услуги связи неопознанных пользователей не блокировались, но теперь бизнесу нужно выполнять нормы 533-ФЗ, иначе работники могут лишиться своих номеров. Расскажем подробнее.
Что такое корпоративная сим-карта
Если карты регистрируется не на физлицо по паспорту, а на компанию или ИП, их называют корпоративными. Предприятия подключают их из-за таких преимуществ:
- работник с корпоративным номером легче разделяет звонки на личные и рабочие;
- работодатель платит за связь по рабочей симке, и эти затраты можно принимать в расходы при расчете налога;
- для корпоративной связи есть более дешевые тарифы;
- компании может понадобиться много карт: на модемы, онлайн-кассы, ворота и шлагбаумы, системы навигации и слежения — чтобы легче управлять ими и платить за услуги связи по привлекательным тарифам, лучше подключать корпоративные симки на компанию или ИП.
Что изменилось с 2021 года
Государство решило бороться с неконтролируемым использованием сим-карт, чтобы предотвращать мошенничество и другие злоупотребления. Для этого был принят закон ФЗ №533 от 30.12.2020, он вступил в силу с 1 июля 2021, также правительство подписало постановление от 31.05.2021 № 844. Норма закона направлена на то, чтобы государство и операторы связи понимали, кто именно пользуется телефонным номером или за каким устройством он закреплен.
Раньше организация могла оформить симки на себя и пользоваться ими по своему усмотрению: ставить на онлайн-кассу, модем, терминал, шлагбаум, раздавать сотрудникам. Часто после увольнения работники сохраняли у себя такие карты, могли продать или передать другим людям. Если платежи за связь делались вовремя, ими можно было пользоваться сколько угодно.
Теперь у каждой симки должен быть владелец с подтвержденными паспортными данными. Это касается всех — обычных граждан и организаций.
Чиновники установили срок, до которого нужно зарегистрировать все «безымянные» карты. Сначала это было 1 сентября 2021, затем срок перенесли на 1 декабря, потом сдвинули на 1 марта 2022. Больше о переносе сроков Минцифры не заявляло. Только сим-карты в онлайн-кассах, терминалах и модемах можно вносить в Единую систему идентификации и аутентификации до 1 марта 2023.
Как регистрировать корпоративные карты
Владелец номера — компания или ИП — передает оператору через портал Госуслуг данные о том, кто на предприятии и какими телефонными номерами пользуется. Для этого компания сообщает данные своих работников, а оператор делает запрос каждому из них на подтверждение этой информации. Если все подтверждается, симку активируют. Все происходит дистанционно, приходить никуда не нужно.
Для такой регистрации понадобятся подтвержденные записи на Госуслугах — работодателя и сотрудника как физлиц. В регистрации должны участвовать каждый из них, выполняя свою часть действий.
Активация со стороны руководителя. Руководитель входит в свой аккаунт на Госуслугах, находит услугу «Регистрация и активация корпоративных сим-карт». Затем заполняет заявление, отправляет его. Для каждого оператора связи, карты которого есть у компании или ИП, заполняют отдельное заявление — в нем можно указать сразу несколько номеров. Сведения вносят вручную, а если их слишком много, проще сделать это посредством CSV-файла.
В заявлении нужно заполнить такие поля:
- телефонный номер и паспортные данные работника — если картой пользуется человек;
- если симка привязана к оборудованию (онлайн-касса, терминал), указывают тип устройства, номер, MAC-адрес или IMEI, юридический адрес — для стационарных устройств по этому адресу и переносных устройств, адрес нахождения — для устройств, которые находятся по адресу, отличному от юридического.
Подтверждение со стороны сотрудника. Работник получает запрос в своем личном кабинете на Госуслугах, проверяет данные, принимает запрос. Если что-то указано неверно, нужно нажать кнопку «Сообщить об ошибке» и прокомментировать ситуацию.
Если карту нужно «перепривязать» к другому работнику, руководитель оформляет заявление на него, тогда от прежнего работника номер автоматически «отвязывается».
Если заявление заполнено верно, работник подтверждает его, тогда работодателю придет подтверждение активации карты.
Активация со стороны сотрудника. Работник тоже может инициировать регистрацию симки со своей стороны: для этого нужно зайти в личный кабинет, найти услугу «Аутентификация корпоративной сим-карты» и заполнить заявление: указать ИНН предпринимателя или компании, номер, название оператора связи. Оператор проверит эти сведения, если они верные, проведет активацию.
В какие сроки регистрировать новые корпоративные сим-карты
Если симки куплены после 1 июня 2021, когда 533-ФЗ вступил в силу, карту нужно привязать к конкретному лицу за 3 дня до начала ее использования. Такой срок дается оператору на активацию карты. Без регистрации ею нельзя будет воспользоваться.
Как понять, что номер активирован
Если все действия выполнены и сведения переданы верно, сотрудник увидит в личном кабинете раздел «Корпоративная связь», а в нем один или несколько привязанных номеров.
Если что-то пойдет не так, оператор пришлет сообщение об отказе с пояснением причин.
Как еще компания может передать данные оператору
С 2018 года компании должны передавать операторам сведения о фактических владельцах номеров. На это не требуется согласие пользователей. Оператор может проверить достоверность сведений: скажем, запросить паспорт реального пользователя номера. Если сведения не совпадут, он может прекратить обслуживание.
Если ИП или компания прекращают работу, симки можно переоформить лично на бывших сотрудников.
Если работодатель не передал реестр, или допустил ошибки при передаче данных, или указал в качестве пользователя других лиц, то сотрудник по своей инициативе не сможет через Госуслуги зарегистрировать на себя номер, которым пользуется, даже если исправно оплачивает услуги связи.
По заявке работника, оператор проверит, заключался ли договор с компанией или ИП, ИНН которого указал сотрудник, получен ли реестр с данными от такой компании, и если договора или данных нет или не совпадают сведения, симку не активируют, а номер могут отозвать.
Как оплачивать услуги операторов и принимать платежи в расходы
Подготовка локальных актов. Чтобы признавать в расходах платежи за мобильную связь и интернет для корпоративных симок, нужно прописать в локальных нормативных актах применение корпоративной связи в рамках должностных обязанностей сотрудников.
Документ составляют в произвольной форме и прописывают в нем:
- должности работников, которым нужна мобильная связь;
- лимиты расходов, если выбран тариф с поминутной тарификацией, и действия при превышении этих лимитов;
- права и обязанности работников: могут ли они пользоваться связью в нерабочее время и в личных целях;
- порядок выдачи и возврата сим-карт и телефонов сотрудникам;
- учет расходов на корпоративную связь.
Документ утверждают приказом и знакомят с ним под роспись всех сотрудников, которым положена корпоративная связь.
Договор с оператором связи. На основании договора с оператором предоставляются услуги связи. Оплата услуг происходит обычно по счету, который должен содержать такие данные:
- реквизиты оператора связи и корпоративного абонента;
- период, за который происходит оплата;
- номер лицевого счета абонента и сумму остатка на нем;
- сведения о продолжительности звонков за период;
- сумма к уплате по каждому номеру и каждому виду услуг;
- дату выставления счета;
- срок оплаты.
Учет затрат на покупку корпоративных симок и платежей за связь. Корпоративные карты учитываются как материально-производственные запасы, расходы на их покупку можно списать единовременно при вводе карт в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Затраты на связь учитывают при расчете налога на прибыль или УСН. Дата расхода зависит от учетной политики: это может быть дата расчетов по договору, дата выставления счета или последний день месяца. НДС по расходам на связь в полной мере принимают к вычету после получения счета-фактуры от оператора. Расходы признают в том периоде, когда услуги были оплачены.
Бухгалтер составляет такие проводки:
| Дт 26 (44) Кт 60 (76) | услуги связи приняты в расходы |
| Дт 60 (76) Кт 51 | услуги связи оплачены |
| Дт 73 Кт 60 (76) | задолженность работника за личные переговоры (если необходимо) |
| Дт 70 Кт 73 | стоимость услуг связи удержана из зарплаты работника (если необходимо) |
| Дт 50 (51) Кт 73 | плата за услуги связи от работника пришла в кассу или на счет компании |
Для подтверждения расходов на связь потребуются такие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):
- список должностей сотрудников, которым нужна мобильная связь (утверждено приказом);
- договор с оператором;
- детализированный счет за услуги связи;
- платежный документ, подтверждающий оплату услуг оператора.
Учитывайте расходы на связь, ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней
Корпоративный мобильный телефон уже давно не просто способ быстрой связи с клиентами, а основной инструмент бизнеса. С его помощью можно работать из любой точки мира, заниматься маркетингом, находить новых клиентов, продавать и проводить самоинкассацию. Корпоративные тарифы помогают работодателям управлять рисками, экономить за счет специальных условий для бизнеса и повышают лояльность сотрудников. Несмотря на это, только 47% компаний оплачивают расходы своих сотрудников на связь. Если вы еще не уверены, что пора перевести сотрудников на корпоративный тариф, вот 5 веских причин.
Причина №1
Чтобы управлять компанией, сегодня достаточно смартфона: общаться, работать и даже вести бухгалтерию можно удаленно или онлайн. Так бизнесом управляют, например, основатель Google Ларри Пейдж и гендиректор Salesforce Марк Бениофф. А исследование, проведенное Frost & Sullivan по заказу Samsung, показало, что смартфоны повышают продуктивность сотрудников на 34%, экономя их рабочее и личное время.
Клиенты также ждут, что представители компании всегда будут на связи в удобных для них каналах, будь то мессенджеры или соцсети. По данным Salesforce, так считают 71% потребителей. Чтобы добиться успеха в этих условиях, важно быть уверенным, что интернет не закончится в самый неподходящий момент, а количества предоплаченных минут на телефоне достаточно.
Прогрессивные мобильные операторы это понимают и предлагают бизнес-клиентам специальные условия: столько трафика, сколько им нужно, безлимитные SMS — если нужно, — и выгодные условия на звонки. Так у вас и сотрудников никогда не возникнет проблем с доступом в интернет и не придется докупать гигабайты по невыгодной цене, а минут можно взять столько, сколько нужно каждому конкретному работнику, не переплачивая за лишнее. Звонки между сотрудниками компании и внутри сети, разумеется, бесплатны. С корпоративным тарифом можно забыть о необходимости экономить на общении с клиентами и коллегами.
Причина №2
Корпоративная мобильная связь позволяет работодателю контролировать расходы на связь своих сотрудников. Благодаря этому возможно исключить ситуацию, когда сотрудник пропустил важный звонок или не ответил на письмо из-за того, что на счете его личного номера закончились деньги. Корпоративная связь оплачивается по выставленному счету одновременно для всех номеров, и вы сразу видите присутствие ваших абонентов в сети.
Если дела сложатся так, что с сотрудником придется расстаться, корпоративная связь позволит избежать неприятных последствий. По данным HeadHunter, более половины работников при увольнении забирают с собой рабочие материалы и конфиденциальные данные компании. Но выданный сотруднику корпоративный номер останется в компании и может быть передан новому работнику либо просто деактивирован. Так вы можете быть уверены, что уволенный менеджер по продажам не уйдет к конкурентам вместе с номером и входящими звонками от ваших клиентов.
Причина №3
С корпоративным тарифом вы можете быть спокойны за прозрачность всех расходов на связь: он защищает от ненужных индивидуальных опций, вроде мелодий на гудки и подписок, — подключить их невозможно технически. А так как за корпоративную связь вы платите по выставленному счету, у вас никогда не спишут деньги без вашего ведома. Вы получаете счет и всегда знаете, за что платите.
Кроме того, некоторые операторы позволяют настроить тариф каждого сотрудника под его нужды. Вы можете оценить эффективность условий по каждому из номеров и, если нужно, изменить их в несколько кликов. Так вам не придется переплачивать за лишние минуты или другие неиспользуемые опции.
Причина №4
Сотрудники любят приятные бонусы, вроде ДМС или оплаты транспорта. При этом, работодателю они могут обходиться существенно меньше их ценности в глазах сотрудника. Корпоративная мобильная связь относится как раз к таким фишкам: она добавит к вашей карме работодателя массу плюсов и послужит для потенциального сотрудника весомым аргументом при выборе места работы. А согласно исследованию Kelly Services, 14% работников уверены, что оплата мобильной связи напрямую влияет на их мотивацию.
К слову, при оформлении корпоративного тарифа у вас всегда есть выбор: перевести на него текущий номер сотрудника или выдать ему новый.
Причина №5
Расходы организации на связь учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Если ваши сотрудники используют корпоративные телефоны для общения в служебных целях, вы можете сократить свою налогооблагаемую базу на сумму расходов на связь и возместить НДС. Для обращения в налоговую нужно будет собрать подтверждающие расходы документы.
Сколько вы сэкономите, если подключите сотрудников к Yota?
Сколько у вас сотрудников: 1
Сколько минут исходящих звонков по России нужно каждому: 1
Безлимитные SMS на месяц за 50 ₽
- Безлимитный
интернет - Бесплатные звонки
Yota-Yota - Звонки на все номера
России без доплат - Единая цена дома
и в поездках по России
- Безлимитный интернет
- Бесплатные звонки Yota-Yota
Стоимость услуг Yota в месяц: 9 990 ₽
Укажите ваши текущие расходы на связь: 200 000₽ / в месяц
Вы экономите: 199 010 ₽
Подключиться
Узнать, зачем бизнесу корпоративная мобильная связь
29 сентября
2 минуты чтения
#Бизнес
Зачем бизнесу нужна корпоративная мобильная связь
Если работа сотрудников связана с постоянными звонками или разъездами, компания обязана компенсировать расходы на мобильную связь. Платить за обычные тарифы дорого, да и следить за реальными тратами сотрудников не получится. Эти проблемы решают корпоративные тарифы. Рассказываем, как они помогают бизнесу экономить на связи и контролировать лимиты по каждому сотруднику.
Прозрачные расходы на связь
Увидеть реальные расходы сотрудника на мобильную связь с личной SIM-картой нельзя — это серьезное нарушение конфиденциальности. Но с корпоративной SIM-картой работодатель имеет полное право смотреть, сколько минут, СМС и гигабайтов потратил сотрудник за месяц.
Если сотрудник использует корпоративную SIM-карту и для рабочих, и для личных целей, бюджет на мобильную связь можно разделить. «Ростелеком» позволяет выбрать, какие расходы оплачивает компания, а какие — сам сотрудник. Например, за звонки может платить работодатель, а за интернет — владелец SIM-карты.
Еще один бонус — это привязка корпоративной SIM-карты к конкретному устройству. Если сотрудник вставит ее в модем или планшет, чтобы посмотреть пару фильмов за счет компании, связь просто перестанет работать.
Некоторые сервисы позволяют расширить возможности работодателя. Например, с помощью «M2M Контроля» вы сможете посмотреть, в какое время использовалась SIM-карта: если сотрудник звонил кому-то в 12 часов ночи, вряд ли это был рабочий звонок.
Экономия на звонках, интернете и налогах
Корпоративные тарифы в большинстве случаев гораздо выгоднее, чем обычные.
Например, по тарифу «Пакет за 350» от «Ростелекома» сотрудник получит 15 Гб интернет-трафика, 400 минут и 100 СМС всего за 350 рублей. Это на 30% дешевле, чем обычный тариф с теми же параметрами от другого оператора.
Если вы не знаете, сколько сотруднику нужно минут и трафика для работы, можно выбрать тариф с постоплатой. Каждый мегабайт, минута или сообщение обойдутся в 1,5 рубля. А чтобы сотрудник не потратил слишком много, можно выставить лимиты.
Экономия не заканчивается на абонентской плате. Расходы на корпоративную мобильную связь можно учесть при подсчете налога на прибыль или УСН «Доходы минус расходы». Это позволит уменьшить налогооблагаемую базу.
Защита от корпоративных рисков
В личном кабинете работодатель всегда видит, сколько денег, минут и трафика осталось у сотрудника. Это позволит вовремя пополнять счет, чтобы в нужный момент не оставить персонал без связи и не потерять важных клиентов.
Корпоративная связь защищает от ситуаций, когда сотрудник увольняется и уходит к конкуренту, но продолжает принимать звонки от старых клиентов. Ведь работодатель в любой момент может заблокировать SIM-карту. При этом корпоративный номер остается в компании: его можно передать другому сотруднику, чтобы он принимал звонки от клиентов.
Повышение лояльности сотрудников
Оплата мобильной связи — это один из бонусов, который привлекает сотрудников при трудоустройстве наряду с ДМС и бесплатным кофе. Так персонал чувствует заботу со стороны работодателя. При этом компания существенно экономит на возмещении расходов своим сотрудникам.
Некоторые операторы делают переход на корпоративную связь еще приятнее. Например, «Ростелеком» позволяет сохранить старый номер. Работодатель создает заявку на перенос, а через несколько дней сотрудник получает новую SIM-карту, которая отзывается по старому номеру.
11 июля 2018
Корпоративная сотовая связь
Добрый день.
На Mobile-Review часто и с разных сторон освещаются различные стороны индустрии телекоммуникаций – работа рынка в целом, работа операторов сотовой связи, устройства, интересные моменты и многое другое. Естественно, аудитория сайта включает людей, которые работают в указанных сферах, и на сайте часто обсуждается использование различных видов связи в рабочих целях. Очевидно, что многие читатели являются пользователями услуг связи, которые за них оплачивает их работодатель. Однако на сайте до сих пор не было структурированного описания того, что же эта система из себя представляет, хотя упоминаний можно встретить достаточно.
В этой статье я постараюсь дать описание того, как устроены корпоративные системы сотовой связи изнутри, с точки зрения организации, которая тратит деньги на их содержание. Это описание становится еще более актуальным в связи с тем, что сотовым операторам с 1 июня запретили хранить обезличенные данные по номерам пользователей, в том числе юридических лиц. Вопрос рассматривал Сергей Потресов в своем цикле статей, рекомендую также ознакомиться.
В контексте статьи смысл заключается в том, что даже если договор на обслуживание заключен между вашим работодателем и оператором сотовой связи, оператор в любом случае должен владеть данными конечных пользователей номеров. Инициатива, в принципе, логичная, особенно в свете печально известного пакета «законов Яровой». Тем не менее, работы это прибавит и операторам, и клиентам.
Также при описании я постараюсь обойтись без упоминания определенных компаний с целью избежать обвинений в рекламе.
Итак, вы пришли на работу в новую организацию и начали свою трудовую деятельность. В принципе, даже на рабочих местах, где контакт с другими людьми сведен к минимуму, у вас очень быстро накопится некий пласт рабочих контактов, которые вам необходимо будет использовать. Однако выделить для этих целей свой личный номер телефона чревато – очень быстро происходит смешение личных и рабочих контактов, а, как показывает практика, в общем случае этого лучше избегать и разделять работу и личную жизнь. На этом этапе человек, собственно, приходит к мысли завести вторую сим-карту и вывести все рабочие контакты на нее. Но в крупных организациях об этом уже давно подумали за вас, и при приеме на определенные должности вы вместе с уютным креслом получите номер телефона, который и будете использовать в рабочих целях. На самом деле, организация решает не только и не столько вашу проблему с разделением работы и личной жизни, сколько делает так, чтобы вы были доступны для решения рабочих вопросов. Желательно всегда, включая моменты, когда вы спите, в отпуске или умерли.
Здесь стоит сказать, что системы корпоративной связи бывают открытыми и закрытыми. Открытая система ничем особенно не отличается от вашего обычного номера. Те же принципы работы, направления вызовов и доступные услуги. Разница заключается в том, что, как правило, на вашем номере будет установлен некий лимит расходов на услуги, в рамках которого вы сможете тратить средства организации. Соответственно, чем выше вы забрались по карьерной лестнице, тем больше сможете потратить. Естественно, счет будет приходить организации (юридическому лицу), и все ваши траты в той или иной степени контролируются. Из особенностей – у разных операторов (как правило, это все же «большая тройка») выстроены разные системы работы с лимитами расходов и с корпоративными абонентами в принципе. Например, один оператор устанавливает общий лимит расходов для всего лицевого счета (независимо от количества номеров), а другой работает только с кредитной системой оплаты, без возможности предварительно установить лимит расходов. Для особо крупного бизнеса, как правило, назначаются ответственные лица с обеих сторон (заказчик – оператор) и работа ведется в соответствующих масштабах. Более мелкие юридические лица также обычно получают своего менеджера, но несчастный работает еще с сотней таких же ИП и ООО и не всегда может помочь в оперативном решении вопросов. Ситуация с обслуживанием дополнительно осложняется системами централизации этого обслуживания у операторов – из заявок абонентов формируется очередь, которая обрабатывается неким отделом/группой/центром.
В этом случае на помощь приходят современные операторские приложения с доступом абонентов к системе расчетов (аналог личного кабинета для физических лиц), при этом доступ может быть предоставлен и конечным пользователям, в рамках их финансовых возможностей и способности адекватно оценивать свои действия.
Дополнительно стоит упомянуть о том, что контракты с крупным бизнесом часто заключаются на условиях, которые физическим лицам обычно и не снились. В погоне за масштабом операторы часто делают серьезные скидки, идут на уступки, добавляют услуги и тарифы, недоступные для других абонентов. Получается ситуация win-win – оператор получает рост абонентской базы и крупную сумму денег каждый месяц, а клиент тратит меньше, чем мог бы тратить на услуги связи. Учитывая наличие серьезной конкуренции на рынке, клиент может доторговаться до очень весомых преимуществ (проверено на собственном опыте). Простой пример. Уверен, что аудитория сайта знакома с опциями, которые удешевляют пользование связью в поездках по России («Везде как дома» от МТС и иже с ней). Так вот, на номерах нашей компании эта услуга действует всегда. Постоянно, на всех номерах. Бесплатно. Непосредственно на номера в биллинге услуга не добавлена, просто цены на связь в роуминге соответствуют ценам, которые мы бы видели при наличии этой опции. Экономия – весьма существенная в масштабах организации и исчисляется сотнями тысяч рублей. Не стоит только забывать, что цена не является единственным мерилом предоставляемой услуги (и это также испытано на собственном опыте).
В общем, данное описание подходит для большинства организаций, в которых принято обеспечение сотрудников связью, и выглядит система именно так, даже если вы как конечный пользователь этого не видите. Отличия могут быть в нюансах.
Но существуют более сложные системы, которые можно назвать закрытыми. Суть в том, что абоненты не имеют выхода на сети связи общего пользования либо имеют его ограниченную версию. Оператор при этом выделяет у себя закрытую группу пользователей, и общение может происходить в рамках этой группы. Попытка позвонить на такой номер с номера, не включенного в группу, вызовет ответ сети о невозможности соединения. Такая система является способом ограничить нецелевой расход средств организации. При этом часто используется именно сеть крупного сотового оператора, поскольку обеспечить себя личной масштабной сотовой сетью (GSM или TETRA) могут немногие организации, да и сценарии использования такой сети есть не везде. Существует еще более продвинутый подход, актуальный для организаций с разветвленной сетью стационарных служебных телефонов, обслуживаемых ведомственными АТС. Смысл в том, что сотовая сеть и сеть стационарных телефонов взаимно интегрируются и становятся продолжением друг друга, часто с использованием общего ресурса нумерации. Примерно такую интеграцию используют сами сотовые операторы, предоставляя, по сути, конвергентные услуги самим себе, при этом еще сохраняя выход на сети общего пользования для своих сотрудников (отсутствует нецелевое расходование, вернее, по сути, расходование вообще). Также в качестве примера можно привести, например, ПАО «Газпром» – наличие линейного (распределенного в пространстве) хозяйства диктует необходимость использования подобных систем связи. Могу предположить, что подобное используется различными спецслужбами и силовыми структурами, однако с данным сегментом рынка знаком слабо, поэтому только выдвигаю предположение (возможно, кто-то расскажет больше?).
Кстати, все вышеописанное диктует выбор пользовательских устройств абонентами – в подавляющем большинстве случаев это двухсимочные аппараты с соответствующим сценарием – рабочая сим-карта и личная сим-карта. А при наличии закрытых сетей выбор приобретает причудливые формы – например, на моей работе люди часто используют три сим-карты – рабочую, рабочую для закрытой сети и личную – на выходе получаем наличие трех телефонных аппаратов у одного пользователя (хотя это редкость – обычно все же один на две рабочие сим-карты и второй отдельно для личных нужд).
Также немного о профилях расходов и сценариях использования. Практика показывает, что основная масса расходов в этом сегменте – все же голосовая связь, в том числе высоки расходы на роуминг и межгород. Для моей компании не применяются широко распространенные пакетные тарифы, используется единый тариф с определенными условиями, необходимая донастройка тарифа производится опциями. Опции в основном касаются пакетов интернет-трафика и оптимизации расходов в определенных ситуациях (тот же роуминг), тут все достаточно стандартно. И, соответственно, тот же интернет в основном используется скорее «тяжелыми» абонентами, с более высокими лимитами и современными смартфонами.
Доля расходов на SMS предсказуемо низка. Зато весомый вклад в ежемесячный счет вносит массовое использование сим-карт для передачи данных в различном оборудовании и для разных автоматизированных систем управления. Устройства в целом, датчики, навигация, серверы, кассы – и все это используется с каждым годом только шире. Отсюда могу сделать вывод, что M2M решения от операторов становятся все более востребованными (в том числе широко используем их), и в свете бурного развития 5G и IoT – просто необходимыми. Как пример такого развития могу привести SIM-чипы (микросхема со встроенной сим-картой, интегрируемая прямо на плату конечного устройства), использовать которые также предлагают операторы. По теме интернета вещей рекомендую также прочитать материал Владимира Нимина, познавательно.
На мой взгляд, описание получилось базовым, дающим общее представление об устройстве систем корпоративной сотовой связи. Прошу написать в комментариях, интересна ли вам, уважаемые читатели, данная тема, какие еще моменты в этой области стоило бы осветить. Поделитесь вашим опытом использования связи на работе. Возможно, существуют особенные сценарии использования, характерные именно для вашего работодателя?
Спасибо!
Александр Болонкин