Как пользоваться гугл таблицами на телефоне

Обновление: Дарья Ракова

«Google Таблицы» — многогранный и функциональный инструмент со множеством возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. Пригодится всем: аналитикам сайтов, контент-стратегам и маркетологам в целом.

Этот гайд покажет, что вообще можно делать в «Google Таблицах», поможет найти способы применения в своей работе и понять, в каком направлении копать, чтобы научиться работать в программе эффективно.

Начало работы с «Таблицами»

Создание таблицы

Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через «Google Диск».

На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.

Здесь можно начинать работать с таблицами: переименовывать, удалять, открывать в офлайне

Чтобы создать новую таблицу, нажмите на знак плюса в правом нижнем углу — можно будет создать пустую таблицу или выбрать из шаблонов:

Шаблонов здесь десятки: расписания, диаграммы Ганта, таблицы для ведения бюджета и другое

Сохранять таблицы не надо — все автоматически сохраняется на «Google Диске» в процессе работы. Закончив, можно просто закрыть файл — данные не потеряются. По умолчанию созданные через сервис Google Sheets файлы сохраняются в корне Диска. Чтобы переместить его в папку, кликните по иконке рядом с названием таблицы, и выберите место назначения.

Перемещаем таблицу в нужную папку

Переносить файлы можно и на самом диске — с помощью drag&drop или кликнув по нему правой кнопкой и выбрав «Переместить в…».

Прежде чем перемещать только что созданную таблицу, ей надо дать название.

Как открыть файл Excel в «Таблицах»?

Есть два способа:

1. Загрузите файл на «Google Диск» через кнопку «Создать» и откройте его как обычную гугловскую таблицу.
2. Находясь в любой таблице, зайдите в меню «Файл» и выберите «Открыть» или используйте сочетание Ctrl + O. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Загрузка».

Можно просто перетащить файл Excel из открытой папки на компьютере

Это работает и в обратную сторону — файлы Google Sheets скачиваются на компьютер в форматах, который поддерживает Excel: XLSX и CSV. Для этого зайдите в меню «Файл» → «Скачать» и выберите формат.

Также можно сохранить таблицу в формате .pds, чтобы открыть в программе Open Document, в виде pdf-файла или веб-страницы

Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.

Панель инструментов в «Таблицах»

Под меню («Файл», «Правка» и другие) располагается панель инструментов:

Здесь все инструменты для редактирования элементов таблицы

Пройдёмся по её блокам:

1. Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
2. Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
3. Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
4. Шрифт.
5. Размер шрифта.
6. Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
7. Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
8. Выравнивание текста — по горизонтали, по вертикали, настройки переноса и поворота.
9. Прочие инструменты:
   • добавить ссылку;
   • добавить комментарий;
   • вставить диаграмму;
   • создать фильтр;
   • использовать функции.
10. Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.

Есть разные клавиатуры

1. Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.

В нижней части находится панель для переключения между листами и операций с ними. Чтобы создать новую страницу в текущем файле, кликните «+» в левом нижнем углу. По клику на стрелку рядом с заголовком листа откроется меню, где можно переименовать, удалить, переместить, скопировать и скрыть лист, а также защитить его от редактирования и изменить цвет ярлыка:

Работа с листами в «Google Таблицах»

Ярлык скрытого листа не будет отображаться на общей панели. Чтобы посмотреть и вернуть его, нажмите на три черты рядом с листами и найдите в списке нужный:

Как посмотреть скрытый лист в Google-таблицах

Операции с ячейками, строками и столбцами

Элементы таблицы — строки, столбцы и ячейки — можно добавлять, удалять и скрывать через меню «Правка» или контекстное меню, которое открывается правым кликом по выделенному элементу. Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.

При удалении ячейки нужно выбрать, куда смещать данные — влево или вверх

Как закрепить строки

При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Установите курсор в ячейку нужной строки или столбца, откройте меню «Вид» → «Закрепить» и выберите один из параметров.

Можно закрепить одну, несколько или все строки до текущей

Как перемещать элементы таблицы

Строки, столбцы и ячейки в «Google Таблицах» можно менять местами и двигать по всему листу.

Чтобы переместить строку или столбец, выделите их кликом по заголовку, откройте меню «Правка» и выберите «Переместить строку / столбец» влево, вправо, вверх или вниз.

Так можно переместить строки

Кроме того, строки, столбцы и ячейки можно перемещать простым перетаскиванием по принципу drag&drop. Для этого наведите курсор на край выделенного элемента так, чтобы он принял вид «руки», захватите элемент левым кликом и перетащите в нужное место, не отпуская кнопку мыши/тачпад.

Перемещаем ячейку в «Google Таблицах» с помощью drag&drop

История изменений в «Таблицах»

В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, кликните на строчку «Последнее изменение» справа от Главного меню. Откроется история версий:

Можно увидеть, когда, кем и какие изменения вносились

В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий:

Здесь можно восстановить версии таблицы

Бывает, что восстанавливать предыдущую версию нельзя — это не ваша таблица и не вы ее редактировали. Если вы нажмете «Восстановить», все изменения, которые внес другой человек после определенного момента, удалятся. Работать с прошлой версией в режиме истории тоже затруднительно — невозможно даже нормально выделить и скопировать данные, не то что воспользоваться фильтрами и формулами. На этот случай в Google Sheets есть возможность скопировать более раннюю версию:

Вместо восстановления таблицы можно создать копию одной из версий. Удобно для сравнения двух документов

Совместный доступ

Одно из неоспоримых преимуществ «Google Таблиц» перед Excel — возможность совместной работы. Чтобы открыть свой файл коллегам, кликните синюю кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу и задайте настройки:

Можно дать доступ к файлу отдельным пользователям, тем, у кого есть ссылка, или всему интернету

Также здесь есть разные уровни: «Редактирование», «Комментирование», «Просмотр».

Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.

Удаление и восстановление таблицы

В начале раздела уже указан способ удалить таблицу — с главного экрана «Диска», но можно удалить таблицу, когда она у вас на экране. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «Удалить»:

Таблица будет храниться в корзине 30 дней, в поиске по таблицам её можно будет и восстановить

Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить

Работа с данными

Редактирование Google Sheets

Данные в таблицу можно вводить с клавиатуры, добавлять через «копировать» → «вставить» и импортировать из разных источников. Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.

Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи.

Защита данных от редактирования

Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (об этом написано в разделе «Совместный доступ»), а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.

Вот как им воспользоваться. Вызовите контекстное меню правым кликом и выберите пункт «Защитить диапазон» или откройте меню «Данные» и кликните «Защищенные листы и диапазоны»:

Можно защитить данные, вызвав контекстное меню или выбрав нужный пункт во вкладке «Данные»

В открывшейся справа форме кликните «Добавить лист или диапазон». Введите описание. Если хотите закрыть от редактирования диапазон, кликните иконку таблицы на соответствующей вкладке и выделите нужные ячейки на листе. Чтобы защитить целый лист, перейдите на другую вкладку и выберите его в списке.

Нажмите «Задать разрешения» и настройте доступ

Вы можете прописать ограниченный список пользователей, которые имеют право редактировать указанные листы и ячейки, или ограничиться предупреждением. В последнем случае при попытке отредактировать защищенный диапазон программа будет выводить на экран предостерегающее сообщение:

Предупреждение о редактировании защищенного диапазона

Комментарии и примечания

В «Google Таблицах» можно пометить ячейки комментариями и примечаниями. Ячейки с примечаниями выделяются черным треугольником в правом верхнем углу, с комментарием — желтым. Основное отличие в том, что на комментарий могут ответить другие пользователи, а на примечание — нет. Примечания можно оставлять в таблицах, которые планируется редактировать в одиночку, комментарии больше подходят для совместной работы.

На комментарий можно дать ссылку, на примечание — нет

Комментарии можно закрыть, кликнув «Вопрос решен», примечание — только удалить через меню «Правка», или вызвав контекстное меню правым кликом.

Добавить те и другие можно через контекстное меню (правый клик):

Добавляем комментарии и примечания в Google Sheets

Комментарий ещё можно добавить через верхнюю панель инструментов или сочетание клавиш Ctrl+Alt+M.

Форматы данных

Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:

• текст;
• число;
• процент;
• финансы;
• валюта;
• дата;
• время.

Все остальные форматы — производные от основных. Валюту можно отобразить с десятыми или округлить до целых, заменить «р.» перед цифрами на другую валюту. Дата отображается в виде «2.12.2018» или «воскресенье, 2 декабря 2018 г.» — и еще в десяти разных вариациях. Тоже самое с другими форматами.

Чтобы изменить формат данных в ячейке, строке, столбце или диапазоне, выделите их, откройте меню «Формат» → «Числа» и выберите нужный.

В пункт «Числа» вынесены часто используемые, остальные спрятались в пункте «Другие форматы чисел»

Условное форматирование данных

В «Google Таблицах» можно изменить внешний вид текста и ячеек — шрифт, кегль, начертание, цвет шрифта и заливки, выравнивание, цвет и стиль границ, правила переноса текста. Все необходимые инструменты находятся на панели над рабочей областью, о которой мы говорили выше.

Иногда нужно, чтобы форматирование ячеек менялось автоматически в зависимости от того, какие данные в них находятся. Для этого в «Google Таблицах» используются правила условного форматирования. Их можно задать для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца и даже одной ячейки.

Чтобы настроить правила, перейдите в меню «Формат» → «Условное форматирование». Справа появится диалоговое окно. По клику на «Добавить правило» откроются настройки. В зависимости от задачи вы можете настроить правило, по которому ячейки будут перекрашиваться в один цвет, или создать градиент. Правило для форматирования ячеек одним цветом настраивается в 3 шага:

1. Укажите диапазон.
2. Задайте условия форматирования.
3. Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.

Как настроить условное форматирование

Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.

Для создания более сложных правил нужно выбрать условие «Ваша формула» и использовать функции. Эта тема тянет на отдельную большую статью, поэтому здесь останавливаться не будем. Лучше рассмотрим на примере использование стандартных условий.

Вы ведете контекстную рекламу и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1%. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом:

Ячейки со значением менее 1% залиты зелёным

Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.

Сортировка, фильтры и срезы

Инструменты для сортировки, фильтрации, проверки и группировки содержимого таблицы находятся в пункте «Данные» главного меню:

Эти инструменты помогут сделать отображение данных в таблице более удобным

Сортировка

Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа или диапазона в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.

Если в таблице есть строка заголовков, при быстрой сортировке они тоже сместятся. Чтобы сохранить их на месте, выберите пункт «Сортировка диапазона» в меню «Данные». Он станет активным, когда вы выберете нужный диапазон. По клику откроется диалоговое окно с выбором столбца и порядка сортировки — прямой или обратный. Чтобы сохранить строку заголовков на месте, поставьте галочку рядом с «Данные со строкой заголовка»:

Сортировка диапазона данных со строкой заголовка

Фильтры

Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.

В меню «Данные» есть два инструмента для фильтрации содержимого таблицы: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации» Если один пользователь отфильтрует содержимое таблицы с помощью первого инструмента, у других они тоже отсортируются. Поэтому если вам нужно скрыть часть данных только для себя, чтобы не мешать коллегам, выберите «Данные» → «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».

Все настройки, которые вы сделаете, сохранятся. Режимов фильтрации можно создать несколько, все они появятся в выпадающем меню «Фильтры…». Чтобы в них проще было ориентироваться, присвойте каждому понятное название. По умолчанию присваиваются имена «Фильтр 1», «Фильтр 2» и т. д:

Настраиваем фильтры

Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.

В таблицах с режимом доступа «Только просмотр» функция «Создать фильтр» неактивна. Чтобы отобразить данные так, как вам нужно, выберите «Данные» → «Фильтры…» → «Создать новый временный фильтр».

Срезы

Это новая функция Google Sheets. Срез — это что-то вроде сводной информации по диапазону/столбцу. Удобно, когда в столбце или диапазоне много данных, и нужно всё кратко суммировать.

Срез делается так же, как и сортировка/фильтрация — «Данные» → «Создать срез»:

Новый инструмент таблиц

В настройках среза нужно выбрать, как он будет выглядеть и присвоить ему название. Срез будет виден прямо поверх ячеек таблицы.

Вот так будет выглядеть срез по столбцу «Параметр 4»

Проверка данных

Инструмент проверяет, соответствуют ли данные в ячейке заданным параметрам. Например, в одном столбце должны быть только даты. Чтобы проверить, нет ли там ошибок, выберите в меню «Данные» пункт «Настроить проверку данных» и задайте настройки:

• Диапазон ячеек → кликните на поле и выделите нужный столбец.
• Правила → выберите в выпадающем списке «Дата», затем — «является допустимой датой»
• Кликните «Сохранить».

Настройки проверки данных в «Google Таблицах». Можно настроить либо вывод предупреждения, если проверка не пройдена, либо вовсе запретить ввод данных. Можно также настроить показ справки для исправления ошибки

Если данные в проверяемом диапазоне часто редактируются, вы можете предотвратить ошибки на будущее. Выберите в разделе «Для неверных данных» пункт «запрещать ввод данных», и когда кто-то попытается ввести в столбец что-то кроме допустимой даты, система выведет предупреждение и не даст отредактировать ячейку.

В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.

Уведомление об ошибке инструмента «Проверка данных»

Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.

Сводные таблицы

Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.

Пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.

Чтобы создать такой отчет, выделите исходную таблицу, зайдите в меню «Вставка» и выберите пункт «Сводная таблица». Программа создаст новый пустой лист и откроет редактор справа.

В разделе «Строки» кликните «Добавить» и выберите столбец с рекламными каналами. В разделе «Значения» добавьте столбец с данными о прибыли по каждому заказу. Программа просуммирует прибыль по каждому каналу и сведет в таблицу. Если в разделе «Столбцы» выбрать параметр «Услуги», таблица покажет, какую прибыль принес каждый канал по каждой услуге.

Так же можно фильтровать данные по любому столбцу из исходной таблицы, например, скрыть из сводной таблицы данные по отдельной услуге. Для этого в раздел «Фильтры» нужно добавить столбец «Услуги», открыть список и снять галочки с тех услуг, данные по которым не хотим учитывать.

Самым прибыльным в гипотетическом салоне красоты оказалась реклама в Google Ads

Работа с функциями (формулами)

В «Google Таблицах» также, как и в Excel, есть функции — формулы, которые обрабатывают данные в таблице — суммируют, сравнивают, проверяют на соответствие условиям и т. д.

Все функции вводятся по одному принципу:

1. Вводим знак «=», чтобы программа поняла, что мы от нее хотим.
2. Затем начинаем вводить название функции. Система выдаст список подсказок, из которых можно выбрать нужную.
3. В скобках указываем данные, которые нужно использовать для вычислений, и вводим дополнительные аргументы, если нужно.

Данные для вычислений можно ввести вручную с клавиатуры или указать ссылки на ячейки и диапазоны, из которых их нужно взять.

Также можно вводить названия именованных диапазонов, но предварительно их нужно создать. Это бывает полезно, когда часто используете в вычислениях одни и те же диапазоны данных.

Чтобы создать именованный диапазон, зайдите в меню «Данные» или вызовите контекстное меню правым кликом и выберите соответствующий пункт. Справа откроется редактор именованных диапазонов. Кликните «+Добавить диапазон» и введите название. Если вы не выделили нужные ячейки раньше, нажмите на иконку таблицы и сделайте это, затем кликните «Готово».

Создаём именованный диапазон

Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.

Формула считает количество символов в строке. Чтобы остальные строки посчитались тоже, нужно «захватить» ячейку, где формула уже применена, правой кнопкой мыши и протянуть вниз. Так она применится и в остальных строках

Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких немного. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.

О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.

Диаграммы и графики в «Google Таблицах»

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».

Столбчатая диаграмма в «Google Таблицах»

Посмотрим, что мы можем сделать с диаграммой:

1. Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».

Можно воспользоваться рекомендациями

1. Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
2. Сменить диапазон значений.
3. Добавить, удалить и изменить оси и параметры.

На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:

• перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
• поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
• изменить фон диаграммы;
• отредактировать название диаграммы и осей и т. д.

Зададим свой цвет для фона диаграммы

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты:

Тут же можно переместить график на отдельный лист и добавить альтернативный текст

Интеграция с другими инструментами Google

Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.

Google Forms

Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.

Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms:

По умолчанию форма будет называться так же, как таблица

Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы:

Так будут выглядеть ответы на форму в таблице

Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы ответы сохранятся в таблице автоматически.

Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.

К любой форме можно «прикрутить» таблицу, и наоборот

У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».

Google Analytics

Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Расширения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало:

Устанавливаем Google Analytics

Затем аддону нужно дать разрешения, и он будет установлен. Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Расширения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”:

Создаём отчёт в Google Analytics

По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Расширения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные:

Сырая выгрузка данных из Google Analytics

С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.

Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.

Полный гайд по Google Analytics для новичков и специалистов

Другие полезные расширения Google Sheets

Помимо интеграции с Google Analytics, у таблиц есть и другие полезные дополнения. О некоторых из них мы уже писали в статье ««21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые не нужно устанавливать на компьютер»».

Также рекомендуем обратить внимание еще на несколько аддонов. Все аддоны устанавливаются одинаково: меню «Дополнения» → «Установить дополнения».

• Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
• Sort by Color — сортирует таблицу по цвету текста или ячейки.
• Crop Sheet — удаляет лишние строки и столбцы, оставляя выделенный диапазон или ячейки, в которых есть данные.
• Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки и выполнять другие действия с таблицей и ее содержимым.
• Template Gallery — готовые шаблоны таблиц для разных целей: планы, финансовые отчеты, меню и т. д.
• Supermetrics — помогает выгрузить и объединить в одной таблице данные из 50+ источников, среди которых Google Analytics, Google Ads, «Яндекс.Метрика», «Яндекс.Директ» и другие.

Расширения в каталоге можно отфильтровать по категориям

Горячие клавиши в «Google Таблицах»

Если выучить и довести до автоматизма использование хотя бы трети горячих клавиш, скорость работы в «Google Таблицах» можно увеличить раза в 1,5.

Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:

• Ctrl + пробел — выделить столбец;
• Shift + пробел — выделить строку;
• Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
• Ctrl + K — вставить ссылку;
• Home — перейти в начало строки;
• Ctrl + Home — перейти в начало листа;
• Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.

Также в Таблицах работают общие для Windows и Mac сочетания для стандартных действий — копировать, вставить, вырезать, печать, найти и т. д. Полный список горячих клавиш — в справке по «Таблицам» или прямо в таблице во вкладке «Справка» → «Быстрые клавиши» (их ещё можно вызвать сочетанием Ctrl + /):

Выберите нужный раздел, и будут показаны все клавиши для него

Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее.

Как вести рабочие проекты и ничего не забыть: настройка автоматического импорта из Trello в «Google Таблицы»

Google Таблицы стали основным конкурентом программы Excel от Microsoft. Гугл-таблицы удобно применять в учёбе и работе, ведь в них много функций, которые позволяют решить разные задачи. Мы написали руководство по гугл-таблицам, чтобы вы поняли принцип работы программы и смогли самостоятельно и быстро создавать онлайн-таблицы и по полной использовать их возможности.

Что такое Google Таблицы

Онлайн-сервис для работы с таблицами под названием гугл-таблицы или Google Spreadsheets предназначен для совершения несложных операций с числами и данными. Интерфейс гугл-таблиц похож на программу Excel: такие же столбцы, похожие инструменты и пункты меню. Однако у гугл-таблиц есть несколько важных преимуществ:

• онлайн доступ — вход в гугл-таблицы возможен с любого устройства подключённого к интернету;
• автоматическое сохранение — больше не нужно переживать, что проделанная работа исчезнет, если вы забудете сохранить файл, выключат свет или кто-то нечаянно выключит ваш компьютер. Все изменения, вносимые в документ, автоматически сохраняются и вы в любой момент можете посмотреть предыдущие версии;
• совместный доступ — в гугл-таблицах можно параллельно работать над документом вдвоём или целой командой;
• импорт данных — эта функция нужна для того, чтоб импортировать данные из внешних источников;
• большой набор формул — в гугл-таблицах можно быстро обрабатывать данные и производить вычисления.

Гугл-таблицы помогут в учёбе и работе. С этим инструментом работают студенты, фрилансеры, бухгалтеры, таргетологи, предприниматели и др. В гугл-таблицах удобно планировать финансы, составлять контент-план, вести бухгалтерский учёт, проводить маркетинговый анализ или строить прогнозы.

Как начать работу Google Таблицами

Чтобы начать работать с гугл-таблицей, нужно зайти на страницу онлайн-инструментов от Google, нажать на вкладку «Таблица» , а затем на кнопку «Открыть Google Таблицы».

В сервисах Google можно работать не только с электронными таблицами, но и создавать презентации, проводить опросы и совместно работать над текстовыми документами в программе Google Docs

После того как вы нажмёте на кнопку, система попросит вас авторизоваться. Получить доступ к сервису смогут только те, у кого зарегистрирован электронный ящик в гугл почте.

Регистрация в сервисе нужна для того, чтобы все электронные файлы хранились в вашем облачном хранилище и вы могли в любой момент их открыть

После авторизации откроется главная страница: нажмите на разноцветный плюс в левом углу и создайте свою первую таблицу.

Помимо основного пустого файла, который можно заполнять как угодно, у сервиса есть разные шаблоны для конкретных целей и задач

Теперь можно начинать работу с таблицей — далее расскажем про рабочую область и основные инструменты документа.

Рабочая область в Google Таблицы

Рабочая область сервиса напоминает программу Excel. Тем, кто хоть раз в ней работал будет несложно разобраться и с гугл-таблицами. Вся панель инструментов находится наверху, а большую часть рабочей области занимает разлинованный лист.

При наведении курсора на каждый элемент система подскажет его функцию

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, есть ещё несколько интересных областей на экране. В самом верху рабочей области располагается так называемая «шапка». В этой области вы можете быстро изменить название документа и посмотреть тайминг последнего изменения, нажав на который вы попадёте в историю выбранной таблицы. Это удобно, если вы хотите что-то перепроверить, исправить или понять, кто, когда и какие данные вводил.

Изменить название документа можно также во вкладке «Настройки доступа»

Все элементы в таблице интерактивные, а у каждой клавиши есть своя функция. Так, выбрав один из столбцов — для этого нужно нажать на верхнюю ячейку пронумерованную буквой — появится выпадающий список. Из этого списка вы сможете выбрать различные действия: вырезать или копировать, удалить или очистить столбец, настроить условное форматирование, получить статистику и др.

Такой же выпадающий список появится, если вы нажмёте на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана

Ещё одна область, на которую нужно обратить внимание, находится внизу. В одном документе может находиться несколько страниц, чтобы открыть чистый лист нажмите на плюс внизу слева. Также при нажатии на ячейку листа появится выпадающий список действий. Так, если вы ведёте подробную статистику доходов и расходов за месяц, каждую страницу можно посвятить отдельному месяцу — тогда в одной документе у вас сохранятся данные за каждый месяц, между которыми удобно переключаться и сравнивать.

Нажав на ячейку, вы также сможете переименовать лист. В одном документе может быть 192 листа

Если вы захотите удалить гугл-таблицу, то зайдите во вкладку «Файл» и выберите пункт «Удалить». Восстановить удалённые данные можно будет в «шапке», нажав на кнопку «последнее изменение».

Как работать с ячейками, столбцами и строками

Любой элемент гугл-таблицы можно добавить, переместить, удалить, скрыть или изменить — это несложно и делается одним нажатием мыши. Если вам приходится работать с большими объёмами информации, то для удобства закрепите строчки, чтобы они были перед глазами.

Чтобы закрепить строку, нужно нажать на вкладу «Вид» и кнопку «Закрепить», затем из выпадающего списка выбрать тот элемент, который хотите закрепить. После нажатия под строкой появится серая линия

Совместный доступ. В гугл-таблицах есть функция совместного доступа: она позволяет одновременно нескольким людям работать над документом. Чтобы открыть доступ другому человеку, нужно нажать на зелёную кнопку в правом верхнем углу «Настройки доступа». В появившиеся поле нужно ввести электронный адрес того, с кем вы планируется работать над документом или вы можете открыть доступ всем, кому отправите ссылку.

Открывая совместный доступ, вы можете выбрать разные действия для тех, кто будет работать с документом. Пользователь может только просматривать документ, оставлять комментарии или же вносить правки в таблицу наравне с вами

Если вы переживаете за конкретные данные, но хотите, чтобы пользователи вносили корректировки в другие ячейки, то можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.

Выберите нужный диапазон ячеек, нажмите правой кнопкой мыши и выберите вариант «Защитить диапазон»

Горячие клавиши. Для удобства работы со строками, ячейками и столбцами, воспользуйтесь специальными сочетаниями клавиш в в гугл-таблицах — «горячими клавишами». Когда вы их запомните и начнёте чаще применять, скорость работы с таблицами значительно повысится. Сервис от гугл поддерживает сотню сочетаний быстрых клавиш.

Перечислим наиболее распространённые:

• Сtrl + пробел — поможет выделить конкретный столбец;
• Shift + прoбел — это сочетание позволит вам выделить определённую строку;
• Сtrl + Enter — так вы сможете заполнить диапазон;
• Сtrl + К — удобный способ, чтобы вставить ссылку;

Эти горячие клавиши подходят только для компьютеров с системой Windows, для MacOS и Linux будут другие сочетания.

Форматы и форматирование в Google Таблицах

В гугл-таблицах можно форматировать данные разными способами. Вы можете поставить текстовый или числовой формат или записать все цифры как даты, проценты или валюту. Чтобы отформатировать ячейку найдите вкладку «Формат» и, нажав на пункт «Числа», выберите подходящий способ форматирования.

После того, как выберете нужный формат, проверьте правильное отображение данных в таблице. Убрать форматирования можно с помощью кнопки «Очистить форматирование»

Также вы можете поменять внешний вид страницы, настроив выравнивания, переносы, определив цвет шрифта, интервалы или стиль границ. Если вы хотите, чтобы разные данные в ячейках выглядели по-разному и эти изменения происходили автоматически, воспользуйтесь правилами условного форматирования. Эти правила можно устанавливать для всей области таблицы, одной ячейки или конкретной строки. Настраивают правила во вкладке «Формат», нажав на кнопку «Условное форматирование» справа вы увидите дополнительное поле.

Вы можете установить правило, согласно которому цвет в ячейках будет изменяться или в них будет меняться начертание текста

Вы можете кликнуть по столбцу, в котором расположены даты и установить правило, что все чётные дни – красные, а нечётные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку. Это ещё один способ эффективно использовать в гугл-таблицах условное форматирование ячеек.

Но и на этом возможности форматирования не заканчиваются. Недавно в сервис загрузили обновление — теперь пользователи могут выбрать тему для таблицы.

Вы также можете изменить параметры понравившейся вам темы, подобрав другие шрифты и цвета. Для этого нажмите на кнопку «Настройка» в разделе тем.

Как сортировать данные в Google Таблице

Все необходимые для сортировки и фильтрации функции располагаются в разделе «Данные». Сортировать информацию можно в порядке возрастания или убывания, также можно установить сортировку данных по одному или нескольким критериям столбца.

Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.

В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:

• через инструмент «Создать фильтр» — вы отфильтруете содержимое таблицы, а у других пользователей отобразятся уже отсортированные данные.
• через инструмент «Фильтры» — подойдёт, если вы хотите скрыть часть информации так, чтобы её видели только вы. Для этого нажмите на вкладку «Создать новый фильтр».

Фильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных

Также во вкладке «Данные» вы найдёте полезный инструмент под названием «Настроить проверку данных». Он позволит понять на сколько соответствуют данные в ячейке заданным параметрам. Допустим, вы хотите, чтобы в одном диапазоне были только числа. Для проверки вам нужно нажать кнопку «Настроить проверку данных» в появившимся окне найти поле «Правила» и в выпадающем списке выбрать пункт «Числа».

После того, как настроите проверку данных, не забудьте нажать кнопку «Сохранить»

Сводные таблицы

Эта часть статьи будет актуальна тем, кто работает с аналитикой. Главная задача сводных таблиц — структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. В сводных таблицах данные из разных ячеек автоматически выводятся в новы — с помощью заданных заранее формул. Если нужно сделать из 2000 строк отчёт на 20 позиций, то сводные таблицы вам помогут.

В сервисе есть пункт «Создать сводную таблицу», он находится во вкладке «Вставка», которую вы найдёте на панели инструментов.

Визуализация данных в Google Таблицах

Сегодня можно найти немало сервисов для визуализации аналитических данных: Power BI, Modus, Tableau и др. Однако это можно сделать и в самих гугл-таблицах, создав столбчатый график или круговую диаграмму. Для этого нужно выделить рабочий диапазон данных, нажать на вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Создать диаграмму».

После того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок

Функции в Google Таблицах

Функции в гугл-таблицах такие же, как и в программе Excel. В онлайн-сервисе можно быстро сложить и умножить разные объёмы данных, а также совершить более сложные вычисления используя математические, инженерные, поисковые, статистические, финансовые и иные виды функций.

Чтобы выбрать одну из функций, нажмите на кнопку «Вставка» и выберите пункт «Функция» 

Вставить функцию можно и вручную. Для этого нужно поставить знак «=», затем написать буквами название функции и заковав в скобки отметить диапазон данных, прописав номера ячеек — вот так: =SUM(A2:A7).

Бонусные функции Google Таблиц

Главное преимущество гугл-таблиц — это взаимная интеграция с различными ресурсами. Расскажем, об основных сервисах, с которыми можно взаимодействовать.

Google Формы

Вы можете создать опросник на любую тему: рацион питания, планирование бюджета и др. После того, как пользователи заполнят опросник, вы сможете проанализировать полученные результаты, все данные отобразятся в онлайн-таблице.

Чтобы интегрировать опросник зайдите во вкладку «Инструменты» и выберите пункт «Создать форму»

Google Analytics

Google Analytics — это система аналитики, которая позволяет собирать и анализировать данные цифровых ресурсов: мобильных приложений, сайтов, блогов. Интеграция Google Analytics с гугл-таблицами реализована через специальное дополнение. Для подключения вам необходимо открыть вкладку «Расширения», выбрать пункт «Дополнения» и нажать на кнопку «Установить дополнения».

Также во вкладке «Расширения» можно найти макросы — это серия записанных действий, которые вы произвели в гугл-таблицах. Записав действия, вы можете активировать макрос, чтобы позже повторить действия, нажав на одну кнопку в меню или применив сочетание клавиш

После того как вы нажали кнопку «Установить дополнения», вам откроется  окно, в котором нужно найти систему Google Analytics.

В окне поиска можно изучить и другие дополнения, которые пригодятся в работе

Коротко о главном

Гугл-таблицы — это бесплатный сервис для учёбы и работы, позволяющий быстро обработать большой объём данных, составить отчёты и создать диаграммы и графики. Все данные сохраняются автоматически, к тому же над таблицей могут работать одновременно несколько человек. Интерфейс гугл-таблиц схож с внешним видом Microsoft Excel, поэтому вам будет просто ориентироваться в сервисе.

В гугл-таблицах можно вести бюджет и налоговый учёт, строить прогнозы, проводить маркетинговый анализ или составлять списки дел. Знание гугл-таблиц пригодится маркетологам, дизайнерам, бухгалтерам, аналитикам, студентам, фрилансерам и др. Если вам интересно работать с гугл-таблицами, но вы не знаете в какой профессии применить свои знания, пройдите наш онлайн-тест на выбор профессии и начните заниматься тем, что приносит удовольствие.

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Недавно мы рассказывали про основной функционал Google Docs – сервиса для создания текстовых файлов. В этой статье обратимся к другому популярному онлайн-инструменту. Из материала вы узнаете, как эффективно работать с «Google Таблицами»: визуализировать информацию, создавать формулы, комментировать, восстанавливать предыдущие версии файла.

Возможности сервиса «Google Таблицы»

Google Sheets, или «Google Таблицы» – это бесплатный сервис для работы с электронными таблицами. Его аналог – Excel от Microsoft Office, но в отличие от него в «Google Таблицах» можно работать в двух режимах – онлайн и офлайн.

В сервисе можно создавать и редактировать файлы, просматривать их вместе с другими пользователями. Строить графики и диаграммы в цвете. Использовать встроенные формулы, анализировать информацию с помощью сводных таблиц.

Открыть документ можно как с компьютера, так и с мобильного телефона. А когда вы внесёте изменения, они сохранятся автоматически. При этом данные не потеряются – всё фиксируется в истории версий.

Google Sheets совместимы с Excel. Вы можете открыть файл Excel в этом сервисе, преобразовать его в таблицу Google, и обратно.

В статье рассматриваются основные функции инструмента, которые легко освоить новичку. С помощью таблиц вы можете создавать бизнес-план и медиаплан, составлять расписание, вести учёт времени сотрудников, планировать бюджет и т.д.

Как начать работу в «Google Таблицах»

Для полноценной работы в программе необходимо зарегистрировать аккаунт в Google. Когда вы сделаете это, сможете пользоваться и другими сервисами системы, например Google Docs и «Google Презентациями».

После создания почты на Gmail войдите в сервис одним из способов:

• Через иконку «Google Таблиц». Попадёте на главную страницу сервиса. Здесь вы можете создать новую таблицу – для этого выберите пустой файл или шаблон из галереи.

Если вы уже работали с таблицами (например, просматривали файлы по ссылке), вы увидите их на главной странице.

• Через «Google Диск». На главной странице под логотипом Диска нажмите «Создать» и выберите «Google Таблицы». Можете создать таблицу с нуля или заполнить готовый шаблон.

Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»

Зайдите в любую таблицу, затем в меню нажмите «Файл» – «Открыть». В новом окне перейдите во вкладку «Загрузка». Нажмите на синюю кнопку, если хотите выбрать файл с устройства, или перетащите его в открывшееся поле.

Как скачать файл из «Google Таблиц»  

Сервис позволяет сохранить файлы в нескольких форматах – XLSX, CSV, PDF и др. Зайдите в «Файл», нажмите «Скачать». Выберите подходящий вариант из предложенных.

Можно ли работать с файлом Excel в Google Sheets

Да, вы можете работать с xlsx-файлом, не переводя его в формат «Google Таблиц». В этом случае он будет отображаться с зелёным значком .XLSX рядом с названием файла.

Как работать с файлом в «Google Таблицах»

Рассмотрим, как выглядит меню и панель инструментов.

Какие есть возможности для изменения файла через главное меню:

Файл. Можно открывать, импортировать и создавать копии файлов, смотреть историю версий, предоставлять доступ другим людям, выставлять настройки.

Правка. Блок для редактирования и удаления файла.

Вид. Можно настроить отображение элементов, закреплять строки, изменять масштаб.

Вставка. Блок для работы с ячейками, строками и столбцами. Можно вставить диаграмму, рисунок, создать сводную таблицу. Можно добавить функцию. Оставить комментарий.

Формат. Позволяет устанавливать нужный шрифт, выравнивание, делать переносы и менять цвет таблицы или отдельных ячеек.

Данные. Можно настроить сортировку, создать фильтры, посмотреть статистику.

Инструменты. В этом блоке можно создать Google Форму, проверить правописание, настроить специальные возможности.

Расширения. Блок для дополнений, макросов и приложений.

Справка. Помощь по работе с файлом, поиск по меню, а также список быстрых клавиш.

Что расположено на панели инструментов:

• стрелки «Отменить» / «Повторить»;
• печать;
• копирование форматирования;
• изменение масштаба;
• изменение формата данных в ячейках;
• параметры шрифта (от размера и до цвета);
• параметры ячеек (цвет и границы);
• выравнивание текста внутри ячеек;
• инструменты для добавления ссылки, комментирования, вставки диаграммы, создания фильтра и функций;
• способы вводы текста.

При желании меню можно скрыть – нажать на стрелку справа. Основные функции будут доступны на панели инструментов.

В нижней части файла находится панель для работы с листами. Здесь можно добавлять и удалять, переименовывать, защищать листы, менять их местами и перекрашивать ярлыки.

Чтобы скрыть лист, нажмите на его ярлык и выберите «Скрыть лист». Он не будет виден на панели. Чтобы вернуть лист обратно, найдите его через кнопку «Все листы» слева на панели и нажмите на скрытый лист.

Как работать с элементами таблицы

В Google Sheets можно работать как с целой таблицей, так и с отдельными ячейками, строками и столбцами.

Как закрепить строки

Чтобы нужные данные не исчезали при прокрутке таблицы, их можно закрепить. Выделите ячейку строки или столбца, перейдите в «Вид» в главном меню, выберите один из вариантов закрепления.

Как перемещать ячейки, строки и столбцы

Элементы можно двигать по листу таблицы.

Для перемещения ячейки наведите на неё курсор – он должен принять форму руки. Перетащите ячейку в нужное место. Другой вариант – кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите «Вырезать», перейдите на другое место таблицы, кликните на новую ячейку правой кнопкой, нажмите «Вставить».

Чтобы переместить всю строку или столбец, кликните на соответствующий заголовок – с цифрами или латинскими буквами. Так вы выделите все ячейки, и курсор примет форму руки. Перетащите элемент в другое место таблицы. Подойдёт и способ, описанный выше, – перемещение с помощью правой кнопки мыши. 

Как посмотреть историю изменений

Внесённые данные и другие изменения автоматически сохраняются в облаке. Чтобы посмотреть версии файла, нажмите на поле справа от главного меню. Оно называется «Последнее изменение» или «Все изменения сохранены на Диске».

Попадёте в историю версий. В этом режиме не получится отредактировать таблицу. Но вы можете посмотреть изменения и восстановить нужную версию, если это ваша таблица или вы имеете права редактора. 

Как настроить доступ в «Google Таблицах»

Чтобы показать таблицу другим людям и дать им возможность вносить изменения, предоставьте им доступ. Он бывает трёх видов:

• редактор может изменять информацию в файле, вплоть до удаления всех данных (восстановить их можно через историю версий);
• комментатору разрешено только предлагать изменения в таблице;
• читатель только посматривает файл, без возможности вносить правки или редактировать текст.

Доступ по ссылке

Найдите кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу. Нажмите на неё, а затем на «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».

Определитесь с уровнем доступа. Затем отправьте пользователю ссылку на файл.

Учитывайте, что ссылку можно пересылать другим людям. А значит, если вы дали доступ редактора непроверенному лицу, и он перешлёт её другому, кто-то получит такие же права редактора. Чтобы файл не изменили без вашего ведома, ограничьте доступ к нему – сузьте круг лиц, которые могут просматривать таблицу, или защитите данные от редактирования.

Доступ определённым пользователям

Нажмите «Настройки доступа», добавьте пользователей или группы, которым придёт приглашение к просмотру или редактированию файла на почту. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Как защитить данные от изменения

Можно ограничить возможность редактирования во всём файле или в отдельной ячейке. Выделите диапазон (ячейку, столбец, строку) и нажмите правую кнопку мыши, выберите «Показать другие действия с ячейкой», затем «Защитить диапазон». Если хотите ограничить действия с листом, нажмите на вкладку листа, потом на «Защитить лист». Задайте разрешение.

Другой вариант – найти в меню «Данные», а затем выбрать «Защитить листы и диапазоны».

Как работать с данными в Google Sheets

Форматы данных

Данные в таблице – это текст и цифры. Они могут быть выражены в виде чисел, процентов, валют, дат и времени. Если нужно поменять формат (например, округлить валюту), нажмите в главном меню «Формат», зайдите в раздел «Числа» и выберите подходящий вариант.

Фильтры и сортировка

Настроить фильтр и отсортировать ячейки можно через пункт главного меню «Данные».

Сортировка поможет быстро сформатировать лист. Если у вас текстовые данные, программа покажет их от первой буквы алфавита до последней, и наоборот. Если у вас числа – от большего до меньшего числа и обратно.

Проверка данных

Функция позволяет убедиться, что сведения соответствуют формату. Например, необходимо проверить, что все данные в столбце – даты.

Выберите в разделе «Данные» пункт «Настроить проверку данных».

Укажите диапазон, а в разделе «Правила» выберите формат «Дата» и что она «является допустимой датой». Нажмите сохранить. Если есть ошибки, вы увидите в ячейках красный треугольник.

Сводные таблицы

Этот инструмент помогает структурировать большие объёмы информации в виде отчётов, чтобы удобнее было их анализировать.

Чтобы создать отчёт, в главном меню файла нажмите «Вставка», выберите «Создать сводную таблицу». Сервис добавит её на новом листе или на текущем, в зависимости от выбранных настроек. В редакторе сводной таблицы добавьте строки, столбцы, значения или фильтры, по которым нужно сформировать отчёт.

Комментарии и примечания

Предложенные изменения в файле можно увидеть, если навести курсор на ячейку. Желтый треугольник в верхнем правом углу означает комментарий, чёрный треугольник – примечание. Написать комментарий и примечание можно через меню (внизу раздела «Вставка») или через комбинацию быстрых клавиш. Другие пользователи могут отвечать только на комментарии.

Полезные функции

Как добавить диаграммы

Вставить диаграмму можно из панели инструментов или из главного меню по пути «Вставка» – «Диаграмма». После этого справа вы увидите редактор диаграмм. Можете выбрать тип, указать диапазон данных, задать число столбцов и строк, поменять цвет графика и пр.

Как добавить функцию

Функции – это формулы, по которым обрабатываются данные в таблице. Например, данные проверяются на соответствие условиям, или суммируются.

Чтобы вставить функцию, нажмите на ячейку и введите «=». После этого можно писать функцию – сервис даст подсказки. В скобках указываются данные для вычислений. Если нужно, введите аргументы.

Если не знаете, как называется формула, найдите её в общем списке. Для этого нажмите на знак функции на панели инструментов, либо выберите в меню «Вставка» – «Функция».

Как подключить дополнения

Зайдите в «Расширения» в главном меню, затем «Установить дополнения». В открывшемся окне вы можете найти нужную программу через поиск. Или нажмите знак меню слева вверху, чтобы выбрать категорию или посмотреть совместимость с продуктами Google.

Например, здесь можно подключиться к Google Analytics. После установки сервис появится в разделе «Дополнения» в файле.

Горячие клавиши

Перечислим комбинации клавиш, которые пригодятся и новичку, и профессионалу:

Ctrl + O – открыть файл;

Ctrl + пробел – выделить столбец;

Shift + пробел – выделить строку;

Ctrl + K – вставить ссылку;

Home – перейти в начало строки;

Ctrl + Home – перейти в начало листа;

Ctrl + End – перейти в конец листа.

Другие комбинации можно посмотреть в «Справка» – «Быстрые клавиши».

Google Sheets – это удобный онлайн-инструмент для анализа огромного количества информации и структурирования данных. Используйте его, чтобы облегчить работу с таблицами и ускорить взаимодействие между сотрудниками компании.

Google-таблицы – это эволюция классического Excel, но не стоит забывать о том, что это продукты разных корпораций. Основное преимущество продукта от Google – это работа в облаке, которое дает широкие возможности совместной работы над документом в режиме реального времени. Не нужно пересылать файлы и каждый раз думать о том, какая из версий свежее. Не нужно совершать множество лишний телодвижений (сохранить документ, закрыть его, открыть email, найти пользователя, переслать ему файл и т.д.). Достаточно скопировать ссылку из браузера и переслать тут же любым удобным способом, либо отправить ссылку на приглашение к совместной работе из встроенного отправщика. Можно видеть правки, вносимые коллегой, комментировать их и обсуждать прямо в файле. Разработчики Excel (детище Билла Гейтса и компании Microsoft), пытаются не упустить своих позиций и стараются улучшать свой продукт, для чего внедрили интеграцию с облаком OneDrive. Но на практике все это выглядит топорно, приходится совершать больше действий, из-за чего теряется скорость и эффективность работы.

Изучив наш материал, вы станете продвинутым пользователем Google-таблиц. Для удобства освоения, материал состоит из текста со скриншотами, а также снабжен дополнительно видеоуроками. Приступим.

Как создать Google таблицу

Чтобы работать с Google таблицами, вам нужен аккаунт в Google. Создайте почту на gmail и авторизуйтесь.

Введите в поисковик запрос «гугл таблицы» и кликните на первый сайт в выдаче. Или сразу перейдите на страницу выбора тарифа. Для выполнения большинства задач достаточно будет «Личного тарифа», он бесплатный. Кликните «Открыть Google Таблицы».

Чтобы создать новую таблицу – нажмите на «Пустой файл».

Таблица автоматически будет создана, вы увидите ее первый лист, который сразу же сможете начать редактировать.

Как открыть в гугл-таблицах файл с компьютера

Чтобы открыть таблицу, созданную на компьютере в программе Microsoft Excel, войдите в гугл-таблицы, кликните “Открыть окно выбора файлов”.

Перейдите во вкладку “Загрузка” и выберите файл на компьютере.

Если вы уже создали новую таблицу, кликните “Файл” — “Открыть”. Или воспользуйтесь горячими клавишами Ctrl+O.

Выберите нужный файл — вы увидите, как данные сразу появятся на листе.

Листы: как создать, удалить, скрыть

Для любых действий с листом в таблице кликайте на него правой кнопкой мыши или нажмите на “стрелочку”.

Далее выбирайте нужное действие:

1. Переименовать — введите любое название листа.
2. Копировать — с левой стороны появится копия листа, в названии в скобках будет отмечено “копия”.
3. Скрыть — лист исчезнет с нижней панели, но его можно будет увидеть в перечне “Все листы”.

1. Удалить — гугл-таблицы выведут диалоговое окно с уточнением “Удалить лист?”, если нажмете “Ок”, лист будет удален.

Чтобы создать новый лист, кликните “+” в правой нижней части экрана.

Режимы работы с таблицей

Есть три режима работы с гугл-таблицей:

1. Редактор – это главное действующее лицо. Он заполняет и редактирует таблицу, обладает правом предоставления доступа другим пользователям.
2. Комментатор – второй в иерархии по правам. Доступ для редактирования закрыт, но есть возможность оставлять комментарии и вопросы.
3. Читатель – у него нет никаких прав, кроме просмотра документа.

Ниже подробнее рассмотрим как применяются эти режимы в жизни.

Если таблица создана не вами и у вас нет прав на комментирование/редактирование — нужно запрашивать доступ на эти действия у пользователя, который создал таблицу.

Как открыть доступ к таблице

В правом верхнем углу кликните “Настройки доступа”.

Введите адрес пользователя, которому хотите открыть доступ к таблице.

Далее выберите режим работы: читатель, комментатор или редактор. Режим впоследствии можно будет легко изменить.

Если вы хотите, чтобы определенный пользователь только просмотрел вашу таблицу — откройте ему доступ как читателю. Если нужно что-то обсудить по поводу материала таблицы — подойдет режим “Комментатор”. Если же вы хотите создать таблицу совместно с кем-то, разрешать определенному пользователю вносить в нее правки — откройте этому человеку доступ как “Редактору”.

Если не хотите, чтобы пользователь получал уведомление об открытии доступа — уберите галочку с пункта “Отправить уведомление”.

Нажмите “Отправить”.

Другой вариант — откройте доступ к документу по ссылке. Для этого сначала кликните “Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка”.

Выберите режим работы, который будет у каждого, кому вы отправите ссылку.

Скопируйте ссылку на документ, нажмите “Готово”. Теперь разошлите ссылку нужным пользователям.

Вы всегда сможете отключить доступ по ссылке в один клик, сделать его снова выборочным — по e-mail адресам.

Как скачать таблицу на компьютер

Кликните “Файл” — “Скачать”.

Далее выберите формат, в котором хотите скачать таблицу. Самых популярных форматов три:

1. XLSX — таблица скачивается как файл для программы Microsoft Office Excel.
2. Веб-страница — скачивается таблица в формате .html и ZIP-архив с изображениями. Очень удобно, если надо отделить картинки от текстового содержимого таблицы. Обратите внимание, картинки в архиве будут расположены рандомно, не по порядку.
3. PDF-документ.

После выбора нужного формата таблица автоматически скачается на компьютер. Открывайте и используйте.

Как посмотреть историю изменений

Перейдите в “Файл” — “История версий”.

Откроется история всех версий гугл-таблицы. Под названием каждой версии будут указаны имя и фамилия пользователя, который вносил в нее изменения.

Изменения могут быть отображены или скрыты — поставьте галочку напротив пункта “Показать изменения”, чтобы настроить этот параметр.

Если вы кликнете “Восстановить эту версию” — та версия, которую вы просматриваете, будет восстановлена. Изменения, которые были сделаны после нее вами или другими пользователями, будут удалены.

Вы также можете скопировать одну из версий таблицы. Нажмите на три вертикальные точки, выберите “Создать копию”.

Гугл-таблицы спросят, куда нужно сохранить копию.

Например, вы можете сохранить копию таблицы в папку “Мой диск”. Если поставите галочку напротив “Скопировать настройки доступа” — таблицу смогут просматривать или править те же люди, которые работали с исходником.

Сохранять копии версий можно только в папки.

Как оставить комментарий и примечание

Комментарии нужны в том случае, если надо что-то обсудить. Например, один из сотрудников фирмы внес данные, в которых вы сомневаетесь. Чтобы не объяснять сотруднику, где именно сомнительные данные, вы просто оставляете комментарий к нужной ячейке. Сотрудник видит ваш комментарий и отвечает на него, а вы после этого получаете уведомление о его ответе.

Примечания — это пометки, которые вы не хотите вставлять в саму таблицу, но о которых не хотите забывать.

Кликните по ячейке правой кнопкой мыши, выберите “Добавить комментарий” или “Вставить примечание”.

Введите текст. Чтобы оставить комментарий, его нужно отправить — нажмите на кнопку “Добавить” или используйте горячие клавиши Ctrl+Enter.

Примечания отправлять не нужно, они остаются в таблице сразу после набора.

Чтобы ответить на комментарий, кликните на него и введите ответ.

Отвечать на примечания нельзя.

Чтобы изменить комментарий, кликните “Другие параметры” и выберите “Изменить”. Чтобы удалить — выберите “Удалить” или кликните “Решено”.

Для удаления примечания просто удалите текст с помощью клавиши BackSpace, Delete или кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите “Удалить примечания.

Если хотите посмотреть историю комментариев или восстановить комментарии в таблице — кликните “Показать историю комментариев”.

Вы увидите перечень всех комментариев и ответов на них.

Любой комментарий можно открыть повторно.

Форматы данных в Google таблице

Если вы вводите в таблицу данные определенного формата (числа, проценты, валюту, даты) — лучше указывать формат, чтобы было проще работать с данными.

Если хотите задать формат данных — перейдите в “Формат”, выберите “Числа”.

В гугл-таблице есть несколько основных форматов данных:

Есть и другие, менее популярные форматы данных, вы можете использовать их по своему усмотрению.

Как изменить шрифт

Кликните по ячейке, в которой хотите изменить шрифт или выберите диапазон ячеек. Далее выберите “Размер шрифта” в соответствующем поле на панели инструментов. Размер шрифта вы можете выбирать или задавать произвольно.

В гугл-таблицах доступны четыре типа начертаний: полужирный, курсив, зачеркнутый, подчеркнутый. Если не каждый тип отображается на панели инструментов — перейдите в “Формат” и выберите нужный.

Как изменить цвет текста или фона

В гугл-таблицах можно менять цвет текста или фона в одной ячейке или в нескольких. Кликните на нужную ячейку или выделите диапазон ячеек, затем выберите инструмент “Цвет текста” — для изменения окраски текста.

Или “Цвет заливки” — для изменения фона.

В палитре таблиц доступны все существующие цвета — выбирайте любой.

Как изменить выравнивание текста

Текст в гугл-таблицах можно выравнивать по горизонтали или вертикали. Текст по горизонтали может быть выровнен по левому или правому краям или по центру.

По вертикали текст можно выравнивать посередине, по верхнему или нижнему краям ячейки.

Выравнивание по вертикали нужно в том случае, если у вас крупные ячейки. Если вы вручную не меняли размер ячеек, различия в выравнивании по вертикали будут почти незаметны.

Как изменить масштаб Google таблицы

Чтобы увеличить или уменьшить гугл-таблицу, выберите инструмент “Масштаб” на панели инструментов или в меню “Вид”. Отметьте нужное значение масштаба или укажите его вручную.

Вы также можете менять размер веб-страницы в целом. Чтобы это сделать, удерживайте клавишу Ctrl и нажимайте “+” для увеличения масштаба или “-” для уменьшения.

Как нарисовать границы в таблице

Кликните по ячейке, для которой хотите нарисовать границы или выберите диапазон ячеек. Нажмите на инструмент “Границы” на панели инструментов. Вы можете прорисовать все границы или же сделать их только внешними/внутренними. Можете рисовать каждую границу по отдельности.

Чтобы изменить границы, лучше сначала кликните “Убрать границы”, а потом прорисуйте их заново.

В “Стиле границ” вы можете менять толщину линий и их тип, например, делать линии не сплошными, а прерывистыми.

Вы также можете менять цвет всех границ или некоторых из них. Чтобы изменить цвет, нужно сначала выбрать нужный оттенок, а после нарисовать границу.

Если граница уже нарисована и вы хотите изменить цвет — уберите ее, выберите оттенок цвета и нарисуйте заново.

Как сделать перенос текста в ячейках

Чтобы данные в таблице отображались корректно, нужно настроить в ней переносы текста. Выберите ячейку или диапазон ячеек, далее выберите инструмент “Перенос текста”.

Здесь доступны три опции:

1. Перекрывать соседние ячейки — текст будет выходить за границы ячейки.
2. Переносить по словам — те слова, которые выходят за границу, будут перенесены на новую строку в ячейке.
3. Обрезать текст — текст не будет виден за границей ячейки, но при двойном клике на ячейку будет отображаться полностью.

Как удалить данные из Google таблицы или временно их скрыть

Кликните на ячейку или выделите диапазон ячеек и нажмите Delete на клавиатуре. На месте удаленного фрагмента таблицы будет пустое место, все остальные данные никуда не сдвинутся.

Если вам нужно удалить ячейки со сдвигом данных влево или вверх — выделите их, нажмите “Правка” — “Удалить”. Вам будет предложено выбрать: со сдвигом вверх или влево.

Если какие-то строки или столбцы просто временно не нужны, их можно скрыть. Нажмите на строку/столбец правой кнопкой мыши, выберите “Скрыть” — данные будут спрятаны.

Как сделать ссылку на другую таблицу, ячейку или сайт

Кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите пункт “Ссылка” или нажмите сочетание клавиш Ctrl+K.

Ссылаться можно на:

Ссылку после добавления можно копировать, редактировать или удалять. При наведении курсора на ссылку Гугл-таблицы будут высвечивать название сайта/листа/диапазона, на который ведет ссылка.

Как закрепить строку или столбец

Закреплять нужно те данные, которые вы хотите видеть постоянно, даже при прокручивании таблицы. Чтобы это сделать, выделите строку или столбец, перейдите в “Вид”, выберите “Закрепить”.

Закрепленные строки и столбцы будут визуально выделены.

Как перемещать строки и столбцы целиком

Удобнее всего перемещать простым перетаскиванием. Выделите ячейки или столбцы, подведите курсор к границе диапазона так, чтобы он принял форму руки, зажмите и перетащите в нужное место.

Другой способ — выделите строку или столбец или несколько строк и столбцов, кликните “Правка”, выберите “Переместить”.

Это времязатратно, потому что строки перемещаются только на уровень одной строки, столбцы — на уровень одного столбца.

Как удалить Google таблицу

Кликните “Файл”, выберите “Удалить” — таблица будет перемещена в корзину.

Если таблица у вас не открыта и на экране перечень созданных таблиц, кликните на три вертикальные точки рядом с нужной таблицей и нажмите “Удалить”.

Как восстановить удаленную Google таблицу

Перейдите на гугл-диск. В меню слева выберите “Корзина”. Найдите в корзине нужную таблицу, кликните на нее правой кнопкой мыши и выберите “Восстановить”.

Таблица будет восстановлена, вы сможете увидеть ее в той папке, где она находилась ранее.

Как защитить данные от редактирования

Выделите нужные строки, столбцы или ячейки, кликните на них правой кнопкой мыши, выберите “Защитить диапазон”.

В открывшемся окне нажмите “Задать разрешения”.

Пропишите электронные адреса пользователей, которым разрешается редактировать определенные диапазоны — введите их e-mail и нажмите “Готово”.

После этого остальные пользователи, у которых есть доступ к общему редактированию таблицы, не смогут вносить изменения в указанный диапазон.

Вы также можете не запрещать редактирование данных полностью, а лишь показывать предупреждение. Оно будет выглядеть так: “Вы собираетесь редактировать защищенный диапазон”. Чтобы это сделать, вместо прописывания электронных адресов выберите опцию “Показывать предупреждение”. И нажмите “Готово”.

Когда сторонний пользователь попытается отредактировать диапазон, он увидит предупреждение, но, нажав “Ок”, все равно сможет внести изменения.

Как задать условия форматирования

Если вы хотите настроить автоматическое форматирование какого-то диапазона ячеек, выделите этот диапазон, перейдите в “Формат”, выберите “Условное форматирование”.

Затем выберите правило форматирования — при каком условии гугл-таблицам нужно будет автоматически форматировать диапазон. Например, если число в ячейке больше “100”, нужно закрасить ячейку в зеленый. Кликните “Готово”.

Для одного и того же диапазона можно добавлять несколько правил условного форматирования. Например, можно добавить второе условие: если в той же ячейке число меньше 100, нужно выделить ячейку красным и перечеркнуть число.

Как сортировать данные

Выберите столбец или несколько столбцов, которые хотите сортировать. Перейдите в “Данные” — “Сортировка”. Выберите сортировку в прямом или обратном порядке.

Если хотите сортировать весь лист — достаточно кликнуть на ячейку того столбца, по которому хотите выполнить сортировку. Далее нужно перейти в “Данные” и выбрать “Сортировать по столбцу … от Я до А” или “… от А до Я”.

Как создать фильтр

Выделите столбец или диапазон. Кликните “Данные” — “Создать фильтр”.

Кликните на значок фильтра в правом верхнем углу столбца или диапазона и настройте условия фильтрации.

Фильтровать данные можно по цвету, значению (например, по алфавиту или по длине), либо по индивидуально заданному условию.

Чтобы удалить фильтр, перейдите в “Данные”, кликните “Отключить фильтр”.

Как проверить данные на соответствие заданным правилам

Выделите нужный диапазон, перейдите в “Данные”, выберите “Настроить проверку данных”.

Введите требуемое условие: например, чтобы в ячейках был только текст, только числа или даты, либо чтобы одновременно выполнялось несколько условий.

Если пользователь вводит неверные данные, вы можете настроить автоматическое предупреждение или запретить ввод неверных данных.

Также можно настроить справку, которая будет высвечиваться в виде красного треугольника в правом верхнем углу таблицы. При подведении к нему курсора, будет появляться пояснение с тем текстом, который вы укажете для “неправильных” данных.

Как создать сводную таблицу

Поясню сразу на примере. У вас есть несколько тем по биологии, к которым вы подбираете цитаты из научных трудов. Типов источников цитат три: книги, журналы, газеты. Надо посчитать, сколько цитат суммарно собрано из каждого источника.

Сделайте заголовки в исходной таблице, чтобы удобнее было делать сводную.

Перейдите в “Данные”, кликните “Создать сводную таблицу”.

Выделите диапазон данных — либо всю таблицу, либо только Источник и Число цитат, не важно. Гугл-таблицы предложат создать сводную таблицу в исходной или на новом листе — выберите наиболее удобный вариант. Я предпочитаю новый лист.

Нажмите “Создать”. Далее в поле “Строки” укажите, по данным из какого столбца вы хотите собрать сводную информацию. Нас интересуют источники, поэтому выбираю “Источник”.

В поле “Значение” выберите тип данных, который вам нужен. Нам нужно “Количество цитат”.

Сервис автоматически все просуммирует и выдаст результат.

Сводные таблицы вы можете оформлять, использовать в них фильтры и сортировку.

Как сделать график или диаграмму

Выделите диапазон данных, которые хотите представить в формате диаграммы или графика, перейдите во “Вставка” — “Диаграмма”.

Далее настройте диаграмму: выберите наиболее подходящий формат, отметьте, нужны ли вам метки, все ли данные из выделенного диапазона вы хотите отображать.

В “Дополнительных” настройках выберите заливку для диаграммы, настройте цвет линий, другие параметры отображения.

Как опубликовать диаграмму из таблиц на сайте

Кликните на три вертикальные точки в верхнем правом углу диаграммы. Если хотите опубликовать ее просто как картинку — выберите “Скачать”, скачайте в формате PNG.

Если хотите публиковать как встраиваемый код — нажмите “Опубликовать”, опубликуйте диаграмму в открытом доступе.

Гугл сгенерирует ссылку на нее и отдельный код — копируйте их и публикуйте материал где угодно.

Как сделать Google-форму из таблицы

Гугл-формы нужны для проведения разного рода опросов. В форме вы можете прописать несколько вопросов, сделать текстовые поля для свободных ответов или предложить варианты ответа, а потом распространять ссылку на форму по Интернету или отправить нужным людям по email, в соцсетях или мессенджерах. Все ответы, которые впишут участники опроса, будут отображены в вашей гугл-таблице.

Кликните “Инструменты” — “Создать форму”.

Введите вопросы, которые вас интересуют, оформите их. Если вопрос будет отмечен как “Обязательный” — пользователь не сможет отправить форму, не ответив на него.

После создания формы в вашей таблице автоматически появится лист “Ответы на форму”. В нем будет отдельная колонка для ответов по каждому вопросу. Также будет присутствовать колонка с указанием времени, в которое форма была заполнена. Данные будут появляться автоматически после отправки формы очередным пользователем.

Это все общие вопросы работы с таблицами, дальше я расскажу про самые важные функции.

ТОП-15 функций Google Таблиц

Как посчитать длину строки

Эта функция может быть полезна вебмастерам, которые хотят определить длину тайтлов, заголовков или дескрипшена в статьях, выгрузив эти материалы в гугл-таблицы.

Кликните ячейку, введите без кавычек “=длстр”, далее в скобках укажите номер ячейки, символы из которой хотите посчитать.

Символы считаются с пробелами.

Формула: “=длстр(номер ячейки)”.

Пример: “=длстр(А1)”.

Гугл-таблицы автоматически переводят формулы, записанные на русском языке, на английские аналоги, поэтому на всех моих скринах формулы будут прописаны на английском.

Как удалить лишние пробелы из таблицы

Будут удалены двойные пробелы и пробелы перед словом.

Формула: “=сжпробелы(номер ячейки)”.

Пример: “=сжпробелы(А1)”.

Функция ВПР

ВПР расшифровывается как “Вертикальный просмотр”. Функция позволяет находить данные, которые соответствуют какому-то числу или тексту и показывать их в определенной ячейке.

Формула: “=впр(номер ячейки 1;диапазон ячеек для поиска;номер столбца, в котором надо находить соответствие)”.

Пример: “=впр(D7;A11-B13;2)”.

Формула “=впр(D7;A11-B13;2)” означает, что во втором столбце диапазона A11-B13 надо найти данные, левее от которых (в первом столбце) находятся те же числа или тот же текст, что и в ячейке D7.

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ позволяет прописывать в гугл-таблицах любые условия. Формулу этой функции надо знать, чтобы уметь использовать ее для самых разных целей. Например, вы хотите, чтобы цвет ячеек менялся на зеленый, если вводимое число больше определенного значения, или на красный, если меньше. Или, допустим, вы скачали ключевые слова с количеством запросов и хотите вычеркнуть те фразы, количество запросов по которым меньше определенного значения. Для этого аналогично пригодится “Если”.

Формула: “=если(условие;следствие выполнения условия;следствие невыполнения условия)”.

Пример: “=если(B1>B2;“расчет верен”;“расчет неверен”)”.

Если число в ячейке B2 будет меньше числа в ячейке B1, в той ячейке, куда вписана формула, появятся слова “расчет верен”. Если число B2 больше или равно B1, появятся слова “расчет неверен”.

Функция ЕСЛИОШИБКА

Если вычисление по какой-то формуле невозможно, функция ЕСЛИОШИБКА выдаст “человекопонятное” объяснение, а не непонятный код.

Формула: “=еслиошибка(исходная формула;“текст, который нужно показать, если подсчеты по формуле невозможны”)”.

Пример: “=еслиошибка(A1/B1;“проверить данные”)”.

Если у вас в ячейке B1 будет ноль, то расчеты по формуле будут невозможны, потому что делить на ноль нельзя, и гугл-таблицы выдадут сообщение: “проверить данные”.

Функция СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ будет суммировать данные определенного диапазона, которые удовлетворяют какому-то условию.

Формула: “=суммесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=суммесли(А1:А10;“>500”)”. В ячейке будет показана сумма чисел диапазона А1:А10, которые больше 500.

Функция СЧЁТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ (обратите внимание, писать нужно с Ё) считает количество ячеек, которые удовлетворяют определенному условию.

Формула: “=счётесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=счётесли(А1:А10;“>500”)”.

В ячейке с формулой будет указано количество ячеек диапазона А1:А10, числа в которых больше 500.

Функция СТРОЧН

Функция СТРОЧН меняет заглавные буквы на строчные.

Формула: “=строчн(номер ячейки)”.

Пример: “=строчн(А15)”.

Функция ПРОПНАЧ

Эта функция делает первую букву текста в ячейке прописной.

Формула: “=пропнач(номер ячейки)”.

Пример: “=пропнач(А20)”.

Функция ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН позволяет сделать все буквы прописными.

Формула: “=прописн(номер ячейки)”.

Пример: “=прописн(А20)”.

Функция СОВПАД

Функция СОВПАД проверяет, совпадают данные в ячейках или нет.

Формула: “=совпад(номер первой ячейки;номер второй ячейки)”.

Пример: “=совпад(А1;B1)”.

Если данные совпадают, в ячейке будет написано “True” (правда), если нет — “False” (ложь).

Данные ячеек A1 и B1 не совпадают, потому что в B1 есть пробел перед именем. Отсюда значение “False”. Данные A2 и B2 совпадают полностью, поэтому результат проверки — True.

Функция ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ показывает несколько первых символов определенной ячейки. Она может быть полезна вебмастерам, которые хотят узнать, как выглядят тайтлы в поисковиках (поисковик показывает первые 60 символов тайтла).

Формула: “=левсимв(номер ячейки;количество символов, которые нужно показать)”.

Пример: “=левсимв(А1;60)”.

Функция ИЛИ

Функция ИЛИ показывает значение “True”, если хотя бы одно из условий, указанных в формуле, верно. Если все условия не верны, будет значение “False”.

Формула: “=или(условие1;условие2)”.

Пример: “=или(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 или если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Или если выполняются оба условия. Если оба условия не выполняются — будет значение “False”.

В первом случае выполнены оба условия, во втором — только первое (одно из двух), в третьем — ни одного, поэтому в третьей строке значение “False”.

Функция И

Функция И выдает значение “True” если выполняются все условия, прописанные в формуле. Если хотя бы одно условие не выполнено — будет значение “False”.

Формула: “=и(условие1;условие2)”.

Пример: “=и(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 и если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется — результат будет “False”.

Оба условия выполняются только в первой строке, поэтому в E1 у нас “True”, в остальных ячейках — “False”.

Функция СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ объединяет данные нескольких ячеек в одну — сцепляет. Сцепка может происходить с пробелами или без пробелов.

Формула сцепки без пробелов: “=сцепить(номер ячейки 1;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки без пробелов: “=сцепить(А1;В1)”.

Формула сцепки с пробелами: “=сцепить(номер ячейки 1;“ ”;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки с пробелами: “=сцепить(А1;“ ”;В1)”.

Заключение

Давайте подведем итоги и еще раз озвучим основные преимущества гугл-таблиц:

Плюсы и минусы

1. Можно импортировать таблицы, цифры, другие данные сразу из нескольких источников.

В отличие от Excel,  импортированный документ сохраняет свой первоначальный вид и все заданные изначально функции.

2. Работа происходит в облаке, поэтому не нужно заботиться о сохранении документа. Все происходит автоматически и при внесении любых изменений.

Даже если у вас дома или на работе резко отключат электричество, документ сохранится.

3. Чтобы передать документ другому пользователю, достаточно отправить ему ссылку.

Google оптимизируют командную работу с таблицей, чтобы участникам не нужно было заниматься импортом, скачиванием и преобразованием документа.

4. Логирование всех действий происходит автоматически.

Вы всегда сможете увидеть, какие пользователи вносили изменения в таблицу и что это были за изменения.

5. Схожесть интерфейсов сервиса и Microsoft Excel.

Если быть совсем объективным, то можно выделить как минимум пять недостатков:

1. Нужно знать формулы, иначе будет сложно работать с большими объемами данных (например, для нужд бухучета).
2. Нет дизайнерского элемента (но есть расширения для этих целей).
3. Нет традиционной службы поддержки.
4. Могут тормозить при операциях с большим количеством данных.
5. Ограниченное количество функций «из коробки».

Как создать новую таблицу в «Google Таблицах»

Вам понадобится аккаунт Google: пройдите авторизацию в нем и откройте сайт сервиса. Нажмите там кнопку «Открыть Google Таблицы»:

Попадаем на главный экран сервиса. Чтобы создать новую таблицу нажмите + (Пустой файл):

Чтобы указать название, кликните по полю «Новая таблица»:

Теперь с листом можно работать, как обычно: сдвигать вправо или влево, создавать копию, копировать лист в новую или уже существующую таблицу, защищать его.

Как поделиться документом. Доступы и права редактирования

Чтобы поделиться документом, нажмите кнопку «Настройки Доступа»:

Откроется окно предоставления доступа пользователям и группам. Чтобы дать доступ к документу другому пользователю, нажмите кнопку «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»:

Затем выберите статус пользователя:

• Редактор может вносить любые изменения.
• Комментатор может только оставлять комментарии к разным элементам таблицы.
• Читатель может просматривать, без редактирования и отправки примечаний.

После выбора корректного статуса пользователя скопируйте ссылку и отправьте ее пользователю или группе пользователей, которые будут работать над таблицей.

У меня есть готовый документ. Как его импортировать?

Откройте меню «Файл» и выберите пункт «Импортировать»:

Необходимый документ можно добавить тремя способами:

1. Перетащить в окно.
2. Указать его на «Google Диске».
3. Загрузить прямо с устройства.

Как удалить таблицу целиком

Мы добавили необходимые данные и теперь можем работать со всем функциями сервиса. Чтобы стереть, нужно выбрать пункт «Удалить»:

Также вы можете открыть «Google Диск», найти необходимый файл и удалить его там:

Интерфейс: разбираемся с меню и функциями

Большая часть работы с таблицами в сервисе происходит при помощи верхнего меню:

Рассмотрим верхнее и второстепенное меню подробнее:

• «Файл». Отсюда можно создать или открыть уже существующую таблицу, импортировать ее, переименовать или отправить на печать. Здесь же можно получить доступ к глобальным настройкам.
• «Изменить». Стандартное меню откуда можно копировать и вставить любые элементы. Редактируйте примечания, строки, ячейки и столбцы.
• «Вид». Доступ к масштабированию страницы, кроме этого можно установить диапазоны, настроить формулы и задать отображение глобального меню.
• «Вставка». Все что касается вставки любых элементов, включая картинки, формы, листы и конечно — столбцы, ячейки и строки.
• «Формат». Здесь можно отформатировать любые данные, например текст. В этом меню настраивается размер, переносы, устанавливается выравнивание.

• «Данные». Управление данными, включая сортировку, удаление дублей, работа с фильтрами. Отсюда же можно быстро удалить лишние пробелы в документе.
• «Инструменты». В меню настраивается защита, происходит управление скриптами, устанавливаются оповещения. Здесь же можно создать многофункциональные формы.
• «Дополнения». Если вам не хватает какой-либо функции, вы можете установить расширения сторонних разработчиков: например, Autocrat, Doctopus, Flubaroo, Form Mule, CoRubrics.
• «Справка». Все справочные материалы и документация по сервису находятся здесь.

Быстрые функции

Переходим к второстепенному меню (строка редактирования). Благодаря ей вы можете получить доступ к самым частым действиям при редактировании таблицы.

В частности, здесь доступно множество инструментов, позволяющих:

• Отменить совершенное действие.
• Повторить совершенное действие.
• Отправить на печать.
• Копировать форматирование.
• Редактировать форматирование.
• Управлять шрифтами.
• Редактировать границы.
• Выравнивать таблицу.
• Вставлять изображения.
• Добавлять комментарии.
• Фильтровать данные.
• Пользоваться математическими функциями.

Боковая панель

Здесь находятся инструменты, которые не имеют прямого отношения к работе с таблицей, но могут быть использованы для оптимизации работы. Это интерактивный календарь, Google Keep, управление задачами, контакты, карты и установка дополнений:

Рассмотрим их подробнее.

Календарь. Вы можете управлять календарями прямо в Google Sheets. Например, сформировать единый календарь для выходных внутри компании или сделать график праздников:

Google Keep. Быстрый доступ к сервису заметок Google:

Задачи. Создавайте единичные задачи или целые списки задач для себя или других участников проекта:

Контакты. Быстрый доступ к вашей контактной книге, привязанной к Google-аккаунту:

Карты. Быстрый доступ к Google Maps, если вам нужно уточнить какую либо информацию (адрес, маршрут) или сохранить место в списках.

Установить дополнение. Быстрый доступ в Google Workspace Marketplace, где можно установить дополнение для Google Sheets:

Строка функций

Здесь указываются формулы – чтобы представить ячейку в виде необходимой вам переменной. Например, вы можете указать формулу РАБДЕНЬ (WORKDAY): она рассчитывает дату через указанное количество рабочих дней, и в ячейке сразу будет нужное вам значение.

Еще примеры функций в финансовой категории:

• НАКОПДОХОД — возвращает начисленный процент по ценной бумаге.
• ПРПЛТ — возвращает сумму процента выплат по кредитованию с фиксированной ставкой.
• ПУО — вычисляет амортизацию активна (за любой период).
• СКИДКА (DISC) — возвращает ставку ценной бумаги исходя из ее цены.

Подробнее о строке функции мы расскажем чуть ниже, в разделе «Как работать с формулами и функциями в «Google Таблицах».

Рабочая книга

Отсюда происходит управление листами. Лист – самая крупная единица, на одном листе, как правило, содержится одна таблица. Через рабочую книгу листы можно копировать, вставлять или удалять.

Остальные действия осуществляются через три элемента: добавление нового листа, показ всех листов и через меню листа:

Действия с ячейками

Любой элемент можно отредактировать, удалить или переместить.

Чтобы отредактировать ячейку, кликните по ней правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, которое поможет вырезать / копировать / вставить значение внутрь ячейки:

Кроме того, из контекстного меню доступны дополнительные настройки. Чтобы получить доступ к ним, нажмите кнопку «Показать другие действия с ячейкой» — в самом низу списка (см. скриншот выше):

1. Условное форматирование.
2. Настройка проверки данных.
3. Получение ссылки на конкретную ячейку.
4. Определение именований диапазона.
5. Защита диапазона.

Действия со столбцами

Для редактирования столбца также можно использовать контекстное меню, вызываемое правой кнопкой, либо просто кликнуть по этой иконке:

Используя контекстное меню, вы можете вставить столбец слева или справа, удалить его, очистить, скрыть или изменить размер. 

Для примера попробуем вставить столбец слева. Выделяем столбец:

Нажимаем на значок «▼»:

Вставляем столбец слева:

Столбец вставлен успешно:

Здесь же доступны следующие функции: условное форматирование, проверка данных, статистика по столбцам и преобразование столбца в карточку.

Как задать правила для таблицы, ячейки или строки

Глобальные правила задаются через функцию условного форматирования. Чтобы получить к ней доступ, откройте меню «Формат» и выберите пункт «Условное форматирование»:

Указываем, к какому диапазону применять условие, и выбираем правило форматирования. Доступны следующие сценарии правил:

• Не содержит данных.
• Содержит данные.
• Текст содержит.
• Текст не содержит.
• Текст начинается с.
• Текст заканчивается.
• Текст в точности.
• Дата.
• Дата до.
• Дата после.
• Больше.
• Больше или равно.
• Меньше.
• Меньше или равно.
• Равно.
• Не равно.
• Между.
• Не между.
• Собственная формула.

Мы получили новое правило — обратите внимание на вкладку справа:

Правило можно заново отредактировать. Для этого кликните по иконке сформированного правила. Кроме этого, созданные правила можно перемещать перетаскиванием в этом же окне.

Как задать конкретный формат данных для чисел

«Google Таблицы» поддерживают несколько форматов данных для чисел. Вот несколько из них:

• Дата.
• Текст.
• Время.
• Числа.
• Проценты.
• Финансы.
• Валюта.

Выбирать конкретный формат данных необязательно, но так вы получите более наглядное визуальное представление данных:

Для этих же целей можно использовать не только один цвет, но и градиентное заполнение:

Как работать с формулами и функциями

«Google Таблицы» позволяют работать с большинством математических функций, которые есть в Excel и других редакторах таблиц. Если вам нужно указать функцию, то прямо в ячейке введите оператор «=». Появится окно выбора формулы:

Вы можете использовать готовый вариант или ввести формулу самостоятельно. Полный список функций доступен в одноименном разделе, в главном меню:

Сделаем простейший расчет. Допустим, что у нас есть таблица товаров и нам нужно посчитать стоимость:

Выделяем ячейку с итогом и строке функции набираем оператор = :

Если синтаксис и значения корректны, то вы сразу увидите результат вычисления:

По аналогии вы можете рассчитать значения в ячейках с любыми другими функциями. Приводить все формулы не будем, так как это займет много времени. Полный список функций вы сможете найти на странице функций Таблиц Google. Там же есть удобный поиск функций по категориям.

Как расширить функционал

Откройте меню «Расширение», кликните по строке «Дополнения» и выберите пункт «Установить дополнения»:

Все приложения, которые вы увидите в Google Workspace Marketplace, полностью совместимы с «Google Таблицами». Здесь есть решения для самых разных целей:

• Графика.
• Данные.
• Интеграции.
• API.
• Связь с аналитикой.
• Многое другое.

Просто выберите необходимое расширение, кликните по нему и нажмите кнопку «Установить»:

Теперь приложение Copy Down можно запускать как дополнение прямо в «Google Таблицах». Откройте раздел «Расширение» и найдите установленное приложение:

Появится предупреждение о создании новой формы. Его нужно принять, кликнув на кнопку Create me a form:

Активируем тумблер в активное положение:

Можно вычислять промежуточные значения, выполнять вертикальный поиск по листу, включать условные форматы, а еще добавлять списки проверки данных в новые строки формы.

Анализ данных

Удобный инструмент, особенно если вы часто работаете с большими массивами данных в таблицах, но не хотите иметь дело с формулами и настройкой переменных. Благодаря анализу данных вы сможете быстро вычислять необходимые метрики: например, значения по отгрузке товаров, звонкам, конверсиям. Удобно определять и финансовые показатели, например бухгалтерские.

Чтобы просмотреть рекомендованное форматирование и диаграммы, выделите несколько ячеек в таблице или введите конкретные значения. Вы получите подробные сведения для интересующей вас области таблицы:

Как проверить данные

«Google Таблицы» значительно оптимизируют работу при взаимодействии с большим количеством данных. Проверка данных – одна из таких функций. Чтобы проверить форматирование данных в ячейках, откройте меню «Данные» и выберите пункт «Настроить проверку данных»:

Откроется новое окно, где нужно выбрать необходимый диапазон и установить правила. В качестве них можно задействовать:

• значение из выбранного диапазона;
• значение из списка;
• число,
• текст;
• дату;
• собственную формулу или флажок.

Создадим правило для целого столбца. Нажимаем «Настроить проверку данных» и выбираем необходимый нам столбец:

Устанавливаем тип правила. Для примера создадим правило «дата является допустимой»:

Мы успешно применили правило, и теперь при редактировании ячейки появляется предупреждение о необходимости указать дату.

Допустим, у нас есть небольшой набор данных. Чтобы вставить диаграмму, сперва выделите необходимые элементы таблицы (с нужными данными) и откройте меню «Вставка»:

После клика по пункту «Диаграмма» произойдет магия и график построится автоматически:

Вы можете выбрать тип диаграммы (доступно более десятка разных вариантов), уточнить диапазон данных и настроить строки, столбцы, заготовки и ярлыки. Если диаграмма сформировалась некорректно, вы можете изменить данные в ней. Для этого во вкладке «Настройки» откройте раздел «Редактор диаграмм»:

Если вы хотите изменить дизайн диаграммы, откройте раздел «Дополнительные» в «Редакторе диаграмм». В нем доступны настройки сетки и деления, легенды, осей диаграммы. Главные визуальные параметры диаграммы вы можете отредактировать в разделе «Стиль диаграммы»:

Мы сделали столбчатый вариант диаграммы:

Я хочу защитить данные, как это сделать?

Делаем правый клик на нужном диапазоне, затем выбираем «Показать другие действия с ячейкой» и в открывшемся меню нажимаем «Защитить диапазон»:

Далее задаем защиту на уровне всего листа или только выбранного диапазона.

Мы успешно защитили данные от редактирования:

Теперь посмотрим функцию на других данных. Маркируем пустые ячейки разными цветами. Чтобы было нагляднее, мы выделили защищенный диапазон рамкой:

При попытке указать данные в защищенных ячейках вы увидите предупреждение, что сделать это нельзя:

Как работать с фильтрами в «Google Таблице»

Режимы фильтрации. Часто требуется фильтрация определенных данных в таблице. Вы можете выполнить как элементарную фильтрацию в алфавитном порядке, так и сложную.

Чтобы получить доступ ко всем настройкам фильтрации, создайте новое правило:

Выше мы показали режимы фильтрации. Теперь перейдем к простым вариантам.

Создать фильтр. На скриншоте выше показана команда для создания нового фильтра. Например, мы создали фильтр для всех выделенных данных:

Допустим, нам нужно отфильтровать текстовые или числовые данные в алфавитном порядке. Нажимаем иконку фильтра и затем кликаем по пункту фильтра. В открывшемся меню нажимаем нужный вариант фильтрации:

Мы отфильтровали цифровые значения в порядке возрастания:

Аналогичным образом можем отфильтровать данные в обратном (убывающем) порядке:

Доступна фильтрация и сортировка по цвету заливки или цвету текста:

И конечно, есть фильтрация по условию. Доступны следующие сценарии:

1. Содержит / не содержит данные.
2. Текст содержит.
3. Текст не содержит.
4. Текст начинается с.
5. Текст заканчивается на.
6. Текст в точности.
7. Дата до.
8. Дата после.
9. Дата.
10. Больше.
11. Больше или равно.
12. Меньше.
13. Меньше или равно.
14. Равно.
15. Не равно.
16. Между.
17. Не между.
18. Ваша формула.

Фильтрация по значению отсортирует данные по выбранному вами значению. В нашем случае доступны два значения: 45 и 50. Выбираем всё или что-то одно:

Подробнее о том, как сортировать и фильтровать данные, написано в справке Google Sheets.

Самые популярные вопросы по использованию «Google Таблиц»

Мы собрали самые частые проблемы и вопросы, которые актуальны для начинающих пользователей сервиса. Обязательно прочитайте: возможно, там будет и ваша проблема.

Как закрепить строку в «Google Таблицах»?

Откройте таблицу и пройдите в меню «Вид», кликните по пункту «Закрепить» и выберите необходимые значения.

Где посмотреть историю изменений и как понять, кто вносил изменения?

Откройте интересующую вас таблицу и кликните по ссылке «Последнее изменение…»:

В правом углу экрана отобразится колонка, где будут указаны все правки, вносимые в таблицу с самого начала ее создания.

Мы восстановили первоначальную версию таблицы и теперь можем работать в ней.

Можно ли перенести ячейку перетаскиванием?

Да, можно. Выберите необходимую вам ячейку, кликнув по ней левой кнопкой. Теперь установите курсор на самую границу ячейки: он должен поменять свой вид (курсор примет вид перекрестия). Затем просто перетащите ячейку в необходимую вам область таблицы.

После перетаскивания в пустой ячейке появится необходимое нам значение — 413.

Как добавить комментарий к ячейке?

Google Sheets удобен тем, что здесь можно добавлять комментарии и примечания к любой области таблицы — так же, как в «Google Документах».

Один из способов добавить комментарий в «Google Таблицах» — нажать кнопку «Показать историю комментариев» на главной панели «Google Таблиц» и выбрать пункт «Добавить комментарий»:

Попадаем в раздел комментариев и нажимаем кнопку «Добавить комментарий». Теперь кликаем по любой ячейке и оставляем необходимый комментарий:

В результате другой пользователь сможет увидеть такой комментарий и ответить на него:

Бонус: горячие клавиши «Google Таблиц»

«Google Таблицы» — по-настоящему удобный и функциональный инструмент, который ничем не уступает Excel или другим редакторам электронных таблиц. Чтобы сделать работу с «Google Таблицами» еще более быстрой и эффективной, мы собрали несколько важных горячих клавиш:

• Выделение столбца: Ctrl + Пробел.
• Выделение строки: Shift + Пробел.
• Замена: Ctrl + Shift + H.
• Показать все формулы: Ctrl + ~.
• Вставить формулу массива: Ctrl + Shift + Ввод.
• Свернуть формулу массива: Ctrl + E.
• Вставить URL: Ctrl + K.
• Вставить строки выше: Ctrl + Alt + Shift + =.
• Вставить строки ниже: Alt + I, затем W.

В «Google Таблицах» работают все горячие клавиши, к которым вы привыкли в Excel и других офисных программах.

Гугл-таблицы — это аналог Excel, но доступ к ним можно получить с любого устройства, подключенного к интернету. Они бесплатные: не нужно покупать лицензию — достаточно иметь gmail-почту. Еще одно преимущество — совместное использование. В таблицу могут одновременно вносить изменения несколько пользователей, видя свои и чужие изменения в реальном времени.

В статье расскажем, какие основные функции есть в гугл-таблицах и как ими пользоваться. 

Что такое гугл-таблицы

Google Sheets — онлайн-приложение от Google для работы с таблицами. Это альтернатива MS Excel с некоторыми преимуществами. Например, доступы к таблицам можно получить через интернет, файлы автоматически сохраняются при изменении, а редактировать их могут несколько человек с разных устройств одновременно. 

Работа с гугл-таблицами

Как создать гугл-таблицу. Перейдите на сайт Google Workspace. Нажмите «Начать здесь» в правом верхнем углу или внизу страницы.

Введите логин и пароль от гугл-почты. Если у вас нет почтового аккаунта gmail, создайте. С ним вы сможете хранить документы в одном месте и получать к ним доступ в любое время.

После входа в аккаунт можно создать гугл-таблицу. Нажмите на «Пустой файл».

Дайте название таблице: нажмите «Новая таблица» назовите ее— без этого действия вы не сможете «расшарить» ее другим пользователям.

Удаление. Во вкладке «Файл» выберите «Удалить».

Таблицу можно удалить, не заходя в файл. На странице со всеми таблицами нажмите на три точки рядом и выберите «Удалить».

Восстановление. Удаленный файл можно восстановить в течение месяца. Потом система безвозвратно удалит его.

Откройте «Диск», в котором хранятся все ваши файлы. Перейдите в «Корзину» в меню слева.

Найдите удаленный файл и кликните «Восстановить».

Импорт Excel-файла. В гугл-таблицах можно открывать и редактировать Excel-файлы. Чтобы импортировать в гугл-таблицу, наведите на «Файл», а после кликните «Импортировать».

В меню «Импорт» появятся четыре источника для загрузки файла. Выберите, где хранится нужный Excel-файл, и выделите его. Нажмите «Выбрать» в левом нижнем углу.

Дальше выберите «Цель для импорта» и нажмите «Импортировать данные». Чтобы просмотреть загруженный файл, кликните «Открыть сейчас».

Операции с ячейками. Гугл-таблицы можно настроить под свои требования: сделать их более простыми. 

Пользователям доступно: 

• Объединение ячеек. Выделите требуемое число ячеек, перейдите в «Панель инструментов» и выберите «Объединить».

• Выделение границ. Выберите желаемое количество ячеек и перейдите в «Границы». Вам предложат выбрать формат, цвет и стиль границы.

• Вставка и удаление ячейки. Выберите надлежащую ячейку, кликнув по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню используйте функцию: «Вставить ячейки» или «Удалить ячейки».

• Другие действия с ячейкой. Можно воспользоваться расширенными функциями с помощью опции «Показать другие действия с ячейкой» в меню.

Операции со столбцами. Для столбцов тоже можно применить несколько функций:

• Регулирование размера. Поставьте курсор на панель с буквами: A, B, C и т. д. Правой кнопкой мыши нажмите на линию, которая разделяет два столбца. Ведите в правую или левую сторону для регулирования размера.

• Удаление и добавление столбец. Выполните выделение столбца и нажмите на него правой кнопкой мыши. Вам откроются доп. функции.

• Другие действия со столбцом. Можно скопировать ссылку на выбранный столбец, запретить редактирование другим пользователям, перемешать ячейки диапазона.

Операции со строками. Для удобной работы используйте эти функции: 

• Регулирование размера. Наведите курсор на панель с числами слева. Нажмите линию разделения строк. Уменьшайте или увеличивайте размер строки движениями мыши вниз/вверх.

• Удаление или добавление строки. Аналогично операциям со столбцами и ячейками. 

• Другие действия со строкой.

Панель инструментов — состоит из нескольких блоков.

Рассмотрим каждый блок подробнее. Все инструменты описаны слева направо. 

Блок 1: 

• Отменить. Отменяет последнее (последние) действия в документе. Ограничений по количеству отмен нет. 
• Повторить. Повторяет последний шаг.
• Печать. Отправляет документ в печать. Нужно выбрать параметры печати и сохранить их. 
• Копировать форматирование. Скопируйте отформатированный элемент и выделите ячейки. Форматирование будет применено к выделенным ячейкам. 

Блок 2: 

• Изменить масштаб — выбрать или вписать вручную нужное значение масштаба страницы.

Блок 3: 

• Денежный формат. Содержимое ячейки переводится в денежное выражение.
• Процентный формат. Значение в ячейке переводится в процентное выражение.
• Уменьшить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда. 
• Увеличить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда. 
• Другие форматы. Тут можно выбрать разные форматы для перевода значения ячейки.

Блок 4: 

• Шрифт — сделать более удобным и читабельным. 

Блок 5: 

• Размер шрифта — сделать больше или меньше. 

Блок 6 — форматирование текста: 

• Полужирный текст. Выделенный текст станет жирным. 
• Курсив. Шрифт выделенного текста станет более тонким и с наклоном вправо. 
• Зачеркнутый. Весь выделенный текст будет зачеркнут. 
• Цвет текста. Можно выбрать любой цвет из палитры. 

Блок 7 — форматирование ячеек: 

• Цвет заливки — выбрать любой цвет из палитры. 
• Границы — сделать тонкими или толстыми, различной толщины по разнородным сторонам. 
• Объединить ячейки — несколько ячеек в одну.  

Блок 8 — выравнивание текста: 

• По горизонтали — по левому, правому краю и по центру. 
• По вертикали — по верхнему, нижнему краю и по центру. 
• Перенос текста — установить перенос слов, перекрытие соседних ячеек и обрезку слов.
• Поворот текста — повернуть текст на 45 и 90 градусов в ту или иную сторону, указать любой другой градус поворота. 

Блок 9: 

• Добавить ссылку — она перекинет на внешний сайт. 
• Добавить комментарий — если нужно пояснение. 
• Создать диаграмму — наглядный график по данным из таблицы.
• Создать фильтр — по нужным условиям. 
• Функции — для быстрого взаимодействия с таблицами. 

Блок 10: 

• Способы ввода — выбрать нужную клавиатуру. 

Просмотр истории изменений. В гугл-таблицах можно посмотреть, какой пользователь и в какое время вносил преобразования в таблицу. Чтобы увидеть — перейдите во вкладку «Файл» и кликните «История версий», а затем — «Смотреть историю версий».

Еще вы можете отследить историю изменений отдельной ячейки. Кликните правой кнопкой мыши на выбранную ячейку, а после «Показать историю изменений». 

Совместный доступ. Нажмите на «Настройки доступа». В появившемся окне выберите «Все, у кого есть ссылка».

Укажите роль юзеров: читатель, комментатор или редактор — и нажмите «Копировать ссылку». Кликните «Готово», чтобы сохранить изменения.

Работа с данными

Редактирование. Разместите курсор в пустой ячейке и внесите данные. Если в ней уже есть информация, нажмите в область ячейки дважды и удалите или дополните ее. 

Если данные вам не нужны, нажмите на ячейку один раз и начните печатать. Предыдущее автоматически удалится. 

Используйте команды «Копировать», «Вставить», «Импортировать».

Форматировать данные можно с помощью «Панели инструментов» в блоках 1–8, о которых писали выше. 

Условное форматирование. Настройка предполагает изменение цвета при заданной команде. 

1. Воспользуйтесь функцией «Формат» — «Условное форматирование».

2.  В появившемся окне «Один цвет» выберите интервал ячеек, задайте «Правила форматирования» и «Формат».

3. Перейдите в «Градиент» и отрегулируйте «Мин. точка», «Точки середины» и «Макс. точка». Выберите цвет заливки для каждой из точек.

Сортировка и фильтры. Чтобы воспользоваться функциями «Сортировка» и «Фильтрация», нажмите «Данные».

Сортировка. Пункт «Сортировать лист» группирует текст по алфавиту (от А до Я) и в обратном порядке (от Я до А) на всём листе. «Сортировать диапазон» упорядочивает выделенные данные — от А до Я и наоборот. Числа упорядочиваются по принципу от большего к меньшему и обратно. 

При сортировке нажмите «Данные со строкой заголовка», выберите нужный параметр и «Сортировать».

Фильтрация. Фильтры подчеркнут один или несколько пунктов из множества в таблице. 

Когда вы переходите в «Данные», высвечиваются два действия: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Например, вы работаете над одним документом совместно с кем-то и хотите выделить фильтр только для себя. Тогда используйте «Режимы фильтрации» и «Создать новый фильтр». Вы можете использовать несколько режимов фильтрации, они сохраняются автоматически. Можно выбрать «Удалить фильтр», перейдя в «Данные».

Проверка. Позволяет проверить соответствие данных в ячейке определенным параметрам. Например, вы задали числовой формат для одного столбца. Проверьте: перейдите в «Данные» — «Настройка проверки данных».

Сводная таблица. Это универсальный помощник при анализе данных. 

Допустим, вы продаете одежду в разных магазинах города. Ведете таблицу, чтобы следить: в каком из них получите больше прибыли за полгода. 

Выделите всю таблицу, перейдите в меню «Вставка» — «Сводная таблица» и выберите «Новый лист». В выпадающем меню в «Строках» выберите магазин, а в «Значениях» — прибыль за полгода и функцию «MAX». Вы увидите наибольшее значение прибыли за указанный срок.

Популярные функции 

Расчет длины строки. Формула: =длстр (строка) + Enter. Расчет покажет, сколько символов содержится в каждой из строк.

Удаление лишних пробелов из таблицы.

Для текста

Когда пишете текст в таблице, можете случайно поставить два пробела вместо одного или ввести пробел в ненужном месте (например, перед знаком препинания). Выделите текст в гугл-таблице и перейдите в меню, в раздел «Данные», выберите «Очистка данных» и «Удалить пробелы».

Для числовых значений

Сначала выделите диапазон чисел, затем нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + H. В строке «Найти» введите пробел, а строку «Заменить на» оставьте без пробела. Проверьте выбранный диапазон, нажмите на «Заменить все» и выберите «Готово». 

Важно: способы для текстового и числового удаления пробелов разные и не заменяют друг друга.

Формулы

ВПР (VLOOKUP). Ее суть — найти значение в диапазоне. Предположим, у вас есть список товаров, их цена, наличие на складе и характеристика. Этот список может быть объемным, а вам нужно найти полную информацию о конкретном товаре.

Задайте искомое значение и перенесите строку с названиями столбцов из таблицы. В ячейке введите формулу: =VLOOKUP (искомое значение; весь диапазон таблицы; номер столбца; приблизительное/точное значение: 1 или 0) + Enter.

То же самое нужно повторить для других столбцов. Изменяйте при этом номер столбца в формуле.

ЕСЛИ (IF) — проверяет условие, при котором значение верно или неверно. 

Предположим, у вас в таблице есть значения от 1 до 22. Вам нужно поделить эти значения на две группы. Первая группа: от 1 до 11 включительно, вторая группа: с 11 до 22. 

Перейдите в ячейку и введите: = If (число < 11; «Меньше 11»; «Больше 11»). Данная формула проверяет условие, к какой группе чисел относится указанное в столбце число.

ЕСЛИОШИБКА. Введите нужные значения и проверьте их с помощью функции. Если расчет неправильный, формула выдает ошибку.

СУММЕСЛИ. Математическая функция, которая считает сумму значений при определенных заданных условиях.

Составляющие функции: диапазон ячеек, условие (будут суммироваться те числа, которые подходят под условие).

СЧЕТЕСЛИ. Введите: =СЧЕТЕСЛИ (диапазон ячеек; «условие»). Функция посчитает, сколько ячеек соответствуют заданному требованию.

СТРОЧН. Для изменения букв в конкретной ячейке: из верхнего регистра в нижний.

Вид: =СТРОЧН (значение ячейки).

ПРОПНАЧ. Текстовая функция, изменяет первую букву слова в прописную и другие буквы — в строчные.

Вид: =ПРОПНАЧ (значение ячейки).

ПРОПИСН. Преобразует буквы в прописные.

Вид: =ПРОПИСН (значение ячейки).

СОВПАД. Сравнивает данные в ячейках. При совпадении выдается «ИСТИНА», при несовпадении — «ЛОЖЬ».

Вид: =СОВПАД (значение первой ячейки; значение второй ячейки).

ЛЕВСИМВ. Возвращает первые значения (значение) строки исходя из заданного числа.

Вид: =ЛЕВСИМВ (значение ячейки; количество символов).

ИЛИ. Проверяет истинность или ложность значения. Истина возвращается, если хотя бы один элемент формулы имеет истинное значение. Ложь возвращается, если каждое введенное выражение ложно. 

Вид: =ИЛИ (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).

В формуле можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».

И. Функция схожа с «ИЛИ» и проверяет истину или ложь значения. Однако в функции «И» значение истинное только тогда, когда каждый аргумент функции верный.

Вид: =И (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).

Можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».

СЦЕПИТЬ. Позволяет объединить данные из нескольких ячеек в одну.

Вид: =СЦЕПИТЬ (значение ячейки 1; « »; значение ячейки 2).

Горячие клавиши 

Их удобно использовать при частых действиях в гугл-таблице. 

Самые популярные:

• Ctrl + пробел — выделить столбец.
• Shift + пробел — выделить строку.
• Ctrl + ввод — заполнить диапазон. 
• Ctrl + O — открыть.

Подробнее — в разделе быстрые клавиши в гугл-таблицах. 

Еще в гугл-таблице можно перейти во вкладку «Справка», выбрать пункт «Быстрые клавиши» и получить большой список комбинаций для удобной работы. Или нажмите сочетание Ctrl + /.

Работа с графиками и диаграммами

График и диаграмма в гугл-таблице — удобные инструменты, позволяющие визуализировать данные. 

1. Создайте таблицу с исходными показателями.
2. Выделите всю таблицу и перейдите во «Вставка», выберите «Диаграмма».
3. Выберите «Тип диаграммы», выберите «График». 
4. В дополнительных настройках измените шрифт, цвет и текст содержимого. 
5. Измените тип графика во вкладе «Настройки» на любой из предложенных.

Интеграция с инструментами Google

В гугл-таблицах можно работать с другими инструментами. 

Гугл-диск. Перейдите в «Диск» в приложении или на сайте и найдите ваш документ из гугл-таблиц в одном из пунктов слева.

Гугл-документы, или Doc. Перейдите в них через приложение или сайт и воспользуйтесь содержимым из гугл-таблиц при необходимости.

Остальные инструменты доступны на сайте с другими продуктами и сервисами Google.

Коротко о главном

Гугл-таблицы — бесплатный инструмент, который упростит работу с данными, поможет обработать большой объем информации и представить ее визуально. Они упростят работу и учебу. 

Гугл-таблицы подходят для вычислений, планирования бюджета, анализа или составления расписания. В них можно строить графики, изменять регистр букв, быстро редактировать и заполнять информацию.