Как пользоваться рабочим телефоном

Если мобильный телефон в работе необходим

Некоторым работникам мобильный телефон нужен для выполнения должностных обязанностей: это и менеджеры по продажам, ведущие переговоры с клиентами, и секретари, которые должны быть всегда на связи в ожидании поручений руководства, и ремонтники, выезжающие по вызову клиентов. и пр. Таких работников компания, как правило, обеспечивает корпоративной мобильной связью: предоставляет телефоны с сим-картой или только сим-карту и оплачивает расходы на разговоры. Для них ­необходимо установить правила пользования мобильной связью.

Составляем документ

Важно оговорить в локальном нормативном акте случай, если в силу производственного процесса необходимо, чтобы работник был доступен по корпоративной мобильной связи в течение…

Преамбула:
Любой человек вправе пользоваться личным мобильным телефоном свободно, но не вправе ограничивать при этом личные свободы других людей.

Правила пользования сотовым телефоном на работе:
• Во время деловых встреч и переговоров следует отключить мобильный телефон или перевести его в беззвучный режим, если нет иных договоренностей, после чего нужно положить телефон в специальный бокс. Если Вам все-таки нужно совершить звонок, попросите прощения у Ваших собеседников и покиньте комнату. Лучше всего, когда Ваши собеседники будут проинформированы до начала совещания о том, что Вы ожидаете важный звонок и вынуждены срочно на него ответить. Наиболее оптимальным решением, однако, будет установить голосовой почтовый ящик и прослушать сообщения после окончания встречи. Нужно помнить, что телефон является довольно мощным раздражителем. Он может вызвать у присутствующих негативное представление о Вашей культуре поведения и разрушить деловую атмосферу.
• Необходимо забирать телефон с собой или переводить его в бесшумный режим, в случае если Вы оставляете рабочее место.
• Не нужно принимать звонок в неподходящих для этого ситуациях, например, во время разговора с коллегой или разговора по стационарному телефону.
• Не следует использовать рабочий мобильный телефон для личных звонков.
• В течение рабочего дня в офисе должен быть включен беззвучный режим нажатия кнопок. Следует иметь в виду, что характерный звук при нажатии кнопок является сильным раздражительным фактором.
• Отправка текстовых сообщений в рабочее время отвлекает так же, как и разговор. Поэтому отправляйте сообщения только в личное время.

Деловые звонки по мобильному телефону:
• Деловой звонок по мобильному телефону обычно длится от трёх до семи минут. В начале разговора звонящий представляется, называя своё имя и фамилию или имя, отчество и фамилию.
• В продолжение делового разговора по мобильному телефону собеседники должны успеть несколько раз обратиться друг к другу по имени / имени и отчеству.
• За короткое время делового общения следует ясно изложить цель своего звонка и обсудить основную тему. Мобильный этикет запрещает далеко отклоняться от темы делового звонка.
• По правилам этикета первым заканчивает разговор инициатор звонка. В начале разговора желательно поинтересоваться у собеседника, сколько у него есть времени на разговор. Когда закончите разговор, дождитесь, чтобы собеседник первым положил трубку. В этом случае у него не сложится мнение, будто Вы оборвали разговор.
• Не забывайте в конце разговора поблагодарить собеседника за то, что он уделил Вам время и предоставил нужную информацию.

Общие правила пользования мобильным телефоном:
• Звоните не ранее 8:00 и не позднее 22:00, если не было иных договоренностей. В некоторых случаях все же можно совершать вызов в ночное время (если вопрос требует быстрых и неотложных решений). Количество гудков не должно превышать пяти. Не рекомендуется звонить в первой половине дня понедельника, во второй половине дня пятницы, в первый и последний час рабочего времени, в обеденный перерыв, если таковой существует. Не забывайте учитывать разницу во времени, если звоните в другую страну или далёкий город. Во всех остальных случаях лучше отослать SMS. Отправлять SMS-сообщения можно в любое время суток.
• Необходимо выключать личный мобильный телефон в тех случаях, когда использование радиосвязи может подвергнуть опасности жизнь других людей (летательные аппараты, операционные медицинские комплексы и т.п.).
• В общественных местах (кафе, рестораны, магазины, общественный транспорт, музеи, библиотеки, кинотеатры и т.п.) мобильный телефон следует использовать с наименьшим возможным уровнем громкости сигнала и голоса и с наибольшим возможным уважением к окружающим.
• Не следует говорить по телефону о конфиденциальных и сугубо личных вещах в публичных местах.
• Ни в коем случае нельзя использовать в качестве мелодии входящего звонка то, что может оскорбить окружающих (грубые слова или резкие звуки, нецензурная лексика и т.п.).
• Соблюдайте «правило трех метров». Сохраняйте дистанцию как минимум в 3 метра от ближайшего к Вам человека во время разговора по мобильному телефону.
• При совершении звонка в первую очередь поинтересуйтесь, удобно ли в данный момент говорить Вашему собеседнику.
• В общественных местах разговаривать по телефону желательно вполголоса, чтобы не мешать окружающим.
• Если Вы были заняты и не ответили на входящий звонок, необходимо перезвонить абоненту в течение двух часов. Позже этого времени абонент может побеспокоить Вас своим звонком повторно.
• Не забывайте о необходимости использовать гарнитуру hands-free во время управления автомобилем (пункт 12.36 Правил дорожного движения, штраф за данное правонарушение составляет 300 рублей). Но имейте в виду, что во время разговора по телефону у Вас в любом случае снижается концентрация внимания.
Чужие телефоны – это запретная зона. Не следует читать SMS-сообщения и просматривать список звонков на чужом телефоне. Не звоните с чужого аппарата без разрешения владельца. Не давайте номера мобильных третьим лицам. Уважайте право человека на личную жизнь.

Телефонные табу:
Всегда помните, что человек на другом конце провода чутко улавливает Ваше отношение к нему. Ваш стиль общения порождает ответную реакцию. В ходе телефонных переговоров не следует:
• хмуриться, говорить монотонным и усталым голосом;
• ставить собеседника в неловкое положение нечеткой дикцией;
• перескакивать с одной темы на другую, перебивать;
• уклоняться от темы разговора;
• делать обвинительные замечания, конфликтовать;
• совмещать разговор по телефону с другими делами;
• делать слишком долгие паузы, не выражать заинтересованность в разговоре;
• затягивать беседу;
• резко вешать трубку.

Мобильный телефон и здоровье:
К сожалению, вместе с новыми технологиями приходят и новые болезни. В случае с мобильным телефоном выделяют следующие расстройства:
• Telephonobia — боязнь принимать или совершать звонки с мобильного.
• Ringxiety – навязчивое состояние, когда человек слышит мелодию своего телефона и ему кажется, что ему кто-то звонит.
• Nomophobia — боязнь человека оказаться вне зоны доступа или же вообще без телефона под рукой.
• Frigensophobia — страх, вызванный тем, что телефон может навредить мозгу человека.
Для того чтобы минимизировать негативные последствия использования сотовых телефонов, есть несколько несложных правил:
• При покупке нового мобильного обязательно проверяйте, соответствует ли он требованиям стандарта FCC. Требуйте копию сертификата на конкретную модель.
• Выбирайте сотовую компанию, обеспечивающую максимально плотное расположение ретрансляторов. Чем больше телефон напрягается в поисках базовой станции, тем сильнее его вредное воздействие на Ваш мозг.
• Не стоит разговаривать по мобильному, находясь в машине, – излучение телефона отражается от металлического корпуса автомобиля и увеличивается в несколько раз. В десятки раз возрастает излучение, когда Вы говорите по телефону в зоне слабого действия сигнала (вокзалы, аэропорты, метро, туннели).
• Говорить по мобильному рекомендуется не дольше пяти минут подряд, а между беседами лучше соблюдать 15-минутный интервал.
• Ночью не кладите телефон рядом со своей кроватью – более или менее безопасное расстояние составляет 2 метра, поскольку даже неработающий мобильный может помешать Вам выспаться. По утверждениям российских ученых, излучение мобильного телефона даже в неактивном состоянии негативно воздействует на нервную систему, нарушая нормальное чередование фаз сна.

Данные рекомендации сформулированы на основе результатов исследования «Правила мобильного этикета», которое проводилось среди российских пользователей сотовой связи, а также благодаря «Хартии Мобильного этикета», сформулированной и принятой представителями общественности в рамках круглых столов, проведенных в 11 регионах России.

В некоторых случаях, вы как работодатель, понимаете, что вашим сотрудникам просто необходим рабочий телефон. А иногда и для самих сотрудников предоставление рабочего телефона является важным дополнительным аргументом при принятии решения о выборе места работы. К счастью, налоговая это тоже понимает. Благодаря введению новых правил о затратах на ведение бизнеса, пользование рабочими мобильными телефонами стало проще. Ниже мы рассказываем о налоговых правилах, которые будут интересны работодателям.

Правила, касающиеся предоставления рабочего телефона, в настоящее время очень прозрачны. Раньше налоговая делала различие между рабочим и частным использованием телефона. Сотрудник должен был использовать свой телефон по работе как минимум на 10%, в противном налоговая льгота прекращала действовать. Кроме того, телефон можно было использовать только на рабочем месте.

После введения новых правил относительно затрат на ведение бизнеса (werkkostenregeling), все стало намного проще. Мобильный телефон, предоставляемый работодателем в принципе не облагается налогом. Это относится как к устройству, к стоимости подписки и так других расходов на использование телефона. Налоговая больше не делает разницы между рабочим и частным использованием. Вместо этого теперь применяется так называемый критерий необходимости.

Что это такое?

Критерий необходимости (noodzakelijkheidscriterium) – это возможность для вас, как работодателя самому решаеть, нужен ли сотруднику мобильный телефон для выполнения своей работы. Если вы считаете, что это так, вы можете предоставить телефон. Сотрудник может использовать его как в деловых, так и в личных целях, соответственно он может взять телефон домой. Для налоговой больше не имеет значения, использует ли сотрудник этот телефон в личных целях. Телефон больше не считается частью зарплаты и, соответственно, на него не нужно делать страховых отчислений.

Условием применения критерия необходимости является оплата работодатем всех расходов на телефон. Вы не можете передать их сотруднику. Однако, если сотрудник выберет более дорогой бренд или модель, чем необходимо для работы, вы можете запросить личный вклад, то есть, часть оплаты будет произведена за счет сотрудника. При этом телефон остается собственностью компании, а значит сотрудник должен будет вернуть его или оплатить остаточную стоимость, если телефон ему больше не нужен по работе. Под этим надо понимать ситуацию расторжения трудового договора или получение сотрудников новой должность внутри компании.

На что еще распространяется критерий необходимости

Критерий необходимости распространяется не только на телефоны, но и на другое оборудование, такое как стационарные компьютеры, ноутбуки и планшеты. Рабочие инструменты также подпадают под это правило. Таким образом, вы можете предоставить сотруднику несколько устройств для работы без налоговых последствий.

Примером может служить работа менеджера по продажам, работающего удаленно, который в своей работе зависит от мобильного телефона и ноутбука. По правилу относительно затрат на ведение бизнеса вы можете приобрести оба устройства без налогов. Проверяет ли при этом ваш сотрудник свою личную электронную почту на этом компьютере или звонит друзьям с рабочего телефона, для налоговой не имеет значения. Единственное, что имеет значение, – это необходимость: без этого оборудования ваш сотрудник не сможет выполнять свои обязанности. При этом, в случае сомнений в необходимости того или иного оборудования, бремя доказательств обратного ляжет на налоговую, также как и все затраты на такое доказательство.

Что еще полезно иметь ввиду предоставляя сотруднику рабочий телефон?

1. Отдельный договор на использование

Если вы хотите выдать своему сотруднику рабочий телефон, подумайте о том, чтобы  заключить отдельное соглашение и прописать в нем основные условия пользования телефоном, его обслуживания, возврата после увольнения и тому подобное. Также обратите внимание на использование интернет-пакетов для этого телефона, если это необходимо, и тоже включите это в соглашение. Это важно, например, потому, что стоимость роуминга за рубежом может быть очень высокой.

Обратите внимание: телефон не облагается налогом, только если он необходим для выполнения должностных обязанностей, поэтому не забудьте указать должность сотрудника.

1. Счета за телефон

Убедитесь, что счета за служебный телефонный будут выставляться на имя работодателя. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность вернуть НДС, который вы заплатили при покупке телефона и/или оформляя подписку. Если же счет будет выставлен на имя сотрудника, то вы как работодатель должны будете заплатить 21% НДС сверх стоимости телефона и/или подписки. Учитывая высокие цены на некоторые модели, это может оказаться ощутимой суммой.

1. Дополнительные рабочие условия

Правила относительно затрат на ведение бизнеса дает работодателям возможность использовать выдачу служебного телефона в качестве дополнительного стимулирующего условия работы для  сотрудников. Но будьте реалистичны, налоговая может поставить под сомнение целесообразность расходов, если вы решите выдать сотрудникам сразу и телефон, и ноутбук, и планшет.

Привет.

На книжной ярмарке приобрел редкую вещицу, книгу “Телефон-нуар” Виктора Мазина, тираж в тысячу штук однозначно делает это издание незаметным. Не буду скрывать, что слово “телефон”, вынесенное в название работы, сразу заставляет сделать стойку, профессиональный интерес перевешивает все остальное. Но тут сошлись звезды, мне нравятся фильмы нуар, совмещение двух любопытных тем обещало дать новые мысли, так и произошло. Книжка больше про кино, причем работы рассматриваются через призму социальных взаимоотношений, а это всегда радует, такой подход глубже, чем описательные рецензии, которые пусты и скучны.

Процитирую фразу, которая подтолкнула к написанию этой статьи.

“Три телефона – три стороны социального пространства шринка. Один телефон – профессиональный, по нему ведутся разговоры с другими докторами, секретаршей, клиентами; другой – телефон теневой экономики, он служит для связи с миром казино, денег, долгов; третий – любовный, по нему и звонит Вирджиния. Телефон – пропись социального пространства”.

Вопрос, который сразу всплывает в этой связи: как разделено личное и рабочее пространство в вашем телефоне и есть ли такое деление? Дискуссия всегда натыкается на разность людей, того, чем они заняты в жизни и насколько работа связана с технологиями, работой в почте, общением с другими людьми.

Отталкиваться от собственного опыта всегда приятно и просто, но такой подход ограничивает мировосприятие, сводит его к очень узкому и частному опыту. Мой, да и ваш опыт – всегда частный случай, который близок той или иной части общества, причем, возможно, не самой большой. Давайте посмотрим на примере кнопочных телефонов, что личная и рабочая жизнь могут быть разделены надежным барьером.

Кто использует кнопочные телефоны сегодня? Их покупают детям, так как не нужны игры, дополнительные возможности, только связь и максимум возможность написать SMS. Взрослое поколение, которое привыкло к “кнопке” и не хочет переходить на смартфоны, воспринимает телефон исключительно как средство для голосовой связи. Для таких людей не стоит вопрос того, что телефон постоянно нужен для работы, это личное средство связи.

Посмотрите на россыпь кнопочных телефонов, их используют в ресторане, чтобы принимать бронирование на столики или звонить и подтверждать заказы. Недорогие телефоны, долго работают от одной зарядки, внешний вид не играет никакой роли. И это исключительное использование в качестве рабочего инструмента.

Если посмотреть на других пользователей “кнопки”, то мы будем часто натыкаться на то, что такие аппараты являются исключительно корпоративными, например, их покупают для курьеров, водителей. Дешево и сердито, обеспечивается качество связи, не нужно их постоянно заряжать. Часто переход с “кнопки” на смартфоны обуславливается необходимостью использования камер, навигации, но при этом дополнительные возможности ограничиваются – нет возможности поставить софт вне разрешенного списка, поиграть на телефоне. Смартфон превращают в рабочий инструмент, и тут нет никаких отличий от “кнопки”, где ограничения заложены самой платформой.

Статистика такова, что в России примерно 40% пользователей мобильной связи все еще остаются на кнопочных телефонах. Можно смело утверждать, что у них не стоит проблема разделения личного и рабочего пространства. Курьеры и водители помимо рабочего аппарата наверняка пользуются каким-то смартфоном, на нем преимущественно только личные приложения и контакты.

Когда мы говорим о водителях, можно рассмотреть пример водителей такси. Конечно, есть те, кто использует один аппарат, уверен, что вы видели, как во время движения на такой аппарат кто-то звонит, а водитель сбрасывает звонок. Обычно этого почти никогда не происходит, так как у водителя два аппарата – один для работы, второй личный.

На примере водителей такси можно хорошо видеть, как происходит разделение рабочего и личного пространства, телефон используется для навигации, приема заказов, и он постоянно в работе. От того, как работает этот телефон, зависит заработок, поэтому такое разделение продиктовано необходимостью, никого не нужно убеждать в его полезности. Но это скорее исключение, чем правило.

Пока у человека превалирует личная жизнь, вмешательство рабочих звонков, переписок никак не влияет на его восприятие смартфона. Думаю, что это очевидно, и тут нужно выделить важный момент – разделение рабочей и личной жизни в устройстве необходимо только в момент, когда рабочие процессы становятся заметными, начинают вмешиваться в повседневность. Если у вас редкие рабочие звонки, почти нет никакой почты, то и смысла разделять эти две ипостаси повседневности не нужно.

Посмотрите на мой рабочий календарь, он изобилует звонками, встречами, графиком публикаций, и в нем почти нет личных встреч, так как они возможны в выходные, но не на рабочей неделе. А в выходные вносить личные встречи в календарь нет никакого смысла, я помню их и так.

Когда рабочая жизнь насыщенная, бьет ключом, то возникает вопрос, как не погрязнуть в процессах, не воспитать в себе отвращение к уведомлениям, звонкам, которые постоянно отвлекают от того, что вы делаете в моменте. Например, многие люди разделяют SIM-карты, есть рабочая карта и личная, причем они могут находиться в разных телефонах либо сосуществовать в одном. У меня постоянно два аппарата, один рабоче-личный, второй скорее лично-рабочий.

Про то, как я борюсь с морем уведомлений из разных приложений и сервисов, какими аксессуарами пользуюсь, рассказывал в отдельном материале.

Утопией становится старый подход, в котором вы четко можете разделить рабочий и личный аппараты, даже если это два разных смартфона. Уверен, что вы не ведете раздельный список контактов, максимум вы отмечаете группы для каждого контакта (личная, корпоративная и так далее). Что уже показывает призрачную грань между работой и личной жизнью, одно активно вмешивается в другое.

В моем случае оба смартфона на Android, как результат, на них стоит одинаковый набор приложений, между ними почти нет разницы, также синхронизируются все данные через облако. Тем не менее, основной аппарат у меня Galaxy Z Fold2, так как он имеет больший экран и он комфортнее для многих сценариев использования (что не равно удобству для всех людей на свете, все мы разные). Посмотрите на среднее время использования экрана в течение дня, оно заметно больше, чем у подавляющего большинства людей, и примерно на 80% это работа.

Забавно, что у меня получается де-факто полноценный рабочий день, причем почти всегда на ходу, вне офиса или дома. Мир изменился до неузнаваемости, и кто-то из нас получает свободу работать без привязки к рабочему месту. И тут кроется как свобода, так и огромные ограничения, поскольку есть опасность погрязнуть в работе, которая станет преследовать вас везде, где бы вы ни находились. В мире дистанционной работы это становится заметной проблемой.

Проблема несет исключительно психологический характер, так как мы привыкли разделять личное и рабочее. Дом для отдыха, развлечений и веселья, но никак не для работы. Да, вы можете лежать на любимом диване и просматривать рабочую почту, но никакого удовольствия это точно не принесет. А если возникает что-то срочное вне рабочих часов, то возможно, что появится и легкое неудовольствие, перерастающее в раздражение. Мой опыт подсказывает, что нужно даже дома разделять рабочие моменты и повседневную жизнь, у меня для этого есть кабинет. Мои дети с малых лет знают, что кабинет – место не для игр, меня там нельзя беспокоить. А для меня это место, где мозги автоматически переключаются в рабочий режим, в то же время даже попытка посмотреть сериал, послушать музыку в кабинете вызывает неудовольствие. Ближайшая ассоциация, которая возникает от этого действа, это словно я хирург, который пытается пообедать в операционной в ожидании следующего пациента. Аналогия может показаться корявой, но впечатления именно таковы, нет никакой возможности расслабиться в месте, которое пропитано работой.

Что делать, если кабинет отсутствует? Да ровно то же самое, выделите себе место, которое будет ассоциироваться с работой и настраивать вас на правильный лад. Это может быть стол на кухне, обычный стол в комнате, да что угодно. Вся наша жизнь состоит из небольших психологических трюков, позволяющих добиться концентрации на том, что важно сделать.

Баланс между работой и личной жизнью не просто необходим, он – залог того, что у вас будет как первое, так и второе. Парадокс моей жизни в том, что я вкалываю как проклятый и делаю это ежедневно. Со стороны, напротив, кажется, что у меня расслабленный ритм жизни, в котором миллион и одно удовольствие – от поездок, посещения музеев, чтения книг и многого другого, достаточно взглянуть на фотографии в моем Instagram. Но никакого противоречия тут нет, тот, кто умеет хорошо работать, невольно учится отдыхать на полную катушку и использовать каждую минуту. Каждый день становится насыщенным, с утра до вечера наполнен событиями. И в нем находится время для очень разных задач и переключения между ними. Но тут важно понимать, что смартфон (как вариант, компьютер) не должен быть постоянно в ваших руках, если хотите почитать, то возьмите книгу. Посмотреть сериал? Включите большой экран телевизора.

Смартфон – это инструмент, и он универсален, вобрал в себя все, что знает человечество, вершина цивилизации, как бы громко это ни звучало. Но к этому идеальному инструменту еще должны прилагаться умения пользователя, которому нужно научиться разделять свою личную и рабочую жизнь, что становится ключевой проблемой нашего поколения. Люди выгорают из-за того, что работа преследует их везде, в том числе дома, когда они думают, что отдыхают.

На мой взгляд, избежать этого выгорания можно и нужно, достаточно настроить рабочие уведомления так, чтобы они не беспокоили вас слишком часто в течение дня. Например, у меня рабочая почта приходит в течение каждого получаса с девяти утра до пяти вечера, потом раз в час. Отдельные контакты сделаны приоритетными, поэтому от них письма приходят моментально. Да, это требует периодической настройки, но это не процесс, когда вы садитесь и делаете это за один раз. Вы настраиваете свою рабочую среду ежедневно, понемногу, а значит, никаких проблем тут не возникает.

Другой момент, который косвенно может показать уровень вашего беспокойства или того, как вы используете ваш телефон. Посмотрите, сколько раз вы разблокируете аппарат в течение рабочего дня и в выходные.

• 
• 

У меня в будни получается около 60 разблокировок, в воскресенье – всего 17 раз, если судить грубо, то в три раза меньше. Причина? Выходные – это время отдыхать, а не погружаться в работу, как в обычные дни. Звучит банально, но своего рода цифровой детокс необходим для того, чтобы не выгореть при забеге на длинную дистанцию. Вспомните, каков нынче пенсионный возраст, вздохните и приготовьтесь бежать этот марафон. У меня этот забег продолжается больше двадцати лет, и интенсивность работы запредельно высока. Без переключения внимания, различных трюков психологического свойства она была бы невозможна.

Этот материал не про то, как именно вам организовать разделение своей рабочей и личной жизни. К сожалению, никто кроме вас не сможет научить вас этому, так как мы все очень разные и то, что хорошо одному, совсем не подходит другому. Скорее это приглашение задуматься над проблемой, которая встает в полный рост для многих и требует решения. Свято верю в то, что у каждой задачи, встающей перед нами, есть решение, и подчас не одно, главное – уметь найти его. Посмотрите, сколько времени вы проводите за своими телефонами, как перемешана в них рабочая и личная жизнь, после чего решите, нужно ли что-то менять или все и так отлично.

В комментариях приглашаю поделиться вашими трюками, как отделить работу от жизни, как добиться правильного баланса. У вас наверняка есть свои приемы, возможно, они подойдут другим людям. Делитесь!

Только для работы: как создать в компании политику использования корпоративного сотового телефона

Наша жизнь наполнена техникой, без которой каждый современный человек не может представить собственное существование. Сотовые телефоны – не исключение. Пользователи настолько к ним привыкли, что считают эти устройства необходимостью. Более того, от них нередко зависит личная и профессиональная жизнь. Телефон выполняет множество функций, начиная с обычного звонка и заканчивая воспроизведением музыки.

Сотовые телефоны в бизнесе

Эти устройства используются для взаимодействия с действующими и потенциальными клиентами. Организация предоставляет сотовые телефоны персоналу для использования в корпоративных целях. Таким образом предприятие демонстрирует собственную заботу о сотрудниках, предоставляя им возможность использования рабочего, а не личного телефона для общения с клиентами.

Преимущества предоставления сотовых телефонов для сотрудников

Редкая компания сейчас не выдает персоналу рабочий телефон. Ведь это несет в себе массу преимуществ для работодателя.

• Если ваш сотрудник выполняет собственные обязанности за пределами офиса, это позволяет поддерживать с ним связь большую часть времени.
• Если работник осуществляет техническую поддержку пользователей, сотовый телефон позволяет быстро связаться с заинтересованным лицом и решить проблемы, даже находясь вне рабочего места.
• Если значимые для компании сотрудники находятся в отпуске и с ними нужно срочно связаться, сотовый телефон позволит это сделать.
• Это проще, чем компенсировать своим сотрудникам расходы на мобильную связь, так как в любой момент можно получить детализацию расходов и выявить те, которые не связаны с выполнением обязанностей.

Почему вам нужна политика использования сотового телефона в компании?

Возможно, вы неоднократно наблюдали, как ваши сотрудники используют рабочий телефон в личных целях или проводят бесчисленные часы в социальных сетях или онлайн-играх.

При этом они упорно игнорируют ваши замечания и напоминания о том, что корпоративный сотовый телефон предназначен для выполнения рабочих обязанностей, а не для использования в личных целях. Ведь в последнем случае компания вынуждена оплачивать личные расходы сотрудников, что снижает ее прибыль.

Злоупотребление со стороны персонала не должно оставаться безнаказанным. Каждый владелец бизнеса должен заботиться о сотрудниках, но при этом не позволять им переходить границы.

При установлении политики компании в отношении сотовых телефонов необходимо учитывать использование сотрудниками корпоративных и личных мобильных телефонов.

Что следует учитывать?

Сначала у вас должен быть хотя бы небольшой набор идей для составления политики в отношении сотового телефона компании. Если их нет, задайте себе несколько вопросов и тщательно сформулируйте ответы на каждый из них.

• Это станет преимуществом или недостатком для вас? А для ваших сотрудников?
• Часто ли ваши сотрудники злоупотребляют сотовым телефоном компании?
• Будут ли ваши сотрудники соблюдать установленную политику?
• Какие требования будут предъявляться к использованию корпоративного сотового телефона?

У вас должны быть довольно веские причины, чтобы сформировать политику использования сотового телефона. Однако при ее наличии владельцу предприятия будет существенно легче контролировать собственных сотрудников.

Основные пункты

Правила, из которых будет состоять политика использования сотового телефона в вашей компании, должны быть простыми и понятными, чтобы сотрудники могли им следовать.

• Позвольте вашему сотруднику поделиться номером мобильного телефона компании со своей семьей при наличии такой необходимости. Однако подобные разговоры не должны быть частыми.
• Номер телефона, предоставленный сотруднику, должен принадлежать компании.
• Регулярно отслеживайте счета и звонки, сделанные сотрудниками. Это позволит контролировать их расходы.
• Сравните количество официальных и личных звонков, которые были сделаны с мобильного телефона компании.
• Вы должны предупредить собственных сотрудников, что звонки и сообщения, отправленные с корпоративного сотового телефона, будут отслеживаться.
• Сотруднику рекомендуется немедленно сообщить о потере устройства, если это произошло.
• На телефоне активирована система слежения GPS. Это очень удобно, особенно если сотрудник выполняет собственные обязанности вне офиса.
• Телефон компании не подлежит обмену или передаче третьему лицу. Сотрудник несет ответственность за любой ущерб, причиненный устройству.
• Сотрудники могут загружать приложения только в том случае, если они необходимы для выполнения рабочих обязанностей.
• Сотрудники не должны загружать приложения социальных сетей на мобильный телефон компании.
• Использование камеры телефона должно быть ограничено, если оно не требуется для работы.

Что должен знать сотрудник?

Вы должны помнить, что любой сотрудник, который владеет корпоративным телефоном, становится представителем компании, на которую он работает. Поэтому он должен соблюдать определенные правила этикета при общении с клиентами. Например, если ваш сотрудник отвечает клиенту грубым языком или тоном, это может привести к потере клиента, а также испортить репутацию компании.

Вот почему важно не только сформулировать политику использования сотового телефона компании, но и рассказать сотрудникам об основных правилах этикета, которым они должны следовать при общении с действующими или потенциальными клиентами.

Основы этикета

Зная эти простые правила, сотрудники не навредят репутации предприятия, под брендом которого они работают.

• Следует избегать оскорбительных или грубых выражений при разговоре по телефону.
• Во время путешествия или в людных местах лучше не отвечать на звонки клиентов. Пусть их сообщения попадут на голосовую почту. Это лучше, чем пытаться понять друг друга сквозь шум.
• Разговаривая по телефону в офисном помещении, сотрудник не должен повышать голос, чтобы не отвлекать коллег от выполнения обязанностей.
• Если ваши сотрудники получают какие-либо неуместные сообщения или звонки на мобильный телефон компании, необходимо сообщить об этом менеджеру по персоналу для принятия немедленных мер.

Использование сотового телефона в офисе

Если в офисе вашей компании трудятся несколько человек, для них должны действовать особые правила, которые позволят не отвлекать коллег.

• Держите телефон в режиме вибрации, так как громкие мелодии отвлекают других людей, работающих в том же пространстве.
• Откажитесь от использования сотового в период встреч. Исключением может стать ожидание срочного звонка.
• Если необходимо принять телефонный звонок во время встречи, на него следует отвечать за пределами конференц-зала.

Общие правила

Создание политики сотового телефона компании – это не так просто, как может показаться. Давайте повторим основные правила, которые нужны работодателю.

• Регулярно информируйте собственных сотрудников о правилах использования мобильного телефона компании.
• Если вы нанимаете нового кандидата, убедитесь, что он полностью ознакомлен с политикой компании.
• Вы должны не только информировать персонал, но и проверять, как сотрудники используют телефоны.
• Попросите ваших сотрудников прочитать и подписать документ, который содержит правила об использовании сотового телефона компании. Это нужно сделать прежде, чем передать устройство.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание

• 27 Марта, 2019
• Лазарева Валерия
• Бизнес статьи

Тотальный контроль или свободный график? Введение в корпоративную мобильность

Мобильный телефон в рабочем процессе – это зло или благо? Гаджет позволяет сотруднику оперативнее решать задачи? Или помогает работодателю жестче контролировать подчиненного? Создает креативную обстановку? Или напрягает в 23:00 сообщениями в мессенджере и письмами? Способствует утечке корпоративных секретов или, наоборот, дает страховку от неожиданностей? 

Что такое корпоративная мобильность, каково текущее ее состояние и в чем история этого понятия, разбираемся с нашими партнерами из Научно-испытательного института систем обеспечения комплексной безопасности (НИИ СОКБ).

Источник

По данным исследования, которое мы проводили пару лет назад, около 93% опрошенных (респонденты были довольно разнообразны: офисные сотрудники, полевой персонал, водители и многие другие) используют смартфоны в корпоративных целях. Кроме достаточно предсказуемых звонков и текстовых сообщений, среди наиболее распространённых сценариев применения устройств фигурировали взаимодействие с почтой, редактирование документов и даже подключение к виртуальному рабочему месту (VDI).

Из всего этого можно сделать вывод, что в настоящее время мобильное устройство в рабочей среде не просто «звонилка», а инструмент, способный брать на себя задачи, ранее требовавшие дополнительного, часто специализированного, оборудования.

В рамках данной статьи мы затронем тему корпоративной мобильности и рассмотрим её с различных точек зрения — не только маркетинговых и управленческих, но и с позиции «полевого» сотрудника.  

Чтобы сделать повествование более предметным, мы взяли интервью у наших коллег из НИИ СОКБ, которые имеют большой опыт в подобного рода проектах и готовы поделиться примерами, историями и наблюдениями из своей практики (теория теорией, но в жизни всё всегда сложнее и интереснее ).

НИИ СОКБ специализируется на обеспечении комплексной безопасности и охраны труда, а также является разработчиком SafePhone – решения для централизованного управления мобильными устройствами, приложениями, контентом и коммуникациями в организации. Мы пообщались с главным инженером НИИ СОКБ Олегом Ассуром о том, что такое корпоративная мобильность и какие решения существуют в этой области.

Расскажите, как мобильные устройства пришли в российский бизнес и как менялись взгляды на их применение?

«Мобильной» тематикой мы занимаемся достаточно давно (уже более 10 лет — можно сказать, стояли у истоков), поэтому в становлении данного IT-направления мы участвовали с самого начала.

Более-менее заметно «мобильные» начали проявляться в «лихие 2000-е» (сами устройства, конечно, существовали и раньше, но это была штучная история, которая не имела массового характера). Тогда они использовались в основном для совершения звонков и пересылки текстовых сообщений. Сотрудникам они выдавались с комментарием: «Чтоб всегда был на связи, и не вздумай звонить в Америку!». Уже существовали «умные телефоны» (привычное сейчас «смартфон» звучало достаточно футуристично), но они не играли большой роли в корпоративной среде, и в большинстве компаний сотрудники продолжали использовать для своей работы привычные им компьютеры.

Переломный момент, на мой взгляд, произошёл в середине нулевых, и связан он с двумя событиями: покупкой в 2005 году Google Android, Inc. с последующим запуском одноимённой платформы и анонсом в 2007 первого iOS-устройства (тогда ещё с iPhone OS). Обе эти платформы сразу предлагали богатый функционал помимо звонков и SMS и быстро начали вытеснять классические кнопочные телефоны.

Естественно, счастливые обладатели этих устройств начали использовать их и в работе: иногда с одобрения руководства, иногда «подпольно». Это привело к возникновению тенденции, при которой устройство постепенно накапливает важную корпоративную информацию (подключили почту – появилась конфиденциальная корпоративная переписка, разрешили доступ к CRM – к переписке добавился список клиентов и т.д.). Потеря или кража гаджета становится всё более значимым риском для компании. Именно в этот момент и начинается история систем централизованного управления корпоративной мобильностью, в том числе и нашей платформы SafePhone.

Какова роль мобильного устройства в бизнесе в настоящий момент?

Сегодня мобильное устройство – настоящий кухонный комбайн, который может выполнять множество разных функций. На мобильных устройствах есть полноценные офисные пакеты (а это, наверное, основной инструмент для 90% сотрудников компаний). Хотя стоит отметить, что такой сценарий использования ограничен, а ПК всё-таки остаются основным средством работы с документами. 

Источник: Broadcom

Вообще, сейчас наблюдается интересная картина. С момента зарождения IT считалось, что для полноценной работы сотрудникам нужен настоящий, большой компьютер или ноутбук, но обязательно с полноценным x86-процессором. Попытки сдвинуть эту ситуацию с мёртвой точки всегда упирались в железобетонный аргумент из серии: «у нас есть системы, работающие только под DOS (Windows 95/98, Java 5 — нужное подчеркнуть), вы всё нам поломаете». Надо понимать, что корпоративная среда достаточно консервативна (программисты на COBOL до сих пор востребованы).

Первые подвижки начались с повсеместного внедрения виртуализации и появления VDI (Virtual desktop infrastructure). Внезапно выяснилось, что работать с Legacy-системами можно вообще с любого устройства, лишь бы было защищенное подключение к сети. Сеть, кстати, долгое время и была сдерживающим фактором для развития данной технологии, но, похоже, что и это ограничение скоро будет снято. С появлением нового поколения 5G, не в последнюю очередь благодаря Samsung, предоставляющих связь на скоростях от 1 Гбит/с, через мобильную сеть можно с минимальной задержкой «прогонять» фактически любые корпоративные  типы данных (документы, звук, видео хорошего разрешения). Ещё одним следствием такого «ускорения» также является всеобщая тенденция отказа от «толстых клиентов». Большинство современных бизнес-систем имеет нормальный веб-интерфейс, многие в дополнение к этому выпускают мобильного клиента или мобильную версию веб-интерфейса (которую также можно «завернуть» в приложение с помощь Progressive Web App).

Таким образом, получается, что сейчас, по сути, ничто не мешает работать только на смартфоне или планшете. Это, конечно, пока некоторая перспектива (помним про консерватизм ), но её реализация уже не за горами.

Т.е. получается, что мобильные устройства в будущем могут заменить классические ПК в корпоративной среде?

Постепенно бизнес уходит от системных блоков в сторону чего-то более мобильного. Сначала это были достаточно громоздкие пятикилограммовые лэптопы, работавшие на батарее не более полутора часов (старожилы вспомнят страшные выпирающие части расширенной батареи, которые давали один час к работе и полкило к весу), потом мы перешли на ультрапортативные ноутбуки весом 1,5-1,7 килограмм и временем работы шесть – семь часов, а сейчас уже повсеместно распространены аппараты меньше одного килограмма с 12 часами автономной работы. 

Параллельно с этой «миниатюризацией» обычных компьютеров идёт «увеличение» смартфонов. Сегодняшний телефон обладает достаточно впечатляющими характеристиками: тот же S20 в своей топовой редакции имеет на борту 16ГБ памяти и восьмиядерный процессор, что даже для полноразмерных ноутбуков достаточно прилично.

Конечно, самый главный вопрос – это софт. Тут всё неоднозначно. Многие производители пробовали адаптировать десктопный интерфейс к использованию в мобильном окружении (touch, сравнительно небольшие экраны и прочие атрибуты мобильности), но идеальных решений пока, к сожалению, нет: возвращаемся к той самой пресловутой консервативности; никто не будет переписывать интерфейс на Delphi двадцатилетней давности. Вместе с тем в нативные мобильные приложения гораздо проще добавить поддержку «резиновых»/перетаскиваемых окошек, что, собственно говоря, и сделала компания Google в Android Nougat. Если интересен пример такого подхода, то можно обратить внимание на Samsung DeX.

По состоянию на сегодняшний день такой «восходящий» сценарий (превращение мобильных устройств в полноразмерные рабочие места) нам видится, как минимум, не менее перспективным, чем «нисходящий» (использование десктопов в качестве мобильных устройств).

Как внедрение мобильных технологий влияет на рабочий процесс?

Сложный вопрос. Как и любую технологию, мобильность можно использовать двояко: сделать жизнь в компании лучше или, наоборот, хуже.

Источник: Dilbert, перевод наш

Классически мобильность подразумевает подход «работай, где тебе удобно» (не путать с «работай постоянно» ). Концептуально это означает, что сотрудник может выполнять свои обязанности, не обязательно находясь на рабочем месте, но и будучи в командировке или, например, дома. И делать это он будет так же эффективно, как и в офисе. Помимо этого, упрощаются внутрикорпоративные процедуры: заказать справку 2НДФЛ или согласовать заявление на отпуск можно нажатием одной кнопки на своём смартфоне.

Отдельно необходимо отметить оптимизацию коммуникации внутри компании. Это особенно актуально для нашей страны, где в порядке вещей для организации иметь главный офис в Москве и региональные, например, в Екатеринбурге и Иркутске. В таком случае взаимодействие превращается в большую проблему. Когда коллеги всегда на связи с постоянным доступом к рабочему инструментарию, гораздо проще согласовать удобный для всех момент для звонка или группового чата с общим редактированием документов.

Ещё одним стимулом для сотрудников может служить предоставление мобильного устройства. На практике в компаниях распространены различные модели, от предоставления корпоративного гаджета с возможностью персонального использования смартфона (Corporate Owned, Personally Enabled, COPE), до персонального смартфона или планшета с рабочими приложениями (Bring Your Own Device, BYOD). Кстати, BYOD ведет свое происхождение от достаточно известной для тусовщиков аббревиатуры BYOB – bring your own beer – то есть «приходить со своим алкоголем» в описании вечеринки.

Человек, который перепутал BYOD с BYOB. Источник: Timo Elliott

Также возможны некоторые промежуточные варианты, при которых сотрудник может выбрать себе рабочее устройство с частично корпоративной оплатой и перспективой перехода гаджета в собственность через некоторое время (Choose Your Own Device, CYOD).

Резюмируя, для сотрудников мобильность – это свобода выбирать удобный для себя формат работы, а для компании – оптимизация расходов и хороший инструмент выстраивания слаженных процессов. Конечно, важен правильный баланс и тонкая настройка: некоторые сотрудники не обладают высокой самоорганизацией, а работодатели бывают склонны к излишнему контролю.

Что такое управление корпоративной мобильностью, и зачем это нужно?

Основная угроза: чем больше мобильное устройство вовлекается в корпоративную жизнь (рабочая переписка, документы, мессенджер для команды и пр.), тем больше на нём данных, потеря которых может чувствительно ударить по компании. Соответственно, содержимое устройства становится значимым активом компании, которым нужно управлять.

Тут сразу же возникает противоречие: безопасность требует максимального ограничения пользовательской свободы и детерминированных сценариев эксплуатации (доступ к почте только из офиса строго с 9 до 18), тогда как вся концепция мобильности подразумевает максимальную гибкость и вариативность использования. 

На заре отрасли выбор всегда делался в сторону ограничений. Это порождало курьёзные ситуации. Сотруднику в качестве поощрения давали возможность установить на своё устройство корпоративную почту. Делалось это с условием применения всех правильных политик безопасности и установки агента для мониторинга потенциальных угроз. Этот агент безальтернативно устанавливал 12-значный цифро-букво-символьный пароль (в особенно изысканных случаях там был ещё словарь запрещённых комбинаций и ограничение по ротации паролей) на всё устройство и начинал собирать всю доступную ему информацию. Помучившись так неделю (при каждой попытке прочитать SMS нужно вводить этот самый пароль), пользователь со злостью удалял почту и забывал про это «поощрение» как страшный сон.

Источник: Dilbert, перевод наш

Сейчас ситуация кардинально поменялась. Хорошей практикой считается, когда система безопасности прозрачна и максимально незаметна для пользователя. Ей следует быть как замок из известной загадки, который «не лает, не кусает, а в дом не пускает». Пользователю должно быть максимально удобно работать с устройством, всю грязную работу на себя берёт система управления мобильностью.

Существует большое количество аббревиатур для систем управления корпоративной мобильностью — MDM, EMM, UEM. Расскажите в двух словах, в чем их различие и как это укладывается в единую концепцию?

Трактовка терминов у разных компаний может достаточно сильно варьироваться. Более-менее общепринятыми являются определения, сформулированные компанией Gartner.

Mobile Device Management (MDM) – термин, появившийся в конце 1990-х – начале 2000-х, обозначает системы, которые отвечают за управление жизненным циклом мобильных устройств. Под этим обычно понимают следующий функционал:

• инвентаризация устройств,
• настройка параметров ОС,
• управление подключением и отключением устройств от системы (provisioning and deprovisioning) 

Со временем чистого MDM-функционала стало не хватать, и к нему часто стали добавлять следующие возможности:

• Mobile Application Management (MAM) – управление приложениями.
• Mobile Identity (MI) – управление учётными данными и доступом.
• Mobile Content Management (MCM) – управление контентом.

К середине 2010-х данный набор стал стандартом для рынка, и уже не было смысла делить решения на отдельные модули. Тогда появился термин Enterprise Mobility Management (EMM), который обозначал совокупность MDM, MAM, MI и MCM. Данное изменение было зафиксировано отчётом Gartner, опубликованным в 2014 году.

Далее возникла тенденция, о которой мы говорили раньше. Мобильные устройства стали точно таким же рабочим местом, как и классические десктопы и лэптопы, и стало понятно, что управлять ими нужно в едином контуре: больше нет деления на стационарное и мобильное. Это было отправной точкой для появления нового термина Unified Endpoint Management (UEM). Появление UEM было зафиксировано в отчёте Gartner 2018 года.

Источник: ITSMDaily

В новое десятилетие мы входим с парадигмой UEM, и именно так сегодня называются системы, задачей которых является управление мобильными и стационарными устройствами в компании. 

Мы обсудили историю и теорию, давайте перейдём к практическим вопросам. Как теперь мобильное рабочее место может появиться на предприятии? Поделитесь, пожалуйста, опытом в данной сфере.

Любое внедрение – это всегда комплексная история, и двух одинаковых проектов не бывает. Но попробуем сформулировать некоторые общие моменты.

Инициатива по внедрению часто идёт снизу, от рядовых сотрудников. Сейчас мобильные устройства есть почти у всех, и это только вопрос времени, когда их станут применять для работы. Должна набраться критическая масса из людей с подобными гаджетами, после чего в сторону IT-отдела идёт запрос на предоставление подобной услуги. 

Руководство в данном случае может выбрать две стратегии: поддержать (начинанию даётся «зелёный свет», и инициируется проект) или запретить. В последнем случае аргументацией является большой риск утечки («потеряет финансовую отчётность» или «конкуренты подсмотрят в метро через плечо»). Как показывает практика, такой подход не очень конструктивен. Даже если мобильные устройства строго запрещать, сотрудники всё равно будут их использовать «подпольно». Можно применять административные меры (выговоры, взыскания, санкции), но и это не всегда гарантирует 100% результат. И даже если подобного рода ограничения обоснованы, всегда найдётся сотрудник, который нарушит все запреты, и вот именно один этот случай будет иметь колоссальные последствия. Самой правильной стратегией, на наш взгляд, является старый добрый принцип: «не можешь победить – возглавь». Даже более опасная контролируемая среда во много раз лучше бесконтрольной.

Сначала это, как правило, почта (возможность «забирать» её мобильным клиентом), далее идут документы и различные рабочие системы (корпоративный портал, ERP, CRM и пр.). После «укоренения» технологии (когда становится отчётливо понятна тенденция), проектирование внутренних сервисов уже идёт с расчётом на их использование на различных платформах (в т. ч. мобильных).

Также распространён вариант, когда инициатива внедрения исходит от руководства. Не нужно забывать, что рабочая мобильность даёт много преимуществ, связанных с оптимизацией расходов и повышением «связности» бизнеса. Но тут также возможны «перегибы». В любой неоднородной среде (а типичное предприятие именно такая среда, состоящая из очень разных частей: бухгалтерия, склад и логистика, офис, полевой персонал) существуют свои интересы, и не все готовы к нововведениям. Распространена ситуация, когда часть коллектива воспринимает подобного рода изменения «в штыки» («у нас и так всё работает»). В таком случае хорошо зарекомендовал себя принцип «пряника», когда сотрудник получает некоторый бонус при использовании внедряемой системы (например, телефон как пропуск в офис или оплата обеда и бронирование переговорных комнат со смартфона). Эти бонусы должны стимулировать работника пользоваться мобильными устройствами, но не ограничивать или ущемлять его.

При внедрении комплексных проектов мобильности на предприятии полезны следующие инструменты:

•  Проведение аудита и обследование текущего состояния инфраструктуры до начала внедрения. Это может быть мониторинговое ПО, установленное на конечные устройства с согласия пользователей и собирающее статистику по используемым приложениям и посещаемым сетевым ресурсам. Важна максимальная открытость и корректность в вопросах соблюдения анонимности и неприкосновенности частной жизни сотрудника. Конечная цель данной активности — получить комплексную картину текущей ситуации, а не выявить нарушителей. Хорошо работают разъяснительные семинары с наглядной демонстрацией функционала мониторингового ПО и вовлечение в процесс сбора статистики руководства.
• Обратная связь. Важно понимать, что происходит с проектом на стороне конечных пользователей. Это может дать ценную информацию об особенностях работы системы и положительно сказывается на отношении сотрудников. Форматы обратной связи могут быть различны: от очных встреч с обсуждением текущих проблем до некоторого опросника, возможно, анонимного, т.к. не все готовы свободно делиться своими впечатлениями. 
• Рассчитывать ресурсы на итеративный процесс разработки и внедрения. Всё учесть на этапе старта проекта невозможно, поэтому всегда нужно закладывать дополнительные ресурсы на доработку. Многие при внедрении этого не учитывают, из-за чего проекты обрываются где-то в середине.

Два главных вопроса, которые всегда задают при внедрении:

•  «Я ставлю систему на своё личное устройство, работодатель может читать мои файлы/переписку и будет следить за мной»

  Нет, это не так. На сегодняшний день единственный вариант установки агента системы управления на ваше личное устройство – рабочий профиль (Work Profile). Рабочий профиль – это изолированная область, по сути — контейнер, аналогичный защищенной папке в телефонах Samsung. Приложения, установленные в ней, не имеют доступ к вашим личным данным и файлам, соответственно, они никак не могут повлиять на них. 

  
  То самое рабочее пространство – контейнер со своими приложениями для работы: календарь, браузер, контакты и прочее.

•  «ИТ-специалист тратит 10 минут на настройку одного корпоративного устройства. Получается, что наш парк в 300 устройств он будет настраивать неделю, больше вообще ничего не делая. Это невозможно»

  Если решать эту задачу «в лоб», то цифры получаются примерно такие (всё, конечно, сильно зависит от каналов связи и других внешних условий). Но есть и альтернативные подходы. В семействе Samsung Knox есть микросервис, называющийся Knox Mobile Enrollment (KME), который позволяет при первом подключении к сети «из коробки» устанавливать на устройство клиент управления и передавать ему настройки для подключения к серверу. Пользователю при этом не требуется совершать никаких действий. Таким образом мы можем существенно сократить участие IT в процедуре развёртывания. Из приятного – сервис бесплатный и он интегрирован в нашу систему.

Давайте теперь поговорим про безопасность. Бытует мнение, что устройства на Android не могут использоваться в корпоративной среде. В качестве основных аргументов приводят недостаточную безопасность и управляемость. Так ли это? Что говорит ваш опыт? 

Это стереотип, но он достаточно устойчивый. Особенно печально, что его влиянию подвержены не только простые пользователи, но и некоторые работники IT и информационной безопасности. 
Нет, сейчас ОС Android достаточно безопасна и очень распространена в корпоративном сегменте. Об этом говорит недавнее исследование, проведённое компанией IDC. Согласно нему 78% мобильных устройств, использующихся в различных компаниях по всему миру, работают под управлением ОС Android.

Отдельно про защищённость устройств Samsung. Согласно последнему рейтингу Gartner, платформа Knox получила рейтинг «strong» в 27 из возможных 30 позиций, что является одним из самых высоких результатов (примечание Samsung: более подробно про платформу Knox мы рассказывали в данной статье).

Чтобы аргументированно говорить о безопасности, нужно сначала определиться с видами угроз. Классически защита данных подразделяется на два больших сегмента.

• Data-at-rest (хранение и работа с данными). Сюда входят те виды угроз, которые связаны с «существованием» данных на конечном устройстве. Примеры:
  • Кража данных. Как мы уже проговаривали, самая большая ценность корпоративного устройства – это данные на нём. Ими нужно управлять даже после потери или кражи устройства. Тут хорошая практика – использование корпоративного контейнера со строгой парольной политикой (возможно, двухфакторной аутентификацией – биометрия плюс пароль). Также правильным подходом является настройка автоматической реакции на подозрительные действия пользователя (несколько некорректных попыток ввода пароля или попытки компрометации устройства). В случае потери или кражи обязательно должна быть возможность заблокировать устройство на очень низком уровне так, чтобы восстановление его работоспособности было невозможно.

    

  • Вирусы/троян. Одной из особенностей платформы Android является её открытость (написать приложение может любой). Этим, к сожалению, могут пользоваться злоумышленники. На корпоративных устройствах, имеющих доступ к важным данным, имеет смысл запрещать некоторые потенциально опасные приложения через чёрные списки. При работе с особо важными данными используется и более жёсткая политика белых списков — только включенные в него приложения могут быть установлены на устройство.

    

• Data-in-transit (передача данных). Сюда включаются все угрозы, связанные с передачей данных. Тут могут быть следующие примеры:
  • Незащищённый трафик. Публичные Wi-Fi точки доступа бывают полезны по время командировок или когда вы далеко от рабочего места, но нужно поработать с большим объёмом данных. При этом, к сожалению, нельзя гарантировать, что канал безопасен, и его не отслеживают злоумышленники. Для борьбы с данным типом угроз обычно используют VPN с автоматической активацией по запуску определённых приложений.
    

С точки зрения управления обычно обозначают следующие моменты:

• Управление обновлением ОС. Обновления обязательно нужно ставить (примечание Samsung: по этой тематике у нас также была статья), но в корпоративной среде есть нюанс: приложения обычно модернизируются медленно, и очередной апдейт может повлечь за собой сбои в работе критически важной для бизнеса системы, а это означает финансовые потери. Поэтому к обновлениям ОС нужно подходить аккуратно, всегда анализируя нововведения и проводя тестирование на предмет совместимости с текущей инфраструктурой.

  

• Удалённая поддержка. Уровень технических знаний конечных пользователей разный, некоторым требуется помощь в настройке. По аналогии с десктопами должна поддерживаться возможность удалённого подключения, желательно, с возможностью перехвата управления.

  

• Отчётность. Для понимания, куда развиваться, требуется комплексная картина. Чем детальнее эти данные будут, тем лучше мы можем проанализировать текущую ситуацию и перспективы. При этом получение данных не должно нарушить личную жизнь сотрудников (никакой персональной информации).

  

В принципе, это очевидные запросы. Но реализовать их удаётся не всегда в силу ограниченных возможностей разных платформ. В своё время в решении данных задач нам очень помог Knox Platform For Enterprise — разновидность платформы Knox для корпоративных задач. KPfE — это набор инструментов (SDK, утилиты, веб-сервисы и аппаратные механизмы устройств), расширяющий возможности стандартной ОС Android в части управления и мониторинга. Удобно, что для использования функционала не обязательно писать много кода, есть вариант использования Knox Service Plugin, который настраивается с помощью OEMConfig (стандартный механизм Android for Enterprise).

В российском офисе Samsung есть специалисты, оказывающие помощь по данному направлению, мы обращаемся к ним со сложными вопросами. Это сегодня большая редкость: чаще по вопросам разработки приходится общаться с коллегами из Индии или Китая, что из-за языкового барьера и разницы часовых поясов достаточно сложно.

Напоследок хотелось бы поговорить про российский рынок. Есть ли у проектов, реализованных у нас в стране, какая-то специфика?

Российский рынок немного отстаёт от мировых трендов. У нас корпоративная мобильность находится в состоянии становления. Из-за этого общепринятые решения пока кажутся чуждыми и неприменимыми.

Ярчайшим примером таких предубеждений является облако. Часто заказчики категорически отказываются от использования этого подхода, аргументируя решение отсутствием доверия к безопасности и надёжности подобных систем. Эта точка зрения, на наш взгляд, сегодня уже неактуальна. «Облачный» не значит «ненадёжный» и «небезопасный». Это доказывается опытом многих крупных компаний, доверивших облакам существенную часть своих бизнес-процессов — Netflix, Spotify, и целый ряд других. 

То, что сервис будет развёрнут у вас на площадке, не гарантирует, что он будет работать всегда. На самом деле немногие могут себе позволить поддерживать у себя в серверной условия, сопоставимые с сертифицированным и аттестованным дата-центром. Отдельной строкой идёт поддержка софта – любая система состоит из большого количества «невидимых» компонентов (ОС, БД, веб-сервер и пр.), которые требуют постоянной поддержки и регулярного обновления. Резюмируя: собственная инфраструктура – это дорого и хлопотно и, к сожалению, не всегда надёжно. Облако гораздо дешевле, и все работы по поддержке и обновлению берёт на себя поставщик услуги.

Отдельно стоит отметить требования сертификации решений, предъявляемые регуляторами, например, для работы с персональными данными. Бытует мнение, что такое на Android невозможно. Наш опыт показывает, что в сочетании с сертифицированными средствами обеспечения безопасности это возможно даже в организациях с жёстким регламентом.

(от автора) Мы надеемся, что нам удалось развеять некоторые «страшилки», и уж по крайней мере теперь станет ясно, что в жизни всё несколько сложнее, чем в этом комиксе:

Источник: Dilbert