Контроль сохранности предметов интерьера номеров

Каждая гостиница, как и любая другая организация, раз в год должна проводить проверку имущества. Внеплановая инвентаризация в гостинице может проводиться чаще, например, ради предотвращения кражи или поломки имущества в номерах и других помещениях. 

В отелях часто пропадает имущество, и это стимулирует руководителей проверять номера регулярно, в идеале после каждого клиента. Кроме того, постоянно перемещаемые объекты, такие как постельное белье, халаты, тапочки и др., должны контролироваться, иначе – затеряются и превратятся в расход.

Переучёт имущества в отеле является очевидным решением, но только в том случае, когда проводится грамотно. Руководители, хоть раз сталкивающиеся с ревизией, понимают, насколько сложно достоверно отразить информацию. Невнимательность сотрудников, желание что либо скрыть или подвести реальные данные к сведениям бухгалтерского баланса, усталость, – все это негативно отражается на результатах проверки.

Помимо большого объема работы затруднение может вызвать приостановка работы отеля. Как правило, в больших организациях, возникает необходимость закрытия дверей для посетителей. Чтобы ревизия не затянулось на несколько дней, есть смысл рассмотреть возможность автоматизации.

Наша компания разработала специальный модуль “Инвентаризация по QR-кодам”, позволяющий систематизировать учет имущества, сделав его проще, доступнее и достовернее. Данный сервис позволяет исключить человеческий фактор, ускорить процесс ревизии и добиться качественных результатов, благодаря предлагаемым решениям и нашей поддержке.

Контроль имущества в гостинице: инструкция к применению

Основные задачи учета имущества – проверка расхождений между документальными и фактическими сведениями. В процессе выявляются недостачи, излишки, реальное состояние имущества.

В ходе ревизии проверяется все формы имущества во всех подразделениях. Обязательному учету подлежат следующие показатели:

• основные средства;
• комплектация номеров;
• расходные материалы и моющие средства;
• запасы сменного белья;
• форменная одежда в запасе;
• кухонные принадлежности и столовые приборы;
• продукты питания в запасе;
• маркетинговые материалы;
• имущество, не являющееся собственностью фирмы, но арендованное, хранимое либо перерабатываемое;
• денежные средства;
• финансовые обязательства: кредиторская задолженность, займы, резервы.

Мониторинг регулируется Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.95 №49. Учет производится в том месте, где находятся объекты, и относится на определенного человека – материально ответственное лицо. Основные средства проверяются не реже одного раза в три года, а товарно-материальные ценности как минимум перед каждой годовой отчетностью.

Первый этап – подготовительный, заключающийся в следующих действиях:

• составление приказа об осуществлении ревизии;
• определение состава комиссии;
• назначение сроков;
• уведомление МОЛ об учете и получение расписок;
• создание актов проверки на каждого ответственного.

Второй – проверка веса, качества и наличия имущества. Составление инвентаризационных описей, в которые вносятся все данные проверяемых объектов.

Следующий этап заключается в сравнении данных описи и учетных сведений. Комиссия выявляет расхождения и составляет сличительные ведомости.   

Заключительный этап – подведение итогов. Изменение бухгалтерских данных и привлечение виновных сотрудников к ответственности. Для того чтобы была возможность скорректировать расхождения в бухотчете, проверку состояния имущества следует проводить до его сдачи в налоговую.

Для проведения инвентаризации в гостинице необходимы как материально-ответственные лица, так и проверяющая команда. Если комплекс небольшой, то справиться своими силами без остановки процесса работы не составит труда. Однако, с увеличением масштабов предприятия мониторинг приобретает более глобальный характер.   

Особенности проведения инвентаризации в отеле

Гостиничные услуги представляют собой комплекс мер, состоящий из выделения гостю номера и его последующего обслуживания. Качественный сервис является спецификой гостиничного бизнеса и накладывает на него определенные обязательства:

• Безупречная координация работы сотрудников. В случае возникновения проблем клиент обращается к доступному для него персоналу, которые должны незамедлительно передать информацию своим коллегам. Скорость реакции является показателем уровня сервиса.
• Коммуникабельность, доброжелательность сотрудников, умение уладить конфликтные ситуации.
• Быстрое разрешение сложных вопросов. Востребованная гостиница подразумевает под собой непрерывный поток клиентов, что накладывает на нее обязательство в скорости принятия решений.

Проверка сохранности оборудования гостиницы проводится с целью получения сведений о передвижении, состоянии и остатках инвентаря, основных средств и прочего имущества. По итогам предприятие может определить, как оно справляется с работой и достоверную ли информацию предоставляют ответственные лица.

По регламенту отели должны осуществлять как плановые, так и внеплановые проверки, включенные в положение о порядке проведения инвентаризации в санатории или другом объекте размещения. В данном документе прописываются даты ревизий, список призванного к учету имущества и обязательств. У плановых проверок всегда заданы определенные сроки. Внезапные же созданы ради неожиданных проверок материально ответственного лица и наличия всех ценностей на месте. МОЛ не должны знать о внеплановых ревизиях. Их проведение может обосновываться как приказом руководства, так и контрольной комиссии. 

Обязательную проверку имущества следует проводить в следующих случаях:

• при смене МОЛ;
• если предприятие планирует закрыться (в том числе на сезон);
• при реорганизации, сдачи в аренду либо продажи активов;
• по факту выявления хищения или порчи имущества;
• до составления годовой отчетности;
• после различных ЧС, катастроф.

Цели ревизии:

1. Определение наличия собственных и заемных средств предприятия ради их сохранности. 
2. Подсчет ресурсов, использованных в процессе функционирования гостиницы.
3. Выявление излишков и недостач.
4. Проверка достоверности учетных документов.
5. Оценка надлежащего использования имущества, соблюдения правил эксплуатации.

Во время проведения инвентаризации отеля подсчитывается количество объектов, при необходимости обмеривается и взвешивается. Если выявлены расхождения, излишки приходуются по рыночной цене на дату мониторинга, утерянные и испорченные вещи списываются на издержки производства либо на виновных лиц.

Для того чтобы списать объекты по причине износа, комиссия составляет специальный акт, который оформляется для каждого пришедшего в негодность оборудования или инвентаря. После проведения ревизии на руководителя ложится задача устранения недостатков ведения хозяйственной деятельности: хранения, использования имущества, учета запасов, — а также возмещения материальных убытков. 

Все перемещения ценностей отражаются в учете. Незначительная ошибка приводит к недостоверности результатов всего документа и большой потере времени на ее исправление. Погрешности во время описи также нелегко исправлять из-за большого количества документов к проверке. Именно поэтому использование одних только сил сотрудников для проведения учета неэффективно для компании. Помимо возможной фальсификации замедляется процесс работы самого предприятия.

Порядок инвентаризации в гостинице

В гостиничном бизнесе осуществление описи имеет высокую степень значимости. Небольшие ревизии, как правило, проводятся после каждого гостя. В настоящее время в возрастающее внимание уделяется учету инвентаря и оборудования в номерах. Контроль за состоянием дает возможность вовремя его заменить либо отремонтировать, а также составить график ТО.

Чаще всего в отелях составляются карточки на каждый объект учета, в которых прописываются подробные характеристики и назначаются ответственные лица. После освобождения номера горничные осматривают комнаты на факт утери, повреждения, хищения инвентаря и предметов интерьера.

Для исполнения крупных проверок создается комиссия, в состав которой входят обычные работники, представители администрации, бухгалтерии и других отделов. Такие советы могут быть разовыми, постоянными или рабочими. Мониторинг может быть полным либо выборочным.

За десять дней до начала проверки хозяин организации издает приказ по форме №ИНВ-22, зафиксированный в Журнале учета и контроля. Порядок проведения ревизии в гостинице прикрепляется к постановлению об учетной политике. 

Особое внимание уделяется постоянно перемещающимся объектам (МБП), таким как:

• лампам, светильникам;
• занавескам, шторам;
• различной технике, в том числе санитарной;
• ковров, паласов;
• мебели;
• постельному белью;
• полотенцам, халатам, тапочкам;
• оформлению номеров;
• спецодежды для сотрудников.

Специфика гостиничного бизнеса обусловлена большим потоком клиентов и постоянным перемещением некоторых объектов учета. Это создает определенные сложности в процессе мониторинга, мотивируя начальство к внедрению новых систем и технологий.   

Как сделать инвентаризацию в отеле наиболее эффективной

Для того чтобы проверка номерного фонда стала более простой и плодотворной, специалисты рекомендуют внести некоторые усовершенствования в обслуживание гостиниц. 

1. Организация служебных помещений.

Размещение подсобных помещений на всех этажах здания позволяет хранить инвентарь, средства для приборки и личные вещи в удобной досягаемости.

1. Составление карточек с описанием инвентаря.

Для быстроты учета в каждом номере должны быть распечатанные листы с характеристиками объектов. Руководству необходимо иметь представление о наличии и состоянии имущества, повреждениях и недостачах. В процессе ревизии выясняется, что требует замены, и на какой бюджет гостиница может рассчитывать. По данным обслуживающих служб десятая часть номерного фонда ежегодно требует восстановления. 

1. Использование электронных замков.

Подобная система защиты обеспечивает более высокий уровень безопасности, эффективное размещение гостей отеля, удобство самих клиентов и, конечно, престиж компании. Программа заключается в том, что гостю выдается электронная карта, действительная только в течение оплаченного времени пребывания в гостинице. Это сделано для того, чтобы клиент не смог попасть в свой номер без помощи персонала при возникновении сложных случаев: отсутствия или задержки оплаты каких-либо услуг отеля. 

Помимо карты гостю выдается механический ключ, автоматически открывающий дверь номера. Польза такого ключа не только в удобстве использования, но и в системе безопасности. Суть в том, что электронный замок способен запоминать информацию вплоть до 5900 попыток открывания двери. Они могут работать даже тогда, когда во всем отеле отключено электроснабжение. 

Все ключи могут быть объединены в единую сеть либо работать автономно. В любом случае управление осуществляется на стойке регистрации благодаря мини-терминалу, приборам, задающим код, передающим информацию и проверяющим подлинность карты. Такие ключи могут быть у всех присутствующих в гостинице: клиентов, администрации, горничных и т.д.

Вторым этапом автоматизации процесса ревизии в гостиницах является приобретение оборудования: принтеров для печати наклеек и сканеров для считывания кодов. Приобретение модуля “Инвентаризация по QR-коду” дает возможность получить квалифицированную помощь в выборе необходимой техники. 

Далее все данные заносятся в систему учета, интегрированную с 1С:Бухгалтерией. В результате у руководства появляется четкое представление о том, что исправно, а что требует ремонта. Причем информация становится доступной даже в телефоне через мобильное приложение. 

Внедрения QR-кодов при инвентаризации в гостинице позволяет также создавать этикетки на полотенца и постельное белье, что значительно повышает точность учета, контролирует перемещение, использование инвентаря и упрощает контроль наличия и исправность объектов учета. Польза такого приложения неоспорима: в результате исключается человеческий фактор, а значит и всевозможные ошибки.  Система может работать как самостоятельное решение, или интегрироваться в экосистему программ и сервисов отеля, например SandSoft HMS.

Организация
хранения личных вещей.

В соответствии со ст. 925 ГК РФ и п.
17, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 «Правил
предоставления гостиничных услуг», отель отвечает, как хранитель за утрату,
недостачу или повреждение вещей постояльцев, внесенных в отель, за исключением
денег, иных валютных ценностей, ценных бумаг и других драгоценных вещей.

Внесенной в отель считается вещь,
вверенная работникам отеля, либо вещь, помещенная в гостиничном номере или ином
предназначенном для этого месте.

За утрату денег, иных валютных
ценностей, ценных бумаг и других драгоценных вещей постояльца отель отвечает
при условии, если они были приняты им на хранение либо были помещены
постояльцем в предоставленный ему отелем индивидуальный сейф независимо от
того, находится этот сейф в его номере или ином помещении отеля.

Отель освобождается от
ответственности за несохранность содержимого такого сейфа, если докажет, что по
условиям хранения доступ кого-либо к сейфу без ведома постояльца был невозможен
либо стал возможным вследствие непреодолимой силы.

Постоялец, обнаружив утрату,
недостачу или повреждение своих вещей, обязан без промедления заявить об этом
администрации отеля. В противном случае отель освобождается от ответственности
за несохранность вещей.

Для того, чтобы гарантировать
сохранность имущества клиентов, в гостиницах разработаны и осуществляются целые
программы, системы и комплексы мер безопасности. Одними из средств
имущественной безопасности клиентов отеля являются:

— хранение багажа в камере
хранения (Luqqaqe room).

 Камера хранения багажа всегда должна
содержаться в чистоте и быть закрыта, за исключением случаев, когда в ней
находится служащий. Дверь камеры хранения багажа должна быть снабжена табличкой
и иметь звонок.

При приеме вещей в камеру хранения
ответственный за данный участок работы сотрудник выдает пронумерованную бирку
или квитанцию на каждый предмет багажа и фиксирует следующие данные:

·        
фамилию гостя,

·        
номер комнаты,

·        
число мест багажа,

·        
срок хранения.

Каждый предмет багажа должен иметь
бирку с номером комнаты и именем гостя. Ценные вещи и предметы, включая
дорогостоящую верхнюю одежду, в камеру хранения багажа не принимаются.

Хранение багажа может быть бесплатным
или с оплатой по тарифу. Как правило, хранение ручного багажа (сумок,
портфелей, чемоданов) не более двух мест бесплатное. Хранение вещей больших
габаритов производится за плату.

Выдача багажа осуществляется на руки
гостю после того, как установлено, что он является его законным владельцем, и
только по предъявлении бирки или квитанции. Если багаж гостя хочет получить его
представитель, то кроме бирки или квитанции должно быть представлено письменное
разрешение гостя или доверенность на получение багажа, а его представитель
должен предъявить свое удостоверение личности.

При выдаче багажа необходимо
предлагать гостям помощь подносчика багажа или швейцара.

В случае потери багажного жетона
необходимо соблюсти определенные формальности:

1)     
сотрудник камеры хранения должен поставить в
известность о случившейся потере руководителя службы приема и размещения, а
также службу безопасности отеля,

2)     
гостю необходимо подробно описать содержимое
багажа, указать сроки его предыдущего или текущего пребывания в отеле,

3)     
 сделать копию документа, удостоверяющего личность
клиента.

— хранение особо ценных вещей в
депозитных ячейках (safe deposit boxes).

Депозитные ячейки (сейфы) находятся в
зоне службы приема и размещения. Общая сумма хранимых гостем ценностей в ячейке
сейфа должна ограничиваться законом РФ. Установленная сумма должна быть
опубликована на видном месте (например, на дверце сейфа). Условия и порядок
пользования сейфом должны строго соответствовать требованиям законодательства.

Принцип работы депозитного сейфа
заключается в наличии двух ключей, один из которых находится у администратора,
другой выдается гостю.  Открыть ячейку возможно только при наличии обоих
ключей, т.е. в присутствии гостя и сотрудника отеля. Для каждой депозитной
ячейки в наличии должен быть только один комплект ключей, а любой дубликат
должен быть уничтожен.

Служащий должен ознакомить гостя с
правилами пользования депозитными сейфами и сообщить гостю, что существует
только один комплект ключей к депозитной ячейке.

— хранение в индивидуальных сейфах
(individual safes). Большинство гостиниц используют три
типа сейфов: сейфы в гостиничных номерах, в служебных помещениях и мини-сейфы в
зоне стойки регистрации.

При использовании депозитной ячейки
(сейфа) необходимо соблюдать ряд формальностей и вести соответствующую
документацию. Гость должен заполнить и подписать регистрационную карту для
пользования депозитной ячейкой (сейфом). В регистрационной карте указывается
дата, номер сейфа (ячейки), имя гостя и его постоянный адрес, номер комнаты,
гость ставит свою подпись.

В регистрационной карте должны быть
указаны следующие правила обращения с сейфами:

а) в целях безопасности отсутствие
дубликата ключей;

б) в случае утери или порчи ключа
гость согласен оплатить стоимость вскрытия сейфа;

в) при выезде из гостиницы гость
должен освободить сейф и сдать ключ;

г) в случае если гость уехал, не сдав
ключ, гостиница оставляет за собой право вскрыть сейф;

д) содержимое сейфа будет храниться в
гостинице в течение одного года. По истечении этого срока право распоряжаться содержимым
сейфа остается за гостиницей.

Служащий должен проводить гостя к
отдельной кабинке, где гость может в условиях конфиденциальности
воспользоваться сейфом и разместить свои ценности в сейфе.

Если гость хочет оставить за собой
пустой сейф и получить от него ключ, служащий должен визуально проверить в
присутствии гостя, что сейф на самом деле пуст. Каждый факт пользования сейфом
должен быть зафиксирован на оборотной стороне регистрационной карты (дата,
время, подписи гостя и служащего), где гость подтверждает, что при открытии
сейфа все ценности находятся в сохранности. Факт выемки гостем ценностей и
возврат ключа также должен быть зафиксирован, гость должен подтвердить своей
подписью, что все ценности извлечены из сейфа и находятся в полной сохранности.
Каждый месяц должна проводиться ревизия всех ключей и депозитных ячеек.

Если
гость забыл, оставил или потерял свое имущество в гостинице, то сотрудникам
необходимо придерживаться следующих процедур хранения и выдачи найденных вещей:

— найденные
вещи гостя, который уже покинул гостиницу, должны быть зарегистрированы в
журнале руководителем службы гостиничного хозяйства или его заместителем;

— в журнал
нужно внести дату, время и место нахождения вещи, наименование и описание вещи,
имя гостя (если известно), имя и должность сотрудника, обнаружившего вещь;

— после
регистрации вещи помещаются в пакеты соответствующих размеров, к которым
приклеивается карточка с информацией из журнала регистрации (регистрационный
номер, имя гостя, место, где была найдена вещь, наименование вещи, имя
сотрудника, нашедшего вещь, примечание, подпись руководителя или заместителя);

  — найденные
вещи и ценности должны храниться в сейфе руководителя службы гостиничного
хозяйства или в специальном помещении со стеллажами и холодильником для
скоропортящихся продуктов;

— вещи гостя
должны храниться, по крайней мере, 6 месяцев;

— ценности
гостя должны храниться, по крайней мере, один год, после чего отдаются тому,
кто их обнаружил;

— не
распакованные продукты должны храниться 48 часов;

— на
невостребованные вещи, переданные нашедшим их сотрудникам, оформляется пропуск
на вынос вещей (дата, имя служащего, отдел, должность, наименование вещей,
подпись руководителя службы) и делается соответствующая отметка в журнале;

— разрешение
на вынос оформляется в трех экземплярах: в службу безопасности, самому
сотруднику и для руководителя, выписавшего пропуск;

— если
владелец вещи, стоимость которой высока, отказывается от нее, руководитель
службы гостиничного хозяйства должен принять меры для получения письменного
отказа от владельца найденной вещи в пользу гостиницы;

— гостиница
не должна первой входить в контакт с гостем в целях информирования его о
нахождении забытой вещи, чтобы сохранить конфиденциальность гостя и не нанести
урон его частной жизни;

— если гость
востребовал найденные вещи в течение установленного гостиницей срока,
необходимо убедиться, что обратившийся гость действительно является владельцем
вещей;

— оформить
акт на возврат забытой вещи (срок хранения документа – 1 год);

— если гость
не имеет возможности прибыть в гостиницу, выдать вещь другому лицу возможно
только при наличии доверенности от владельца забытой вещи и получения устного
подтверждения от самого владельца вещи о его желании, чтобы вещь передали его
представителю.

6.1. Инвентаризация материалов

Инвентаризация
является средством контроля и выступает
в качестве необходимого дополнения к
документации хозяйственных операций.
В ходе инвентаризации проверяются
наличие материальных ценностей и
денежных средств, находящихся на хранении
у материально ответственных лиц, условия
их хранения, место расположения и порядок
использования.

Инвентаризации
в соответствии с Федеральным законом
«О бухгалтерском учете» являются
обязательными:

1)
при составлении годовой отчетности;

2)
в случае смены материально ответственных
лиц на день приемки-передачи дел;

3)
после пожара или стихийных бедствий
немедленно по окончании пожара или
стихийного бедствия;

4)
при установлении фактов утраты имущества
(вследствие краж, ограблений, хищений
или злоупотреблений, а также порчи
имущества) немедленно по установлении
этих фактов и т.д.

Материалы
инвентаризации широко используются
при проведении судебно-бухгалтерской
экспертизы, которая исследует
производственную и финансово-хозяйственную
деятельность, бесхозяйственность и
другие негативные явления, отраженные
в бухгалтерском учете и отчетности и
ставшие объектом расследования
правоохранительных органов.

В
соответствии с Положением о бухгалтерском
учете и отчетности в Российской Федерации
проведение инвентаризаций обязательно:

при
передаче имущества организации в аренду,
выкупе, продаже, а также в случаях,
предусмотренных законодательством при
преобразовании государственного или
муниципального унитарного предприятия;

перед
составлением годовой бухгалтерской
отчетности, кроме имущества, инвентаризация
которого проводилась не ранее 1 октября
отчетного года.

Инвентаризация
основных средств может проводиться
один раз в три года, а библиотечных
фондов — один раз в пять лет. В районах,
расположенных на Крайнем Севере и
приравненных к ним местностях,
инвентаризация товаров, сырья и материалов
может проводиться в период их наименьших
остатков;

при
смене материально ответственных лиц
(на день приемки-передачи дел);

при
установлении фактов хищений или
злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в
случае стихийных бедствий, пожара,
аварий или других чрезвычайных ситуаций,
вызванных экстремальными условиями;

при
ликвидации (реорганизации) организации
перед составлением ликвидационного
(разделительного) баланса и в других
случаях, предусматриваемых законодательством
Российской Федерации или нормативными
актами Министерства финансов Российской
Федерации.

При
коллективной (бригадной) материальной
ответственности инвентаризации
проводятся при смене руководителя
коллектива (бригадира), при выбытии из
коллектива (бригады) более пятидесяти
процентов его членов, а также по требованию
одного или нескольких членов коллектива
(бригады).

Процесс
инвентаризации можно подразделить на
несколько этапов.

Этап
первый — подготовительный. Этот этап
включает в себя следующие мероприятия:

1)
подготовка приказа о проведении
инвентаризации;

2)
формирование инвентаризационной
комиссии;

3)
определение сроков проведения и видов
инвентаризуемого имущества;

4)
получение расписок от материально
ответственных лиц.

На
втором этапе происходит взвешивание,
обмеривание, подсчет, выявление и
проверка фактического наличия имущества
и обязательств, а также составление
инвентаризационных описей.

Третий
этап — это сопоставление данных
инвентаризационных описей с данными
бухгалтерского учета. На этом этапе
выявляются расхождения, составляются
сличительные ведомости и определяются
причины расхождений.

И
наконец, четвертый (заключительный)
этап — оформление результатов
инвентаризации. На этом этапе данные
бухгалтерского учета приводятся в
соответствие с результатами инвентаризации,
лица, виновные в неправильном учете
имущества, привлекаются к административной
ответственности.

Предприятия
розничной и оптово-розничной торговли,
а также склады (базы) разрешается
закрывать для проведения инвентаризации
на срок не более 3-х дней.

Перед
началом инвентаризации прежде всего
следует оформить приказ руководителя
о проведении инвентаризации,
зарегистрировать его в журнале. Для
этих документов предусмотрены специальные
формы — N N ИНВ-22 и ИНВ-23.

В
приказе о проведении инвентаризации
указываются содержание, объем, порядок
и сроки проведения инвентаризации, а
также персональный состав инвентаризационной
комиссии.

Приказ
о проведении инвентаризации может
содержать в качестве приложения план
проведения инвентаризации, который
определяет сроки окончания инвентаризации,
разграничивает обязанности между
членами рабочих комиссий. Кроме того,
организация на этапе подготовки к
проведению инвентаризации может
разработать соответствующие внутренние
документы. Это могут быть, например:

1)
правила с подробным описанием действий
членов рабочих комиссий при проверке
наличия и состояния имущества предприятия;

2)
порядок урегулирования претензий к
работе инвентаризационных комиссий;

3)
формы первичных документов для оформления
результатов инвентаризации.

Для
проведения инвентаризации в организации
создается постоянно действующая
инвентаризационная комиссия. При большом
объеме работ для одновременного
проведения инвентаризации имущества
и финансовых обязательств создаются
рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в
организации ревизионной комиссии
проведение инвентаризаций допускается
возлагать на нее.

Комиссия
готовит и обеспечивает инвентаризацию,
инструктирует членов рабочих
инвентаризационных комиссий, проводит
контрольные проверки правильности
проведения инвентаризаций, а также
выборочные инвентаризации
товарно-материальных ценностей в местах
хранения и переработки в межинвентаризационный
период. Также она проверяет правильность
выведения результатов инвентаризаций,
обоснованность предложенных зачетов
по пересортице ценностей на базах,
складах, в кладовых, цехах, на строительных
участках и в других местах их хранения.
При необходимости (например, при выявлении
серьезных нарушений правил проведения
инвентаризации) комиссия проводит (по
поручению руководителя предприятия)
повторные сплошные инвентаризации и
вносит предложения о порядке урегулирования
выявленных недостач и потерь от порчи
ТМЦ.

Персональный
состав постоянно действующих и рабочих
инвентаризационных комиссий утверждает
руководитель организации. Документ о
составе комиссии (приказ, постановление,
распоряжение) (Приложение N 1 к Методическим
указаниям по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств) регистрируют
в книге контроля за выполнением приказов
о проведении инвентаризации (Приложение
N 2 к Методическим указаниям по
инвентаризации имущества и финансовых
обязательств).

В
состав инвентаризационной комиссии
включаются представители администрации
организации, работники бухгалтерской
службы, другие специалисты (инженеры,
экономисты, техники и т.д.). В нее также
могут входить представители службы
внутреннего аудита организации,
независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии
при проведении инвентаризации служит
основанием для признания результатов
инвентаризации недействительными.

Согласно
п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств
до начала проверки фактического наличия
имущества инвентаризационной комиссии
следует получить последние на момент
инвентаризации приходные и расходные
документы или отчеты о движении
материальных ценностей и денежных
средств. Перед началом проведения
инвентаризации членам рабочих
инвентаризационных комиссий вручается
приказ о проведении инвентаризации и
составе комиссии, а председателям
комиссий — контрольный пломбир.

Бухгалтер
обязан представить комиссии данные
бухгалтерского учета, в которых
зафиксированы перечень и стоимость
имущества фирмы. В регистрах учета
должны быть следующие данные:

—
дата и наименование той или иной
хозяйственной операции;

—
ее сумма;

—
остатки по счетам бухгалтерского учета
на начало и конец года.

На
основании этих документов комиссия
определяет стоимость имущества и
обязательств фирмы к началу инвентаризации.
Эти данные заносят в инвентаризационные
описи и акты (графа «По данным
бухгалтерского учета»). Инвентаризационная
опись (акт) — это документ, в котором
отражают результаты инвентаризации.
Для каждого вида имущества оформляют
свою форму. Например, при инвентаризации
наличных денег заполняют акт по форме
N ИНВ-15, товаров или материалов — опись
по форме N ИНВ-3 и т.д.

Опись
подписывают все члены комиссии и
работники, ответственные за сохранность
имущества. Если в документе не будет
хотя бы одной необходимой подписи,
результаты инвентаризации могут признать
недействительными. Опись хранят в архиве
фирмы не меньше пяти лет.

Председатель
инвентаризационной комиссии визирует
все приходные и расходные документы,
приложенные к реестрам (отчетам), с
указанием «до инвентаризации на «…»
(дата)», что должно служить бухгалтерии
основанием для определения остатков
имущества к началу инвентаризации по
учетным данным.

Материально
ответственные лица дают расписки о том,
что к началу инвентаризации все расходные
и приходные документы на имущество
сданы в бухгалтерию или переданы комиссии
и все ценности, поступившие на их
ответственность, оприходованы, а выбывшие
списаны в расход. Аналогичные расписки
дают и лица, имеющие подотчетные суммы
на приобретение или доверенности на
получение имущества.

Сведения
о фактическом наличии имущества и
реальности учтенных финансовых
обязательств записываются в
инвентаризационные описи или акты
инвентаризации не менее чем в двух
экземплярах. Примерные формы описей и
актов приведены в Приложениях N N 6 — 18 к
Методическим указаниям по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризационная
комиссия обеспечивает полноту и точность
внесения в описи данных о фактических
остатках основных средств, запасов,
товаров, денежных средств, другого
имущества и финансовых обязательств,
правильность и своевременность оформления
материалов инвентаризации. Фактическое
наличие имущества при инвентаризации
определяют путем обязательного подсчета,
взвешивания, обмера.

Руководитель
организации должен создать условия,
обеспечивающие полную и точную проверку
фактического наличия имущества, в
установленные сроки (обеспечить рабочей
силой для перевешивания и перемещения
грузов, технически исправным весовым
хозяйством, измерительными и контрольными
приборами, мерной тарой).

Прежде
чем приступить к проверке фактического
наличия имущества, рабочая инвентаризационная
комиссия обязана опломбировать подсобные
помещения, подвалы и другие места
хранения ценностей, имеющие отдельные
входы и выходы, проверить исправность
всех весов и измерительных приборов и
соблюдение установленных сроков их
клеймения. Весы проверяются на
устойчивость, чувствительность и
точность взвешивания.

По
материалам и товарам, хранящимся в
неповрежденной упаковке поставщика,
количество этих ценностей может
определяться на основании документов
при обязательной проверке в натуре (на
выборку) части этих ценностей. Определение
веса (или объема) навалочных материалов
допускается производить на основании
обмеров и технических расчетов.

При
инвентаризации большого количества
весовых товаров ведомости отвесов ведут
раздельно один из членов инвентаризационной
комиссии и материально ответственное
лицо. В конце рабочего дня (или по
окончании перевески) данные этих
ведомостей сличают, и выверенный итог
вносят в опись. Акты обмеров, технические
расчеты и ведомости отвесов прилагают
к описи.

Инвентаризационные
описи могут быть заполнены как с
использованием средств вычислительной
и другой организационной техники, так
и ручным способом. При использовании
ручного способа описи заполняются
чернилами или шариковой ручкой четко
и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей
и объектов, их количество указывают в
описях по номенклатуре и в единицах
измерения, принятых в учете.

На
каждой странице описи указывают прописью
число порядковых номеров материальных
ценностей и общий итог количества в
натуральных показателях, записанных
на данной странице, вне зависимости от
того, в каких единицах измерения (штуках,
килограммах, метрах и т.д.) эти ценности
показаны.

Исправление
ошибок производится во всех экземплярах
описей путем зачеркивания неправильных
записей и проставления над зачеркнутыми
правильных записей. Исправления должны
быть оговорены и подписаны всеми членами
инвентаризационной комиссии и материально
ответственными лицами.

В
описях не допускается оставлять
незаполненные строки, на последних
страницах незаполненные строки
прочеркиваются. На последней странице
описи должна быть сделана отметка о
проверке цен, таксировки и подсчета
итогов за подписями лиц, производивших
эту проверку.

Проверка
фактического наличия имущества
производится при обязательном участии
материально ответственных лиц. При
проверке фактического наличия имущества
в случае смены материально ответственных
лиц принявший имущество расписывается
в описи в получении, а сдавший — в сдаче
этого имущества.

Для
подтверждения фактического наличия
имущества на складах сторонних организаций
необходимо в ходе инвентаризации
получить подтверждение от этих организаций
в виде расписок. Такое требование
объясняется тем, что основной целью
инвентаризации является проверка
фактического наличия имущества.
Документы, оформленные, например, год
назад, по сути являются слабым
подтверждением того, что в момент
инвентаризации имущество находится в
целостности и сохранности у лица,
которому оно передано по договору аренды
или хранения, в доверительное управление
или хозяйственное ведение.

Описи
подписывают все члены инвентаризационной
комиссии и материально ответственные
лица. В конце описи материально
ответственные лица дают расписку,
подтверждающую проверку комиссией
имущества в их присутствии, об отсутствии
к членам комиссии каких-либо претензий
и принятии перечисленного в описи
имущества на ответственное хранение.

На
имущество, находящееся на ответственном
хранении, арендованное или полученное
для переработки, составляются отдельные
описи.

Если
инвентаризация имущества проводится
в течение нескольких дней, то помещения,
где хранятся материальные ценности,
при уходе инвентаризационной комиссии
должны быть опечатаны. Во время перерывов
в работе инвентаризационных комиссий
(в обеденный перерыв, в ночное время, по
другим причинам) описи должны храниться
в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении,
где проводится инвентаризация.

Хотелось
бы еще раз подчеркнуть важность
правильного оформления документов —
это позволит в последующем избежать
множества как мелких недоразумений,
так и крупных неприятностей.

В
тех случаях, когда материально
ответственные лица обнаружат после
инвентаризации ошибки в описях, они
должны немедленно (до открытия склада,
кладовой, секции и т.п.) заявить об этом
председателю инвентаризационной
комиссии. Инвентаризационная комиссия
осуществляет проверку указанных фактов
и в случае их подтверждения производит
исправление выявленных ошибок в
установленном порядке.

Для
оформления инвентаризации необходимо
применять формы первичной учетной
документации по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств, приведенные
в Приложениях N N 6 — 18 к Методическим
указаниям по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств, либо формы,
разработанные министерствами, ведомствами.
В частности, при инвентаризации рабочего
скота и продуктивных животных, птицы и
пчелосемей, многолетних насаждений,
питомников применяются формы, утвержденные
Министерством сельского хозяйства и
продовольствия Российской Федерации
для сельскохозяйственных организаций
(Приказ Минсельхозпрода России от 25
сентября 1995 г. N 271, при инвентаризации
дебиторской и кредиторской задолженности
предприятий и организаций
жилищно-коммунального комплекса — формы,
утвержденные Приказом Госстроя России
от 21 апреля 2003 г. N 142, при инвентаризации
имущества налогоплательщиков при
налоговой проверке — формы, утвержденные
Приказом Минфина России N 20н, МНС России
N ГБ-3-04/39 от 10 марта 1999 г. и т.д.

По
окончании инвентаризации могут
проводиться контрольные проверки
правильности проведения инвентаризации.
Их следует проводить с участием членов
инвентаризационных комиссий и материально
ответственных лиц обязательно до
открытия склада, кладовой, секции и
т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок
оформляются актом, форма которого
содержится в Приложении N 3 к Методическим
указаниям по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств, и регистрируются
в книге учета контрольных проверок
правильности проведения инвентаризаций,
приведенном в Приложении N 4 к Методическим
указаниям по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств.

В
межинвентаризационный период в
организациях с большой номенклатурой
ценностей могут проводиться выборочные
инвентаризации материальных ценностей
в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности
проведения инвентаризаций и выборочные
инвентаризации, проводимые в
межинвентаризационный период,
осуществляются инвентаризационными
комиссиями по распоряжению руководителя
организации.

Одновременно
с инвентаризацией товарно-материальных
ценностей бухгалтерия предприятия
должна проверить записи по всем
соответствующим счетам в сопоставлении
с корреспондирующими счетами. Например,
по основным средствам необходимо
установить, все ли объекты, принятые в
эксплуатацию, числятся в учете; по
товарно-материальным ценностям — все
ли поступившие ценности оприходованы,
а выбывшие списаны и отражены в учете;
по незавершенному производству — все
ли затраты списаны на выпущенную
продукцию и т.д.

Товарно-материальные
ценности, к которым относятся материалы,
заносятся в описи по каждому отдельному
наименованию с указанием вида, группы,
количества и других необходимых данных
(артикула, сорта и др.). При этом
инвентаризация готовой продукции
осуществляется так же, как и инвентаризация
материалов.

Инвентаризация
материалов должна, как правило, проводиться
в порядке расположения ценностей в
данном помещении. При хранении материалов
в разных изолированных помещениях у
одного материально ответственного лица
инвентаризация проводится последовательно
по местам хранения. После проверки
ценностей вход в помещение не допускается
(например, опломбировывается), и комиссия
переходит для работы в следующее
помещение.

Комиссия
в присутствии заведующего складом
(кладовой) и других материально
ответственных лиц проверяет фактическое
наличие материалов путем обязательного
их пересчета, перевешивания или
перемеривания. Не допускается вносить
в описи данные об остатках ценностей
со слов материально ответственных лиц
или по данным учета без проверки их
фактического наличия.

Некоторые
продовольственные и промышленные
ценности в процессе хранения под влиянием
внешних факторов могут высыхать,
испаряться, вымораживаться, высыпаться,
разбиваться и проливаться. Для таких
материалов разрабатываются и утверждаются
отраслевые нормы естественной убыли.

При
инвентаризации подобных материалов
часть недостачи (в пределах норм
естественной убыли) может быть списана
на издержки производства и обращения
(счета 20 «Основное производство»
и 44 «Расходы на продажу»), а оставшаяся
часть должна быть отнесена на материально
ответственное лицо. Нормы естественной
убыли могут применяться только тогда,
когда установлен факт недостачи. Их
нельзя использовать просто как инструмент
списания части материалов.

Недостачи
материалов, выявленные при инвентаризации,
учитываются по дебету счета 94:

Дебет
94 Кредит 10 (41)

—
выявлена недостача.

Списание
недостач отражается по кредиту счета
94:

Дебет
20 (44…) Кредит 94

—
списана недостача в пределах норм
естественной убыли;

Дебет
73-2 Кредит 94

—
недостача сверх норм естественной убыли
отнесена на виновных лиц;

Дебет
91-2 Кредит 94

—
списана недостача сверх норм естественной
убыли при отсутствии виновных лиц (или
если во взыскании отказано судом).

В
ходе инвентаризации можно обнаружить
неучтенные материалы. Их следует
оприходовать при помощи проводки:

Дебет
10 (41) Кредит 91-1

—
оприходованы неучтенные материалы
(товары), выявленные при инвентаризации.

Материалы,
поступающие во время проведения
инвентаризации, принимаются материально
ответственными лицами в присутствии
членов инвентаризационной комиссии и
приходуются по реестру или товарному
отчету после инвентаризации. Эти
товарно-материальные ценности заносятся
в отдельную опись под наименованием
«Товарно-материальные ценности,
поступившие во время инвентаризации».
В описи указываются дата поступления,
наименование поставщика, дата и номер
приходного документа, наименование
товара, количество, цена и сумма.
Одновременно на приходном документе
за подписью председателя инвентаризационной
комиссии (или по его поручению члена
комиссии) делается отметка «после
инвентаризации» со ссылкой на дату
описи, в которую записаны эти ценности.

При
длительном проведении инвентаризации
в исключительных случаях и только с
письменного разрешения руководителя
и главного бухгалтера организации в
процессе инвентаризации товарно-материальные
ценности могут отпускаться материально
ответственными лицами в присутствии
членов инвентаризационной комиссии.
Такие ценности заносятся в отдельную
опись под наименованием «Товарно-материальные
ценности, отпущенные во время
инвентаризации». Оформляется опись
по аналогии с документами на поступившие
товарно-материальные ценности во время
инвентаризации. В расходных документах
делается отметка за подписью председателя
инвентаризационной комиссии или по его
поручению — члена комиссии.

Согласно
п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому
учету материально-производственных
запасов, утвержденных Приказом Минфина
России от 28 декабря 2001 г. N 119н, по
результатам инвентаризаций и проверок
принимаются соответствующие решения
по устранению недостатков в хранении
и учете запасов и возмещению материального
ущерба. Выявленные при инвентаризации
расхождения между фактическим наличием
имущества и данными бухгалтерского
учета отражаются в следующем порядке:
излишки запасов приходуются по рыночным
ценам и одновременно их стоимость
относится в коммерческих организациях
на финансовые результаты:

Дебет
10 Кредит 91

—
рыночная стоимость неучтенных ТМЦ,
выявленных в результате инвентаризации.

В
налоговом учете на момент оформления
результатов инвентаризации должен быть
отражен внереализационный доход в сумме
рыночной стоимости оприходованных
материалов. По этой же стоимости данные
материалы должны числиться в налоговом
учете и приниматься в расчет расходной
части налоговой базы по налогу на
прибыль. Расхождений в налоговом и
бухгалтерском отражении данной операции
нет.

Инвентаризация
товарно-материальных ценностей
отгруженных, не оплаченных в срок
покупателями, находящихся на складах
других организаций, заключается в
проверке обоснованности числящихся
сумм на соответствующих счетах
бухгалтерского учета.

На
счетах учета товарно-материальных
ценностей, не находящихся в момент
инвентаризации в подотчете материально
ответственных лиц (в пути, товары
отгруженные и др.), могут оставаться
только суммы, подтвержденные надлежаще
оформленными документами: по находящимся
в пути — расчетными документами поставщиков
или другими их заменяющими документами,
по отгруженным — копиями предъявленных
покупателям документов (платежных
поручений, векселей и т.д.), по просроченным
оплатой документам — с обязательным
подтверждением учреждением банка; по
находящимся на складах сторонних
организаций — сохранными расписками,
переоформленными на дату, близкую к
дате проведения инвентаризации.

Предварительно
должна быть произведена сверка этих
счетов с другими корреспондирующими
счетами. Например, по счету «Товары
отгруженные» следует установить, не
числятся ли на этом счете суммы, оплата
которых по чему-либо отражена на других
счетах («Расчеты с разными дебиторами
и кредиторами» и т.д.) или суммы за
материалы и товары, фактически оплаченные
и полученные, но числящиеся в пути.

Описи
составляются отдельно на товарно-материальные
ценности, находящиеся в пути, отгруженные,
не оплаченные в срок покупателями и
находящиеся на складах других организаций.
В описях на товарно-материальные
ценности, находящиеся в пути, по каждой
отдельной отправке приводятся следующие
данные: наименование, количество и
стоимость, дата отгрузки, а также перечень
и номера документов, на основании которых
эти ценности учтены на счетах бухгалтерского
учета.

В
описи на товарно-материальные ценности,
отгруженные и не оплаченные в срок
покупателями, по каждой отдельной
отгрузке вносятся наименование
покупателя, наименование товарно-материальных
ценностей, сумма, дата отгрузки, дата
выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные
ценности, хранящиеся на складах других
организаций, заносятся в описи на
основании документов, подтверждающих
сдачу этих ценностей на ответственное
хранение. В описях на эти ценности
указываются их наименование, количество,
сорт, стоимость (по данным учета), дата
принятия груза на хранение, место
хранения, номера и даты документов.

В
описях на материалы, переданные в
переработку другой организации,
указываются наименование перерабатывающей
организации, наименование ценностей,
количество, фактическая стоимость по
данным учета, дата передачи ценностей
в переработку, номера и даты документов.

Малоценные
и быстроизнашивающиеся предметы,
находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются
по местам их нахождения, по материально
ответственным лицам, на хранении у
которых они находятся. Инвентаризация
проводится путем осмотра каждого
предмета. В описи малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы заносятся
по наименованиям в соответствии с
номенклатурой, принятой в бухгалтерском
учете.

При
инвентаризации малоценных и
быстроизнашивающихся предметов, выданных
в индивидуальное пользование работникам,
допускается составление групповых
инвентаризационных описей с указанием
в них ответственных за эти предметы
лиц, на которых открыты личные карточки,
с распиской их в описи.

Предметы
спецодежды и столового белья, отправленные
в стирку и ремонт, должны записываться
в инвентаризационную опись на основании
ведомостей-накладных или квитанций
организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные
и быстроизнашивающиеся предметы,
пришедшие в негодность и не списанные,
в инвентаризационную опись не включаются,
а составляется акт с указанием времени
эксплуатации, причин негодности,
возможности использования этих предметов
в хозяйственных целях.

Тара
заносится в описи по видам, целевому
назначению и качественному состоянию
(новая, бывшая в употреблении, требующая
ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в
негодность, инвентаризационной комиссией
составляется акт на списание с указанием
причин порчи.

При
проведении инвентаризации данные о
материалах отражают в описи по форме N
ИНВ-3 (см. табл. на с. 77 — 79).

Унифицированная
форма N ИНВ-3

┌──────────┐

│ Код
│

├──────────┤

Форма
по ОКУД │ 0317004 │

ООО
«Книга» ├──────────┤

————————————————
по ОКПО │ 51190611 │

организация
├──────────┤

Склад
N 1 │ │

———————————————————
│ 30031 │

структурное
подразделение ├──────────┤

Вид
деятельности │ 22.11 │

┌──────┼──────────┤

Основание
для проведения приказ, постановление,
│номер │ 69 │

инвентаризации:
распоряжение │ │ │

────────────────────────┼──────┼──────────┤

ненужное
зачеркнуть │дата │23.10.2008│

└──────┼──────────┤

Дата
начала инвентаризации │26.10.2008│

├──────────┤

Дата
окончания инвентаризации │26.10.2008│

├──────────┤

Вид
операции │ │

└──────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер
│ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 3
│ 26.10.2008│

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ
ОПИСЬ └─────────┴───────────┘

ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ

Бумага
для печати и делопроизводства

——————————————————————,

вид
товарно-материальных ценностей

в
собственности организации

находящиеся
——————————————————

в
собственности организации, полученные
для переработки

РАСПИСКА

К
началу проведения инвентаризации все
расходные и приходные

документы
на товарно-материальные ценности сданы
в бухгалтерию и

все
товарно-материальные ценности,
поступившие на мою (нашу)

ответственность,
оприходованы, а выбывшие списаны в
расход.

Кладовщик
Новикова Новикова Н.Н.

Материально
ответственное(ые) ——— ———
——————-

лицо(а):
должность подпись расшифровка
подписи

________
_______ ___________________

должность
подпись расшифровка подписи

Произведено
снятие фактических остатков ценностей
по состоянию на

26
октября 2008

«—»
————- —- г.

2-я
и 3-я страницы формы N ИНВ-3

Но- мер по по- ряд-ку	Счет,субс-чет	Товарно- материальные ценности	Единица измерения	Цена,руб.коп.	Номер	Фактическое наличие	По данным бухгалтерскогоучета
ин- вен-тар-ный	пас-пор-та
код по ОКЕИ	наи-ме- но- ва- ние
наименова- ние, характерис-тика (вид, сорт,группа)	код (но- менк- ла- тур- ный но- мер)	коли-чес- тво	сумма, руб. коп.	коли-чес- тво	сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	10.1	Бумага, 80 г/кв. м,бел. 96%	050134	166	кг	10,00	—	—	2 000	20 000,00	2 000	20 000,00
2	10.1	Бумага писчая, 65 г/кв. м	050146	166	кг	6,00	—	—	900	5 400,00	1 000	6 000,00
					и т.д.
Итого	2 900	25 400,00	3 000	26 000,00

Итого
по странице:

Два

а)
количество порядковых номеров
——————————

прописью

Два

б)
общее количество единиц фактически
————————

прописью

Двадцать
пять тысяч четыреста

в)
на сумму фактически
—————————————

прописью

00

________________________________________________
руб. ——- коп.

По
данному образцу печатать вкладной
лист в формате 2А4 с

надписью
«Вкладной лист к форме N ИНВ-3».

4-я
страница формы N ИНВ-3

Итого
по описи:

Два

а)
количество порядковых номеров
——————————

прописью

Два

б)
общее количество единиц фактически
————————

прописью

Двадцать
пять тысяч четыреста

в)
на сумму фактически
—————————————

прописью

00

________________________________________________
руб. ——- коп.

Все
цены, подсчеты итогов по строкам,
страницам и в целом по

инвентаризационной
описи товарно-материальных
ценностей

проверены.

Зам.

директора
Князев Князев К.К.

Председатель
комиссии ——— ——- —————————

должность
подпись расшифровка подписи

Зав.

отделом
Ястребов Ястребов Я.Я.

Члены
комиссии: ———— ——— ——————————

должность
подпись расшифровка подписи

Зам.
зав.

отделом
Тимофеев Тимофеев Т.Т.

————
——— ——————————

должность
подпись расшифровка подписи

Ст.
менеджер Бочкарев Бочкарев Б.Б.

————
——— —————————-

должность
подпись расшифровка подписи

Все
товарно-материальные ценности,
поименованные в настоящей

1
2

инвентаризационной
описи с N ———— по N ————,

комиссией
проверены в натуре в моем (нашем)
присутствии и внесены

в
опись, в связи с чем претензий к
инвентаризационной комиссии не

имею
(не имеем). Товарно-материальные
ценности, перечисленные в

описи,
находятся на моем (нашем) ответственном
хранении.

Лицо(а),
ответственное(ые) за сохранность
товарно-материальных

ценностей:

Кладовщик
Новикова Новикова Н.Н.

————
——— ——————————

должность
подпись расшифровка подписи

___________
_______ ______________________________

должность
подпись расшифровка подписи

___________
_______ ______________________________

должность
подпись расшифровка подписи

26
октября 2008

«—»
————- —- г.

Указанные
в настоящей описи данные и расчеты
проверил

Бухгалтер
Котова Котова К.К.

————
——- ——————————

должность
подпись расшифровка подписи

26
октября 2008

«—»
————— —- г.

Там
указывают их виды, группы, артикулы и
сорта. Все ценности в присутствии членов
комиссии пересчитывают, перемеривают,
перевешивают. Опись составляют в двух
экземплярах:

—
один экземпляр передают в бухгалтерию
для составления сличительной ведомости;

—
второй экземпляр остается у лица,
ответственного за сохранность ценностей.

В
графе «Товарно-материальные ценности»
описи (столбец «Код (номенклатурный
номер)») должен быть указан номенклатурный
номер товарно-материальных ценностей.
Чтобы заполнить эту графу, можно
воспользоваться Общероссийским
классификатором видов экономической
деятельности, продукции и услуг (ОК
004-93) или разработать собственные
кодировки.

В
графе «Единица измерения»
проставляются данные из Общероссийского
классификатора единиц измерения ОК
015-94.

Товарно-материальные
ценности, поступающие в ООО «Ромашка»
в период ревизии, кладовщики приходуют
в присутствии комиссии по реестру или
товарному отчету уже после инвентаризации.
Данные о них заносят в отдельную опись
«Товарно-материальные ценности,
поступившие во время инвентаризации».

Отпущенные
в период ревизии ценности также отражаются
в отдельной описи «Товарно-материальные
ценности, отпущенные в период
инвентаризации». В расходных документах
председатель комиссии делает
соответствующую отметку и ставит свою
подпись.

По
отгруженным, но не оплаченным товарам,
которые находятся на складе фирмы,
оформляется отдельная опись. В ней
делается запись о покупателях, наименовании
товаров, их стоимости и дате отгрузки.

В
описи, которая заполнена не до конца,
ставится прочерк в виде латинской буквы
«Z». Это делают, чтобы нельзя было
дописать туда что-либо после окончания
инвентаризации. С этой же целью внизу
описи проставляется количество порядковых
номеров по каждой странице и общее
количество единиц ценностей.

Кроме
проверки фактического наличия и состояния
материально-производственных запасов,
при проведении инвентаризации
осуществляется также анализ обоснованности
оценки активов, по которым они числятся
в учете.

Обусловлено
это положениями п. 25 ПБУ 5/01, согласно
которому по морально устаревшим
материалам, по материалам, полностью
или частично утратившим свое первоначальное
качество, а также по материалам, по
которым текущая рыночная стоимость,
стоимость продажи снизились, стоимость
на конец года для отражения их в
бухгалтерском балансе может меняться
посредством создания резервов под
снижение стоимости материальных
ценностей.

Такой
резерв создается в конце каждого
отчетного года за счет финансовых
результатов организации на величину
разницы между текущей рыночной стоимостью
и фактической себестоимостью, если
последняя выше текущей рыночной
стоимости. Создание резерва оформляется
записью по дебету счета 91, субсчет
«Прочие расходы», и кредиту счета
14 «Резервы под снижение стоимости
материальных ценностей» в конце
декабря отчетного года.

В
соответствии с п. 20 Методических указаний
по бухгалтерскому учету
материально-производственных запасов
(утв. Приказом Минфина России от 28 декабря
2001 г. N 119н) резерв под снижение стоимости
материалов создается по каждой единице
материалов, принятой в бухгалтерском
учете. Допускается создание резервов
по отдельным видам (группам) аналогичных
или связанных материалов. Не допускается
создание резервов по таким укрупненным
группам (видам) материалов, как основные
материалы, вспомогательные материалы,
запасы определенного операционного
или географического сегмента.

При
дальнейшей реализации или ином выбытии
материальных ценностей, по которым были
созданы резервы под снижение их стоимости,
резервы подлежат восстановлению (Дебет
14 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»).

Если
резерв под снижение стоимости материальных
ценностей был создан организацией в
конце отчетного года, а в следующем году
их рыночная стоимость увеличилась,
соответствующая часть резерва также
должна быть восстановлена:

Дебет
14 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы».

Выявленные
по результатам инвентаризации излишки
материалов, товаров и готовой продукции
приходуются на основании оформленной
в установленном порядке Ведомости учета
результатов, выявленных инвентаризацией
(форма N ИНВ-26) в составе внереализационных
доходов организации следующими записями
по счетам учета:

Дебет
10 «Материалы» (по соответствующим
субсчетам учета)

Кредит
91, субсчет «Прочие доходы»,

—
рыночная стоимость выявленных
«излишествующих» материалов;

Дебет
41 «Товары» (по соответствующим
субсчетам учета)

Кредит
91, субсчет «Прочие доходы»,

—
рыночная стоимость «излишествующих»
товаров;

Дебет
43 «Готовая продукция»

Кредит
91, субсчет «Прочие доходы»,

—
стоимость «излишествующей» готовой
продукции.

В
соответствии с п. 29 Указаний по учету
МПЗ излишки материально-производственных
запасов приходуются по рыночной цене,
под которой понимается сумма денежных
средств, которая может быть получена в
результате продажи указанных активов
(п. 9 ПБУ 5/01).

Учитывая
понятие рыночной цены, данное ПБУ 5/01,
оценка «излишествующей» готовой
продукции может осуществляться исходя
из продажных цен, применяемых организацией
в отношениях со сторонними независимыми
лицами.

В
соответствии с п. 20 ст. 250 Налогового
кодекса РФ стоимость излишков материалов,
выявленных в результате инвентаризации,
признается внереализационным доходом
налогоплательщика.

Пример.
13 октября 2006 г. ООО «Клен» провело
инвентаризацию имущества. В процессе
инвентаризации были выявлены: излишек
ГСМ на сумму 1200 руб. и недостачи — спирта
в пределах норм естественной убыли на
сумму 240 руб. и денежных средств в кассе
организации на сумму 60 руб.

В
бухгалтерском учете ООО «Мир»
указанную ситуацию необходимо отразить
следующим образом:

Дебет
10 Кредит 91 — 1200 руб.

—
отражено оприходование излишков ГСМ;

Дебет
94 Кредит 10 — 240 руб.

—
отражена недостача спирта;

Дебет
94 Кредит 50 — 60 руб.

—
отражена недостача наличных денег в
кассе организации;

Дебет
20 Кредит 94 — 240 руб.

—
списана недостача ценностей в пределах
норм естественной убыли;

Дебет
73-2 Кредит 94 — 60 руб.

—
недостача наличных денег в кассе
организации отнесена на виновное лицо
(кассира организации).

Стоимость
материалов в виде излишков, выявленных
в ходе инвентаризации, и (или) имущества,
полученного при демонтаже или разборке
выводимых из эксплуатации основных
средств, определяется как сумма налога
на прибыль, исчисленная с дохода,
предусмотренного п. п. 13 и 20 ст. 250
Налогового кодекса РФ.

Заметим,
что выявление и оприходование излишков
материалов и их последующая реализация
— это две различные операции, поэтому
налог на прибыль необходимо уплачивать
в обеих ситуациях.

Пример.
В IV квартале 2008 г. в результате
инвентаризации, проведенной в ООО
«Радуга», выявлены излишки материалов
на сумму 50 000 руб. С указанной суммы
исчислен и уплачен налог на прибыль в
сумме 12 000 руб. (50 000 руб. x 24%).

В
I квартале 2009 г. данные материалы были
реализованы ООО «Восход» за 60 000
руб.

Сумма
налога на прибыль по данной операции
составит 11 520 руб. ((60 000 руб. — 12 000 руб.) x
24%).

Должна
ли организация проводить инвентаризацию
материалов в случае выявления фактов
их хищения со склада? Рассмотрим эту
проблему на примере организации,
применяющей упрощенную систему
налогообложения с использованием в
качестве объекта налогообложения
доходов, уменьшенных на величину
расходов.

В
соответствии с п. 3 ст. 4 Федерального
закона «О бухгалтерском учете»
организации, перешедшие на упрощенную
систему налогообложения, освобождаются
от обязанности ведения бухгалтерского
учета, если иное не предусмотрено
указанным пунктом. Организации и
индивидуальные предприниматели,
применяющие упрощенную систему
налогообложения, ведут учет доходов и
расходов в порядке, установленном гл.
26.2 Налогового кодекса РФ. Организации,
применяющие упрощенную систему
налогообложения, ведут учет основных
средств и нематериальных активов в
порядке, предусмотренном законодательством
РФ о бухгалтерском учете.

Согласно
п. 1 ст. 12 Федерального закона «О
бухгалтерском учете» для обеспечения
достоверности данных бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности
организации обязаны проводить
инвентаризацию имущества и обязательств,
в ходе которой проверяются и документально
подтверждаются их наличие, состояние
и оценка. Порядок и сроки проведения
инвентаризации определяются руководителем
организации, за исключением случаев,
когда проведение инвентаризации
обязательно.

Проведение
инвентаризации обязательно, в частности,
при выявлении фактов хищения,
злоупотребления или порчи имущества в
соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального
закона «О бухгалтерском учете».

Таким
образом, организации, перешедшие на
упрощенную систему налогообложения,
освобождаются от обязанности ведения
бухгалтерского учета, за исключением
ведения бухгалтерского учета основных
средств и нематериальных активов.

В
связи с изложенным обязанность проведения
такими организациями инвентаризации
товарно-материальных ценностей, в том
числе и в случае выявления фактов их
хищения со склада, Федеральным законом
«О бухгалтерском учете» не
установлена.

В
п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ приведен
исчерпывающий перечень расходов, на
которые налогоплательщики, применяющие
упрощенную систему налогообложения,
вправе уменьшить полученные ими доходы.

Учитывая,
что расходы в виде недостачи материальных
ценностей на складах в связи с их хищением
в указанном перечне не поименованы, они
не могут быть учтены в расходах,
уменьшающих доходы, при исчислении
единого налога.