В 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки. С этого момента сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в ПФР в цифровом виде. ЭТК обеспечивает возможность постоянного доступа к этой информации. В этой статье расскажем, как посмотреть свою электронную трудовую книжку.
Какие данные можно узнать, если посмотреть электронную трудовую книжку
Если посмотреть электронную трудовую книжку, в документе можно найти всю информацию о трудовой деятельности. Трудовая в электронном виде содержит те же сведения о работнике, что и в классический бумажный вариант:
- данные о работнике;
- даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
- место работы;
- название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- дата, номер и вид документа;
- причины прекращения трудовой деятельности.
Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке. Её можно посмотреть, если получить трудовую на руки после перехода на ЭТК.
Где можно посмотреть записи из ЭТК
Чтобы посмотреть данные, которые хранятся в электронной трудовой книжке, нужно заказать выписку из трудовой. Сделать можно четырьмя способами:
- в режиме онлайн через портал Госуслуг;
- в отделении МФЦ;
- через работодателя;
- с помощью запроса в ПФР.
В МФЦ выдают выписку только в бумажном виде. На Госуслугах, у работодателя и в ПФР можно получить как бумажную, так и электронную выписку.
Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своего сотруднику только о текущем месте работы. Проверить данные о работе в других организациях таким способом нельзя.
Как получить сведения
Госуслуги
Чтобы посмотреть ЭТК на Госуслугах, необходимо проделать следующие шаги:
- Зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на портале «Госуслуги».
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите «Отправить запрос» или «Получить услугу».
- Проверьте сведения о застрахованном лице и при необходимости измените их.
- Нажмите «Подать заявление».
Выписка о трудовой деятельности будет готова через несколько минут. Ознакомится с результатом можно будет в разделе «Мои заявления».
ПФР
Предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах. После этого необходимо выполнить следующие шаги:
- Авторизуйтесь на сайте ПФР с помощью
- аккаунта Госуслуг.
Перейдите на страницу получения выписки. - Нажмите «Запросить»
Сведения будут предоставлены в течение нескольких секунд в формате PDF. Посмотреть данные из ЭТК можно в файле. При необходимости документ можно скачать и использовать в качестве справки.
Также гражданин может лично посетить территориальное отделение ПФР для получения бумажной выписки.
Работодатель
Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Для того чтобы посмотреть информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.
Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.
МФЦ
Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.
Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.
В последние годы документооборот массово переходит в электронный вид. Это удобно и полезно. Во-первых, экономится бумага, которая создаётся из долговосполняемого ресурса — древесины. Во-вторых, электронные документы в большинстве случаев лишают граждан необходимости посещать государственные учреждения. А именно стоять в очереди и вообще выходить из дома — проделать многие операции становится доступным дистанционно.
Но многие всё ещё не привыкли к электронным документам, и до сих пор не научились правильно ими пользоваться, несмотря на то, что с ними часто приходится сталкиваться. В этой статье решим один из вопросов, который связан с электронными документами — узнаем номер электронной трудовой книжки и где посмотрим сведения о ней.
Содержание
- Номер электронной трудовой книжки
- Как увидеть электронную трудовую книжку через Госуслуги
- Рекомендуем посмотреть это видео:
- Как получить электронную трудовую книжку в МФЦ
- Как получить электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде
- Как получить электронную трудовую книжку у работодателя
Номер электронной трудовой книжки
Такого документа, как электронная трудовая книжка не существует. Данный термин был введён для того, чтобы гражданам было легче перейти на электронный документооборот, свидетельствующий об их трудовом стаже. То, что сейчас именуется электронная трудовая книжка, правильно называть сведения о трудовой деятельности. Но, так как все привыкли к первому термину, в этой статье мы будем использовать именно его.
Сведения о трудовой деятельности содержат данные о том, где, в какой период и в какой должности работал человек. Эти данные используются для доказательства своего стажа при оформлении пенсии или устройстве на другую работу.
Так как понятия электронная трудовая книжка не существует, не существует и её номера. Поэтому найти номер этого документа нельзя. Но увидеть сведения о своей трудовой деятельности, проверить их правильность или использовать в своих целях, доступно каждому гражданину. И для этого есть несколько способов.
Как увидеть электронную трудовую книжку через Госуслуги
Госуслуги — это самый простой способ увидеть электронную трудовую книжку и получить данные о своей трудовой деятельности. Для этого не потребуется выходить из дома и тратить много времени. Всё, что нужно — иметь подтверждённый профиль на Госуслугах и доступ в интернет через смартфон или компьютер. Далее покажем пошагово, как получить доступ к электронной трудовой книжке через Госуслуги на смартфоне. На компьютере принцип будет такой же.
- Зайдите в свой профиль Госуслуги через мобильное приложение на Android и iOs или через сайт.
- Чтобы быстро найти нужное, воспользуйтесь формой поиска. Для этого тапните вверху справа на лупу.
- Начните искать по нужному запросу «Трудовая книжка».
- Тапните на результат поиска «Предоставление сведений о трудовой деятельности работника».
- Теперь появится сообщение о том, что в приложении этот раздел пока недоступен, поэтому тапните «Перейти», чтобы открыть его через мобильный браузер (в будущем этот раздел появится в приложении тоже).
- На странице, которая откроется в браузере, тапните «Получить услугу».
- Откроется ещё одна страница, на которой тапните «Получить выписку».
- После этого вы увидите сообщение об успешной отправке запроса, а сама выписка о трудовой деятельности будет предоставлена в течение 24 часов. Она будет доступна в личном кабинете Госуслуг.
- В течение суток вы увидите в списке оказанных услуг выписку о своей трудовой деятельности и сможете открыть её и скачать в формате .pdf или .xml. Документ может быть использован как в электронном виде, так и распечатан.
Рекомендуем посмотреть это видео:
Вам может быть это интересно: Что делать, если не получается подать заявление через Госуслуги.
Как получить электронную трудовую книжку в МФЦ
Многофункциональные центры, размещённые во всех населённых пунктах, часто оказывают вспомогательные услуги в работе с порталом Госуслуги. Поэтому, если у вас нет профиля на Госуслугах или не удалось получить сведения о вашей трудовой деятельности, то обратитесь в ближайший МФЦ.
Сделать это дистанционно уже не получится, понадобится личная явка. Кроме того, возьмите с собой паспорт и СНИЛС. Сообщите сотруднику МФЦ о том, что вы хотите получить электронную трудовую книжку или сведения о вашей трудовой деятельности и предъявите документы. В результате сотрудник МФЦ оформит от вашего имени заявку и в течение суток выдаст вам распечатанные сведения. Этот документ должен быть заверен сотрудником многофункционального центра.
Как получить электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде
В Пенсионом фонде можно получить сведения о трудовой деятельности в течение всего трудового стажа. Сделать это можно двумя способами:
- Через сайт Пенсионного фонда https://es.pfrf.ru/.
- Самому прийти в ближайшее отделение Пенсионного фонда. Сходить можно в любой пенсионный фонд, независимо от того, в каком районе вы проживаете или работали.
В первом случае вам понадобится профиль на сайте ПФ. Войти в него можно через имеющийся профиль на Госуслугах. В результате вы получите сведения о вашей трудовой деятельности в электронном виде, который можно использовать как есть, либо распечатать.
Во втором случае, придётся сходить самому, и взять с собой паспорт и СНИЛС. Документ обычно бывает готовым в течение суток и предоставляется в виде распечатки, заверенной представителем пенсионного фонда.
Как получить электронную трудовую книжку у работодателя
Сведения о трудовой деятельности работника содержатся также и у работодателя. Для того чтобы их получить, обратитесь к своему работодателю с электронным или бумажным заявлением, написанным в свободной форме. Работодатель или его представитель получит сведения о вашей трудовой деятельности, и распечатает их. Он должен будет заверить данный документ подписью и печатью.
Обратите внимание, что каждый работодатель владеет сведениями о трудовой деятельности работника только в своей компании. Поэтому он сможет предоставить данные только о вашей работе в его организации. О том, как вы работали в других местах у него сведений нет. Поэтому, если нужны сведения обо всём стаже, то придётся походить по каждому работодателю.
Независимо от того, где будут получены сведения о трудовой деятельности или электронная трудовая книжка, они выдаются бесплатно и имеют одинаковую юридическую силу.
Добавить в «Нужное»
Как посмотреть электронную трудовую книжку
В 2020 году многие работники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). И если в их жизни происходят какие-либо кадровые мероприятия, то информация об этом в бумажные трудовые книжки уже не вносится. Кадровые мероприятия отражаются в сведениях о трудовой деятельности, которые хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде.
Чтобы получить сведения о своей трудовой деятельности, работник может обратиться к своему работодателю, в МФЦ, либо сделать запрос на портале Госуслуг или на сайте ПФР (ст.66.1 ТК РФ).
Как получить сведения о трудовой деятельности от работодателя
Для этого работнику нужно написать заявление. В ответ работодатель должен будет предоставить сведения в срок не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления. А если работник увольняется, то – не позднее последнего дня работы сотрудника (ст.66.1 ТК РФ).
Работодатель указывает сведения в форме СТД-Р (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 20.01.2020 N 23н) и предоставляет ее работнику либо на бумаге, либо в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (если, конечно, она есть у работодателя). Если сотруднику нужна только бумажная СТД-Р или только электронная, он может указать это в своем заявлении.
Важно, что при обращении за сведениями к работодателю, он предоставит их только за период работы у данного работодателя (п.2.6 Порядка заполнения СТД-Р). Ведь сведений за более ранние периоды у него нет. Напомним, что работникам, перешедшим на ЭТК, бумажная трудовая выдается на руки.
Если же работник на ЭТК не переходил и работодатель, как и ранее, ведет на него бумажную трудовую книжку, то работодатель все равно обязан предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности такого работника. А вот предоставлять эти сведения работнику по форме СТД-Р не обязан (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).
Далее поговорим о других способах получения сведений, которые подходят и для тех, кто не подавал заявление о переходе на ЭТК. Ведь сведения о кадровых мероприятиях работников работодатель передает в ПФР независимо от выбранной формы трудовой книжки.
Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде через Госуслуги или сайт ПФР
Это самый простой способ, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, не выходя из дома. Правда, если у вас есть подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. Нужно ввести свои логин и пароль на https://www.gosuslugi.ru/, а далее пройти по ссылкам. Подробно мы разбирали этот путь в другом материале. В итоге вы получите выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-ПФР.
Чтобы получить сведения о трудовой деятельности на сайте ПФР, действуйте по схожей схеме. Зайдите в Личный кабинет ПФР на сайте https://es.pfrf.ru/. Здесь вход осуществляется так же с помощью учетной записи портала Госуслуг. После входа перед вами появится раздел «Электронная трудовая книжка», а рядом будет ссылка – «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности». Нажимаете на нее и буквально через несколько минут перед вами откроется окно с выпиской по той же форме СТД-ПФР. Ее можно будет скачать, распечатать или отправить на свою электронную почту.
Как получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ
Для этого достаточно прийти в любой МФЦ, который предоставляет такую услугу, с документом, удостоверяющим личность, и написать заявление. Форму заявления выдадут в МФЦ. Далее сотрудник МФЦ на основании заявления предоставит сведения о трудовой деятельности.
Кстати, указанные сведения в МФЦ может получить не только сам работник (бывший работник), но и его представитель (опекун, попечитель). Последний должен будет предъявить документ, удостоверяющий личность, и документ, подтверждающий его полномочия.
Дополнительную информацию по теме можно найти в статье: «Электронная трудовая книжка: где работникам искать сведения, содержащиеся в ней»
Более полную информацию по теме вы можете найти в
КонсультантПлюс
.
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Пенсионного фонда России.
Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в ПФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.
В статье расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основные сведения о работнике, которые хранятся в информационных ресурсах ПФР. К этим сведениям относятся:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Место работы.
- Трудовые функции работника: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид деятельности.
- Даты, причины и основания приемов на работу, переводов и увольнений.
- Совместительство.
- Получение работником новой профессии, квалификации или специальности.
- Запрет заниматься определенной деятельностью.
- Работа в районах Крайнего Севера, в местностях, которые к ним приравнены.
- Информация о работодателях и датах приемов на работу и увольнений до 1 января 2020 года.
В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.
Чтобы ПФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме СЗВ-ТД. Делают они это не каждый месяц, а только при кадровых изменениях:
- не позднее 15-го числа месяца, следующего за повышением, понижением или переводом сотрудника;
- не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за приемом на работу или увольнением.
Эти правила действуют с 1 января 2020 года, то есть с этого времени у каждого работника есть ЭТК.
Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК тоже есть, но по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы. Они формируются исходя из того, подавал ли раньше работодатель отчетные формы персонифицированного учета.
Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о своей работе до 1 января 2020 года, нужно подать в ПФР заявление об этом. Для этого можно обратиться в фонд лично или через портал госуслуг, услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета в ПФР». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 1 января 2020 года будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.
Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.
Получив заявление, ПФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, в ЭТК появится отметка об этом.
Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-ПФР. В ней три страницы. На первой находится вся свежая информация о моих перемещениях — ее передавал мой работодатель с 2020 года, когда появились ЭТК.
Две следующие страницы — все, что знает обо мне ПФР по отчетам работодателей, которые подавали на меня сведения персонифицированного учета, когда существовали только бумажные трудовые книжки. Вся информация в этом блоке приведена кратко: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин и оснований увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в ПФР заявление, о котором я написала выше.
В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В моей бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в тот период платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только обратившись за начислением пенсии.
Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в ПФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить ПФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.
Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая
ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. С 2020 года каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в ПФР, а значит — ведет электронные трудовые книжки.
До 31 декабря 2020 года все официально трудоустроенные граждане могли выбрать: продолжать ли им вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать соответствующее заявление. Если работник не написал заявление или выбрал в нем бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и на бумаге.
Если работник выбрал ведение только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.
У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них есть только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.
Как перейти на электронную трудовую
Если в 2020 году человек выбрал продолжить ведение бумажной трудовой или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать новое заявление работодателю. Утвержденной формы нет, поэтому можно написать примерно так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись о том, что работник перешел на ЭТК, и вернет книжку на бумаге работнику. Она пригодится, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.
Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу, если в компании принято их издавать. Дальше работодатель сам оформит электронную трудовую.
Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку
Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. При этом получить выписку из ЭТК легко. Удобнее всего сделать это онлайн: на портале госуслуг или на сайте ПФР.
На госуслугах. Чтобы получить выписку из ЭТК на портале госуслуг, нужно авторизоваться и на странице «Справки, выписки» выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не придется: как только вы нажмете кнопку «Получить выписку», запрос отправится в ПФР.
Результат запроса отобразится в личном кабинете в разделе «Заявления». Обычно выписка приходит через пару минут.
На сайте ПФР. Чтобы получить выписку на сайте ПФР, нужно войти в личный кабинет. Сделать это можно с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов необходимо выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
После этого можно ввести электронный адрес, на который хотите получить выписку, или не делать этого и просто нажать «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.
Даже если обратиться за выпиской в отделение ПФР, заявителю распечатают все ту же электронную выписку.
В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но там выдадут такой же документ, который можно получить онлайн, просто распечатанный. На нем будет отметка об электронной подписи ПФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.
Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.
У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК можно на работе. Но работодатель в ней укажет только те сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в ПФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.
Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. А если не отказался, то работодатель сам решает, выдавать выписку или нет.
Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Единой формы заявления нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.
Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: выписку тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто выбрал продолжить ее вести.
Для этой статьи я заказывала выписки через портал госуслуг, на сайте ПФР и в МФЦ. Они ничем не различались. Только две я смогла скачать электронно, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
| Куда обратиться | Сколько ждать ответ | Какие сведения в ней будут |
|---|---|---|
| Портал госуслуг | В течение дня — обычно мгновенно | Все сведения, которые есть у ПФР |
| ПФР | В течение дня — обычно мгновенно | Все сведения, которые есть у ПФР |
| МФЦ | В течение нескольких минут | Все сведения, которые есть у ПФР |
| Отдел кадров работодателя | Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения | Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года |
Сколько ждать ответ
В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут
Все сведения, которые есть у ПФР
Сколько ждать ответ
В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут
Все сведения, которые есть у ПФР
Сколько ждать ответ
В течение нескольких минут
Какие сведения в ней будут
Все сведения, которые есть у ПФР
Отдел кадров работодателя
Сколько ждать ответ
Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения
Какие сведения в ней будут
Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года
Что в итоге
- Электронная трудовая книжка внешне не похожа на бумажную. Все сведения в них схожи, а вот оформление — разное. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его персонального счета в системе ПФР. Официально она называется СТД-ПФР.
- Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе пенсионного фонда. У гражданина всегда есть доступ к ним. Запрашивать сведения можно любым удобным способом: бумажный вариант выписки — через МФЦ или работодателя, электронный — через портал госуслуг или сайт ПФР.
- Работник может выбрать: полностью отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. Передумать и отменить бумажный вариант можно в любой момент — тогда в книжке сделают соответствующую запись и отдадут на руки, а вернуться снова к нему уже не получится.
- Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года.
Содержание
- Что такое ЭТК
- Выбор формы трудовой книжки
- У кого есть ЭТК в 2022 году
- Что отражено в ЭТК
- Подтверждение трудовой деятельности
- Обязанности работодателя в связи с ЭТК
- Передача сведений в ПФР
- Наём работника с ЭТК
- Если сотрудник нанимается на первое место работы
- Выдача выписки при увольнении
- Выдача выписки по запросу работника
- Как получить полные сведения из ЭТК
- На Портале госуслуг
- На сайте пенсионного фонда
- В МФЦ или в отделении ПФР
- Чем полезна ЭТК
- Подведём итоги
С недавних пор у каждого гражданина России, который работает по найму, есть электронная трудовая книжка (ЭТК). И хотя ведёт её Пенсионный фонд, многие обращаются с вопросами о ней к своему работодателю. Давайте разберёмся с ЭТК от начала и до конца, чтобы не только понимать всё самим, но и при необходимости разъяснять непонятные моменты работникам.
Что такое ЭТК
Электронной трудовой книжкой называют все накопленные сведения о трудовой деятельности человека в электронном формате. Они хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России. Это регламентировано ст. 66.1 ТК РФ.
Гражданину такие сведения доступны в виде выписки из ЭТК в электронном или бумажном виде. Где и как её запросить, рассмотрим в конце статьи. Сначала изложим общую информацию о новом формате привычного документа.
Выбор формы трудовой книжки
Электронные трудовые введены в 2020 году. В течение этого года работодатели должны были взять с каждого сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки. Вариантов два:
- Отказ от бумажной ТК. Тогда она выдаётся сотруднику на руки, а все дальнейшие кадровые перемещения (увольнение, приём на работу, перевод и прочее) отражаются только в электронной трудовой книжке. Этот вариант упрощает работу кадровых служб, ведь бумажную трудовую вести больше не нужно.
- Сохранение бумажной ТК. В таком случае работодатель обязан вести её, как прежде. Однако одновременно с этим информация о трудовой деятельности человека направляется в базу данных ПФР и хранится там. То есть параллельно с ведением бумажной трудовой формируется ЭТК.
Если по какой-то причине человек такого заявления не написал, значит, от бумажной трудовой книжки он не отказался. Но сделать это можно и сейчас. Более того, если раньше работник подал заявление о сохранении бумажной книжки, но после передумал, он также может подать работодателю заявление о переходе на электронную ТК.
Важно! Если человек отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, то перейти на неё обратно он уже не сможет.
У кого есть ЭТК в 2022 году
Сейчас электронная трудовая книжка есть у каждого человека, который работает по найму или работал в какие-либо периоды с 01.01.2020 по сегодняшний день. Имеется она и у тех, кто по какой-то причине не написал заявление о выборе формы ТК. В таком случае работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде, а в системе ПФР она ведётся в электронном.
Примечание. А может ли быть ЭТК у тех, кто уволился с работы до начала 2020 года? Мы решили это проверить и запросили через Портал госуслуг выписку из электронной трудовой книжки на человека, который с 2016 года является ИП и не работает по трудовому договору. Система эту выписку сформировала, и в ней были отражены корректные данные по трудоустройству с 2000 года. Вывод: если человек не работал по найму с 01.01.2020, это вовсе не значит, что ЭТК на него не ведётся.
Что отражено в ЭТК
В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:
- О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
- О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.
Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.
Подтверждение трудовой деятельности
У тех, кто отказался от ведения бумажных ТК, трудовой путь теперь подтверждается двумя документами:
- до начала 2020 года – классической трудовой книжкой на бумаге;
- после – сведениями из информационного ресурса ПФР.
Это создаёт определённые неудобства. Однако с марта 2021 года каждый может обратиться в ПФР с просьбой внести в ЭТК подробную информацию о трудовой деятельности за период до 01.01.2020. Для этого нужно подать заявление в территориальный отдел фонда или на Портале госуслуг в разделе «Корректировка индивидуального лицевого счета в ПФР».
Обратите внимание! Прежний опыт работы подтверждается бумажной трудовой книжкой. Ничем иным его подтвердить нельзя! Поэтому даже если человек отказался от ведения ТК на бумаге, в его собственных интересах эту книжку сохранить.
Обязанности работодателя в связи с ЭТК
Итак, вся информация о трудовой деятельности граждан находится в системе Пенсионного фонда. На её основе формируется ЭТК. У работодателей в связи с этим появились дополнительные обязанности. А также изменились привычные правила оформления кадровых мероприятий.
Передача сведений в ПФР
Чтобы в ЭТК отображались актуальные данные, каждый работодатель с начала 2020 года подаёт в ПФР форму СЗВ-ТД. При первичной подаче в этом отчёте указывались данные о работниках по состоянию на 01.01.2020. Таким образом, в информационном ресурсе Пенсионного фонда сформировались сведения о трудовой деятельности каждого гражданина, начиная с указанной даты.
С 01.01.2020 работодатель передаёт данные в ПФР при любом кадровом мероприятии. Это приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу в той же компании, переименование работодателя или должности сотрудника, присвоение ему второй профессии или квалификации, принятие судом решения о запрете работнику занимать какую-то должность или выполнять определённую работу. Также СЗВ-ТД подаётся, если человек написал заявление на электронную трудовую книжку.
При приёме и увольнении сотрудника в 2022 году направить СЗВ-ТД в ПФР нужно не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях – не позднее 15 числа следующего месяца.
Наём работника с ЭТК
Когда компания принимает на работу человека, который ранее отказался от ведения бумажной ТК, с ним нужно заключить трудовой договор и выпустить приказ о приёме на работу. Физической трудовой книжки у такого работника нет, соответственно, запись работодателю сделать негде.
Не позднее следующего рабочего дня нужно подать в ПФР форму СЗВ-ТД. В итоге в информационном ресурсе фонда будет отражена информация о начале работы гражданина у конкретного работодателя.
Если сотрудник нанимается на первое место работы
С начала 2021 года в отношении физлиц, которые начинают свою трудовую деятельность, ТК ведётся исключительно в электронной форме. Бумажные трудовые на таких граждан не заводятся. В этом случае работодатель действует также, как при найме сотрудника, отказавшегося от бумажной ТК.
Выдача выписки при увольнении
Если работник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой, то при увольнении работодатель обязан выдать ему форму СТД-Р из приказа Минтруда от 20.01.2020 N 23н (Приложение 1). Это выписка из сведений, содержащихся в ПФР, включающая информацию о трудовой деятельности у данного работодателя.
Выдаётся СТД-Р в день увольнения. Если человек от обычной ТК не отказывался, она выдаётся также в последний день работы. В любом случае не позднее следующего рабочего дня в ПФР подаётся форма СЗВ-ТД на уволенного сотрудника.
Выдача выписки по запросу работника
Работник может запросить выписку из сведений о трудовой деятельности для собственных нужд. Работодатель обязан её подготовить, если сотрудник прежде отказался от бумажной ТК. Тому, кто не отказывался, такую выписку выдать тоже можно, но это не является обязанностью.
Предоставляется выписка также по форме СТД-Р. Для запроса сотрудник должен написать заявление в свободной форме. В нём нужно указать, в каком виде предоставить справку – на бумаге или в электронной форме (она должна быть подписана КЭП). На подготовку СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня с даты получения заявления.
Важно! Особенность формы СТД-Р в том, что такая выписка из электронной трудовой книжки включает данные о работе только в той компании, которая её выдаёт. Если сотруднику нужна полная выписка, то эта справка ему не подойдёт. Как посмотреть все данные о трудовой деятельности человека, которыми располагает ПФР, расскажем далее.
Как получить полные сведения из ЭТК
Сведения из информационного ресурса Пенсионного фонда выдаются по форме СТД-ПФР, утверждённой постановлением N 23н (Приложение 2). Получить такую выписку гражданин может несколькими способами: в электронном виде с КЭП ПФР – на Портале госуслуг или сайте Пенсионного фонда, в бумажном виде – в МФЦ или отделении ПФР.
Обратите внимание! В выписке из электронной трудовой не будет сведений о страховом стаже человека и накопленных пенсионных баллах. Чтобы их получить, нужно запросить в ПФР справку о состоянии лицевого счёта.
На Портале госуслуг
Сначала о том, как можно проверить свою электронную трудовую книжку в Госуслугах.
После авторизации на портале в меню слева нужно выбрать «Ведомства» – «ПФР» – «Выписка из электронной трудовой книжки» – «Получить выписку». Запрос будет сформирован автоматически и направлен в ПФР. Результат придёт в течение дня, но обычно это занимает несколько минут. Найти его можно в разделе «Уведомления».
На сайте пенсионного фонда
На сайте ПФР нужно войти в свой персональный раздел через авторизацию на Портале госуслуг. Система направит пользователя на страницу, на которой в разделе «Электронная трудовая книжка» будет ссылка «Получить справку (выписку) о трудовой деятельности». Выписку можно переслать себе на электронную почту или посмотреть тут же.
В МФЦ или в отделении ПФР
Направиться в МФЦ за справкой придется в том случае, если человек не зарегистрирован на Портале госуслуг. С собой достаточно взять только паспорт. Сотрудник МФЦ сформирует запрос в систему Пенсионного фонда и распечатает полученную выписку. Также бумажную справку могут сделать в территориальном отделении ПФР.
Чем полезна ЭТК
Справка о трудовой деятельности может понадобиться для каких-то личных дел, например, для получения кредита. Но даже если она не нужна, полезно её сформировать и ознакомиться с содержанием. В выписке представлены данные, которыми располагает Пенсионный фонд в отношении всей трудовой деятельности человека. Нельзя исключить, что в них вкрались какие-то ошибки. Это может повлиять на размер будущей пенсии, а иногда и на момент её назначения.
Если выяснилось, что в ЭТК содержится ошибка, нужно её исправить. Верные данные в информационную систему ПФР вносятся на основании записей, которые сделаны в обычной трудовой книжке. Можно воспользоваться ссылкой «Корректировка лицевого счёта» в Госуслугах, о которой мы упоминали выше. Но с высокой долей вероятности придётся посетить отделение ПФР лично и представить свою бумажную ТК.
Подведём итоги
Мы рассказали о том, что такое ЭТК, как она формируется и какие обязанности в связи с этим появились у компаний. А также подробно остановились на том, как можно быстро и просто сделать выписку из электронной трудовой книжки. Надеемся, эта информация поможет работодателям сориентировать сотрудников, которые обращаются за такой справкой.
Остаётся напомнить, что в 2023 году Пенсионный и Социальный фонды объединятся. Вместо нескольких отчётов, в том числе СЗВ-ТД, работодатели будут подавать новую форму ЕФС-1. Она уже разработана, но пока не утверждена ПФР.