Сортировка текстовых значений
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите
(Сортировка от А до Я). -
Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите
(Сортировка от Я до А).
-
Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
-
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Для сортировки чисел по возрастанию нажмите
(Сортировка от минимального к максимальному). -
Для сортировки чисел по убыванию нажмите
(Сортировка от максимального к минимальному).
-
Примечания:
-
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отсортировать значения от ранних дат или значений времени к поздним, нажмите
(Сортировка от старых к новым). -
Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите
(Сортировка от новых к старым).
-
Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
-
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.
Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
-
Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
-
Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
-
Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
-
-
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
-
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
-
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.
Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
-
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.
Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.
Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
-
При необходимости создайте настраиваемый список.
-
В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
-
Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
-
Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
Примечания:
-
Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
-
Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
-
-
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
-
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
-
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
-
Дважды нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
-
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
-
Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
-
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
-
Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.
Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.
Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить 
.
Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
-
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.
Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.
-
Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
-
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
-
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.
-
Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
-
Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
-
Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
-
-
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
-
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
-
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
-
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
-
Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.
-
Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
-
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
-
Нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
-
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
-
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
-
Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
- Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
- Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
- Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:
Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
- Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
- Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
- Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
- Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
- Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
- Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
- В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
- В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
- Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
- Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
- Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
- Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
- Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
- Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
- В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
- Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:
Скачать формулы сортировки данных в Excel
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Содержание
- Способ 1: Кнопки быстрой сортировки
- Способ 2: Настраиваемая сортировка
- Способ 3: Формула для динамической сортировки
- Вопросы и ответы
Способ 1: Кнопки быстрой сортировки
В Excel есть две универсальные кнопки, позволяющие выполнять сортировку по алфавиту, возрастанию или убыванию, если речь идет о числах. Ими пользоваться проще всего, если есть уже готовая таблица, для которой и производится сортировка. Учитывайте, что при добавлении новых значений сортировка сбивается, а для предотвращения возникновения подобной ситуации нужно запускать ее повторно или применять Способ 3 этой статьи.
- Сначала зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, которые хотите отсортировать в порядке возрастания.
- На вкладке «Главная» разверните раздел «Редактирование» и выберите инструмент «Сортировка и фильтр».
- В нем вы увидите два разных типа сортировок — соответственно, в рассматриваемом случае понадобится выбрать «Сортировку по возрастанию».
- Если таблица содержит другие данные вне указанного диапазона, появится уведомление с предложением расширить выделенный диапазон, чтобы соседние строки смещались относительно значений в выделенных ячейках.
- Если вы выберете расширение диапазона, то увидите, что все данные в таблице сместились относительно отсортированных значений. Отменить изменения можно нажатием по горячей клавише Ctrl + Z.
- Второй тип сортировки, который касается лишь пределов указанного выделения, относится только к выделенным строкам и не затрагивает соседние.
Способ 2: Настраиваемая сортировка
Настраиваемая сортировка подойдет при работе с несколькими значениями в таблице, когда необходимо не только отсортировать один ряд по возрастанию, но и задействовать алфавитную сортировку или другие ее типы, присутствующие в Excel. Основной процесс настройки при использовании этого инструмента выглядит нехитрым образом.
- В том же разделе «Редактирование» нажмите кнопку «Настраиваемая сортировка».
- Ранее мы уже говорили о появлении уведомления при обнаружении данных вне выделенного диапазона. Ознакомьтесь с полученной информацией и решите, какой вариант отмечать маркером.
- В первых двух выпадающих меню выберите столбец для сортировки и указанные значения.
- Для параметра «Порядок» задайте значение «По возрастанию».
- Если желаете отсортировать другие столбцы, вручную добавьте новый уровень и выполните те же действия.
- Вернитесь к таблице и убедитесь в том, что задача выполнена успешно.
Способ 3: Формула для динамической сортировки
В завершение разберем более сложный, но гибкий способ, подразумевающий создание вспомогательной формулы, которая будет сравнивать значения в таблице и выводить на новых ячейках числа по возрастанию. Преимущество этого метода перед остальными заключается в том, что формула автоматически расширяется при добавлении новых значений в таблицу, а значит, происходит их динамическая сортировка.
- Активируйте первую ячейку для формулы и введите
=НАИМЕНЬШИЙ. Это основная функция, которая автоматически и рассчитает необходимые значения. - В скобках введите выражение
(A:A;СТРОКА(A1)), где буквы столбца замените на сортируемый, а в качестве A1 используйте первое число. - Растяните эту формулу до конца таблицы, чтобы в каждой ячейке отображалось соответствующее число.
- Если вы выделите любую ячейку из созданного сортированного списка, то увидите, что содержимое формулы автоматически меняется в зависимости от поля. Это и является главной особенностью такого удобного растягивания.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
ДА НЕТ
Еще статьи по данной теме:
Как упорядочить числа по возрастанию в Экселе (Excel)
- Как упорядочить числа по возрастанию в Экселе (Excel)
- Как сделать список по алфавиту в Word
- Как выбрать максимальное значение из таблицы
Перед тем как осуществлять упорядочивание (сортировку) чисел в Эксель, нужно убедиться, что все они записаны в нужном формате. Иначе результат может получиться либо некорректным, либо будет недоступна команда, позволяющая совершить упорядочивание.
Форматы, которые позволяют совершать упорядочивание по возрастанию и убыванию: общий, числовой, финансовый, денежный.
Проверить формат ячеек можно так: щёлкнуть на нужном диапазоне правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду «Формат ячеек».
Первый способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Исходная таблица содержит: ФИО сотрудника, его должность и стаж.
Требуется сделать упорядочивание данных согласно стажу работы — от меньшего к большему.
Для этого нужно выделить диапазон чисел, которые нужно упорядочить. В нашем случае это будет диапазон D3:D8.
Далее нужно щёлкнуть по любой ячейке из диапазона правой кнопкой мыши. В контекстном меню нужно выбрать «Сортировка» -> «Сортировка от минимального к максимальному».
Может быть выдано предупреждение о наличии данных рядом с указанным диапазоном. Среди предлагаемых действий нужно выбрать «Сортировать в пределах указанного выделения» и нажать на кнопку «Сортировка».
В результате данные будут упорядочены, и на первом месте будет отображаться сотрудник с наименьшим стажем работы.
Второй способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Первое действие будет таким же, как и в первом способе — нужно выделить диапазон чисел, которые требуется отсортировать.
Затем на панели инструментов в разделе «Главная» нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр». Появится подменю, в котором нужно выбрать команду «Сортировка от минимального к максимальному».
Эта команда позволит вам осуществить упорядочивание чисел по возрастанию.
Компьютер + Интернет + блог = Статьи, приносящие деньги
Забирайте в подарок мой многолетний опыт — книгу «Автопродажи через блог»
Как в Эксель отсортировать числа по возрастанию
В этой статье я подробно расскажу новичкам, как в Эксель отсортировать числа по возрастанию.
Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день? Скачайте мою бесплатную книгу =>> «Как гарантированно зарабатывать от 500 рублей в день»
В последних статьях я показал несколько полезных функций, которыми снащена программа Майкрософт Эксель, но это ещё далеко не все её возможности.
Я уже писал ранее, что все программы Microsoft являются самыми удобными и популярными во всём мире приложениями для решения важных, офисных задач. Эксель имеет множество инструментов, позволяющих быстро решать конкретные задачи.
Пришло время рассмотреть возможности сортировки данных, например чисел, по возрастанию.
Как в Эксель отсортировать числа по возрастанию
Когда нам нужно сделать сортировку одного столбца или строки, то выполняем следующие действия, описанные ниже.
Выделяем столбец, в котором требуется сортировка чисел.
Находим вкладку «Данные» выбираем «Сортировка».
Когда в таблице есть и другие значения, программа попросит выбрать действие. Помечаем «Сортировать в пределах указанного выделения» и запускаем сортировку.
В открывшейся вкладке подтверждаем параметры и ОК.
Возможно сортировка числовых значений и в строке. Для этого нажимаем на «Параметры» и выбираем сортировку «столбцов диапазона». Затем в «Сортировать по» находим обрабатываемую строчку.
Другой вариант
В столбце, который будем сортировать, выделяем ячейку. Убеждаемся, что открыта вкладка «Главная» и заходим в «Сортировка и фильтр». Выбираем необходимое нам направление сортировки.
Если не сработало. Проверяем, нет ли чисел в текстовом формате. К таким относятся: отрицательные, имеющие апостроф (‘), данные из систем бухучета.
Как в Эксель отсортировать числа по возрастанию, с учётом всех данных
Когда перед вами таблица, содержащая множественные данные, а вам нужно сделать сортировку по одному параметру, то следует сделать так.
- Скопировать таблицу;
- Вставить её на новый лист, кликнув по первой ячейке правой кнопкой — спец.вставка-значения.
- Разъединить все объединенные ячейки, удалить пустые.
- Выделить всю таблицу — данные-сортировка.
- Указать название сортируемого столбца, и порядок сортировки, то есть значения — по возрастанию.
- ОК.
После проделанных действий данные одного столбца выстроятся в заданном порядке, а все остальные показатели поменяют места в соответствии с этими данными.
Например, возьмём таблицу, скопируем.
Вставим на новый лист через спец.вставку, с отметкой — значения.
Вот такой вид приняла таблица.
Далее разъединим столбцы D, E, убираем пустые ячейки, выделяем таблицу.
Открываем раздел -данные-сортировка.
К примеру нам нужно отсортировать чистую прибыль по возрастанию или убыванию, так и запишем.
Вся таблица поменяла вид, а столбец чистая прибыль упорядочил значения по убыванию. Так же вы можете отсортировать числа по возрастанию.
Как видите, отсортировать числа по возрастанию или убыванию, в программе Эксель, довольно просто. Даже если не вышло с первого раза, не расстраивайтесь и повторяйте снова.
Если у вас остались вопросы, или не получается выполнить данное действие, то не стесняйтесь, спрашивайте в комментариях. Я с удовольствием отвечу вам на все вопросы.
Подпишитесь на обновления блога, чтобы всегда быть в курсе выхода новых, полезных уроков.
Ещё, обязательно прочитайте статьи, посвящённые данной программе:
P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.
Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!
Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»
Как в Excel отсортировать по убыванию (возрастанию)
С помощью Эксель можно сортировать данные не только по алфавиту, но и по убыванию или возрастанию.
Порядок действий будет аналогичным и даже инструменты для этого используются те же самые. То есть при сортировке чисел в Excel по возрастанию или убыванию, используются те же кнопки, что и при сортировке по алфавиту, изменяется лишь их название.
Итак, чтобы в Excel сортировать по возрастанию или убыванию нужно выделить любую ячейку столбца, который необходимо отсортировать, и на вкладке Главная щелкнуть по кнопке Сортировка и фильтр. Появится меню, из которого нужно выбрать Сортировку по возрастанию, если нужно сортировать по возрастанию (сортировка от меньшего к большему) или же выбрать Сортировка по убыванию, для того, чтобы отсортировать числа по убыванию (сортировка от большего к меньшему).
При сортировке по возрастанию/убыванию могут возникать проблемы, связанные с разным форматом ячеек в одном столбце. Подробнее о решении подобных проблем рассказывалось в заметке «Почему не сортируется список по алфавиту?».
Сортировка формулой
Если вам нужно отсортировать список, то к вашим услугам куча способов, самый простой из которых — кнопки сортировки на вкладке или в меню Данные (Data — Sort) . Бывают, однако, ситуации, когда сортировку списка нужно делать автоматически, т.е. формулами. Такое может потребоваться, например, при формировании данных для выпадающего списка, при вычислении данных для диаграмм и т.д. Как же «на лету» сортировать список формулой?
Способ 1. Числовые данные
Если список содержит только числовую информацию, то его сортировку можно легко сделать с помощью функций НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) и СТРОКА (ROW) :
Функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) выдергивает из массива (столбец А) n-й по счету наименьший элемент. Т.е. НАИМЕНЬШИЙ(A:A;1) — это самое маленькое число из столбца, НАИМЕНЬШИЙ(А:А;2) — второе по счету наименьшее и т.д.
Функция СТРОКА (ROW) выдает порядковый номер строки для указанной ячейки, т.е. СТРОКА(А1)=1, СТРОКА(A2)=2 и т.д. В данном случае она используется просто как генератор последовательности чисел n=1,2,3… для нашего отсортированного списка. С тем же успехом можно было сделать дополнительный столбец, заполнить его вручную числовой последовательностью 1,2,3… и ссылаться на него вместо функции СТРОКА.
Способ 2. Текстовый список и обычные формулы
Если в списке не числа, а текст, то функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) уже не сработает, поэтому придется пойти другим, чуть более длинным, путем.
Сначала добавим служебный столбец с формулой, где будет вычисляться порядковый номер каждого имени в будущем отсортированном списке с помощью функции СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) :
ITGuides.ru
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Как пользоваться функцией сортировки данных в Microsoft Excel
Сортировка в Excel — это встроенная функция анализа данных. С помощью нее можно выставить фамилии в алфавитном порядке, отсортировать средний балл абитуриентов по возрастанию или убыванию, задать порядок строк в зависимости от цвета или значка и т.д. Также с помощью этой функции можно быстро придать таблице удобный вид, что позволит пользователю быстрее находить необходимую информацию, анализировать ее и принимать решения.
Видео по использованию сортировки Excel
Что можно сортировать?
Функция сортировки будет полезна в случае необходимости упорядочивания значений ячеек по алфавиту либо по возрастанию/убыванию
Excel умеет сортировать данные по тексту (в алфавитном порядке или наоборот), числам (по возрастанию или по убыванию), по дате и времени (от новых к старым, и наоборот). Сортировать можно как по одному столбцу, так и одновременно по нескольким. Например, сначала можно отсортировать всех клиентов в алфавитном порядке, а затем — по общей сумме их покупок. Кроме того, Эксель может сортировать по настраиваемым спискам или по формату (цвет ячейки, цвет текста и т.д.). Обычно сортировка применяется только по колонкам, но есть возможность применять эту функцию и к строкам.
Все указанные настройки этой опции сохраняются вместе с книгой Excel, что позволяет повторно сортировать информацию при открытии книги (если необходимо).
Сортировка данных в Excel
Сортировку в Экселе условно можно разделить на простую и сложную. Простой считается сортировка по возрастанию или по убыванию.
Существует 2 основных типа сортировки — по возрастанию и по убыванию
Итак, перед тем как начать, необходимо открыть Excel и заполнить несколько ячеек какой-то информацией. К примеру, можно заполнить 10 ячеек цифрами от 1 до 10. Теперь нужно выделить весь столбец (в данном случае — все 10 ячеек) и выбрать в панели меню пункты «Данные — Сортировка». Откроется новое окно, в котором надо указать, как отсортировать информацию, по возрастанию или по убыванию. Можно, например, выбрать пункт «по убыванию» и нажать кнопку «ОК». Теперь числа будут идти от 10 и до 1. Можно снова открыть окно сортировки и выбрать «по возрастанию» — числа будут идти от 1 до 10. Также эта процедура может выполняться одновременно по 3 колонкам. Хотя такую сортировку лучше выполнять с помощью автофильтра.
Для примера можно создать таблицу, в которой будет храниться информация о товаре на складе. Таблица будет состоять из 3 колонок: наименование, цвет, количество. Товары нужно написать так, чтобы одной и той же категории было несколько. К примеру, ботинки мужские черные (3 модели), ботинки мужские красные (2 модели), туфли женские белые (4 модели) и т.д. Количество может быть любое.
Итак, чтобы включить автофильтр, необходимо выделить весь лист и в панели меню выбрать пункты «Данные — Фильтр — Автофильтр». В ячейках с названиями столбцов (наименование, количество и пр.) должен появиться небольшой значок, при нажатии на который откроется выпадающий список. Наличие такой стрелочки означает, что автофильтр включен правильно. В этом списке можно отсортировать данные по убыванию или по возрастанию, указать, чтобы в таблице отображались только первые 10 наименований (в данном примере эта опция не сработает) или чтобы показывало какой-то определенный товар (например, ботинки мужские). Также можно выбрать пункт «Условие» и указать, например, чтобы программа отобразила все товары, количество которых меньше или равно 10.
Если стрелочка автофильтра окрашена в синий цвет, это означает, что данная колонка уже была отсортирована.
Хитрости сортировки
Допустим, что у пользователя есть таблица, в которой присутствует столбец с названиями месяцев года. И когда необходимо отсортировать его, к примеру, по возрастанию, получается примерно так: август, апрель, декабрь и т.д. А хотелось бы, чтобы сортировка происходила в привычной последовательности, т.е. январь, февраль, март и т.д. Сделать это можно с помощью особой настройки по пользовательскому листу.
Для этого необходимо выделить всю таблицу, открыть окно сортировки и в поле «Порядок» указать пункт «Настраиваемый список». Откроется новое окно, где можно выбрать нужную последовательность месяцев в году. Если такого списка нет (например, название месяцев на английском), то его можно создать самому, выбрав опцию «Новый список».
Отсортировать данные в Microsoft Excel совсем не трудно. Зато в результате можно получить удобную таблицу или отчет для быстрого просмотра необходимой информации и принятия решения.
Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.
Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.
Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.
Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.
Сортировка по собственному списку
Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.
Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.
Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.
Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…
Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.
Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…
И в следующем окне указать нужный список.
Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.
Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку
В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.
Сортировка по столбцам
Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.
Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.
Сортировка промежуточных итогов
В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.
Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.
Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.
Сортировка строк в случайном порядке
Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.
Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.
Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.
Поделиться в социальных сетях: