В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
Регистрация договоров
Для регламентации порядка регистрации следует определить:
- каким способом будет осуществляться регистрация договоров:
- централизованным, т.е. отдельным структурным подразделением / работником;
- децентрализованным способом – в том структурном подразделении, где работает ответственный исполнитель по договору. Такая практика существует, но насколько она будет приемлема для вашей организации, вы должны определить сами;
- возможен и смешанный вариант (например, все договоры регистрируются централизованно службой делопроизводства, кроме договоров с клиентами, которые оформляет и регистрирует отдел продаж);
- конкретное структурное подразделение / работника при централизованном способе регистрации или список работников подразделений, которые будут осуществлять регистрацию договоров там по направлению их деятельности при децентрализованном способе регистрации;
- форму Журнала регистрации договоров и указать порядок его ведения (на бумажных носителях или в электронном виде), см. Пример 38;
- порядок присвоения номера договору;
- порядок предоставления справок и отчетов по заключенным договорам на основе данных об их регистрации. Если это необходимо, то можно предусмотреть подготовку отчетов за определенные промежутки времени (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) или просто по запросам руководителя организации или иных руководителей структурных подразделений.
Сразу оговоримся, что в ГК РФ не предусмотрено присвоение номера договору, да и нет других нормативных правовых актов, которые бы регламентировали этот процесс, однако требования могут устанавливаться в отраслевых ведомственных нормативных актах. Тем не менее для учета договоров, их систематизации при хранении и для составления платежных поручений и других первичных учетных документов номер просто необходим. Хотя на практике можно встретить договор, который не имеет номера, тогда, ссылаясь на него, пишут, например, так: «договор поставки от 03.10.2016 № б/н» или «договор поставки от 03.10.2016». Как правило, номер может не присваиваться в мелких компаниях, но даже в них сейчас стараются уйти от такой практики, т.к. отсутствие номера на договоре может привести к серьезным проблемам:
Судебная практика Постановление ФАС СЗО от 19. 12. 2005 № А56-6971/2005
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Обращаем внимание не только на необходимость присвоения номера договору, но и на должную внимательность и аккуратность работников, которые осуществляют регистрацию договоров, оформление платежных документов, т.к. невнимательность сотрудника может стать предметом судебных разбирательств.
Судебная практика Постановление ФАС Московского округа от 20, 14 февраля 2006 г. по делу № КА-А40/401-06-П
Инспекторы обвинили налогоплательщика в недостоверной информации, основываясь на том, что у него одинаковый номер присвоен двум договорам (от 8 июня и от 8 июля), а в учете отражены сделки лишь по одному. Сотрудники предприятия возразили: двух контрактов не было, просто ошиблись при оформлении первичных документов, указав июль вместо июня (разница в 1 знаке). Соответствующие документы были предъявлены в суд. Представители инспекции не смогли найти второго контракта, а потому суд решил спор не в их пользу, отметив, что «налоговый орган не сослался на конкретные доказательства».
Бывает не только отсутствие номера у договора, но и наоборот – стремление его присвоить у обеих заключивших его сторон, тогда их номера могут идти через косую черту и итоговый регистрационный номер договора будет называться «двойным» (например, № 514п/121-2016). Если договор заключили 3 стороны, то его номер может быть и «тройным».
Мы должны предупредить вас о возможном возникновении проблем при присвоении «двойного» номера договору.
Во-первых, это не всегда удобно из-за того, что сам номер получается достаточно длинным, потом это будет «мешать» при оформлении первичных учетных документов (актов выполненных работ, платежных поручений и т.п.). Может быть допущена техническая ошибка при указании номера договора, например, на втором экземпляре договора или в первичных учетных документах. Да и времени на такие номера тратится значительно больше, ведь надо не только написать такой номер и внести его во все регистрационные формы, потом еще нужно везде проверить, не закралась ли где-то ошибочка.
Во-вторых, номера контрагентов принято разделять между собой косой чертой. Но если этот знак присутствует и внутри номера какого-то контрагента (а структура номера у него регламентирована и отступить от правил он не сможет), то в итоговом двойном номере договора таких косых черт будет минимум две, а то и больше. Тогда спрашивается, где ваш номер и где его, например, здесь (разными цветами обозначим номера разных контрагентов):
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12?
Если вы часто работаете с договорами, то визуально быстро вычлените свою часть номера, а как быть остальным? Порой они могут столкнуться с техническими сложностями.
Можно было бы рекомендовать вам выбрать такую структуру регистрационного номера, в которой бы отсутствовали косые черты. Но кто гарантирует, что все ваши контрагенты поступят так же? Кроме того, принято в номер документа включать не только его порядковый номер (обычно в пределах календарного года), но и номер дела по номенклатуре дел, куда он будет подшит, разделяя эти две части как раз косой чертой…
Здравствуйте, произошла следующая ситуация: я с 2-мя подругами сидели в кальянной у барной стойки, отдыхали, выпивали, никого не трогали. В один момент ко мне подошел 26-летний мужчина и дал по лицу, после чего я оттолкнул его, чтобы избежать драки, но он был сильнее и начал на меня идти и завязалась драка, я пару раз ударил для защиты, потом нас начали разнимать, я не сопротивлялся этому в отличие от мужчины. После этого я ушел в туалет умыться и успокоиться, а также позвонил другу, сказал ему, что меня побили. Также, пока умывался, я заметил, что мне повредили линзу на очках (замена стоит немалых денег), после этого я позвонил в 112 и последовал на улицу, уже на улице возле входа я ждал ответа и увидел, что этот мужчина тоже выходит, и я начал обходить здание, чтобы избежать еще одной драки, я дозвонился до полиции, сообщил все данные и вернулся ко входу, предварительно приготовив камеру, чтобы снять на видео человека, который полез в драку, после этого я сказал, что вызвал полицию, в ответ услышал: «Ну я не ссыкло, дождусь» (ну около этого), однако, спустя, буквально, пару минут он снова на меня полез и дал по лицу, из-за чего очки отлетели на землю, его начали убирать подальше, но затем его друг на меня полез и начал драку со мной, сначала я пытался сопротивляться, но затем просто пытался объяснить, что он только хуже делает, пока он меня на снегу бил по всему телу. После того, как оттащили этого друга, я заметил, что приехал друг, которому я позвонил, а также много неизвестных лиц, они все пошли в кальянную эту, я какое-то время стоял на улице, затем тоже пошел внутрь, посмотрел что происходит, затем звонит полиция и говорит, что подъехала, я вышел наружу и сел в их машину, написал объяснение и заявление на побои и поломанные очки. Меня отпустили и я со своим другом, а также девочками, с которыми был изначально, уехали по домам. Уже дома мне позвонил участковый и сказал, что приедут. Я ждал их приезда, после чего поехали в отделение и я там уже ждал, когда вызовет дознаватель (или просто оперуполномоченный, точно не понял). Когда я зашел, я положил телефон на стол сотрудника полиции и сел на стул, на который мне указали. После этого на меня начал орать этот сотрудник, подумав, что я виноват во всем, сломал челюсть этому мужчине, который первый напал на меня. Затем ситуация более менее прояснилась для него, но создавалось впечатление, что на меня хотят повесить причинение средних телесных, хотя, как я понял, челюсть сломали мужчине, пока я сидел в полицейской машине, кто-то из тех, кто приехал тогда. Учитывая, что у него повреждения сильнее, чем у меня, он может говорить что угодно, и ему поверят с большей вероятностью, т. к. никаких камер в самой кальянной не было, и очень сложно установить, что я был в машине полиции, когда сломали челюсть мужчине. Могут ли меня записать в подозреваемые, если да, то есть шанс доказать, что это не я?
06 января, 23:00, вопрос №3552987, Даниил, г. Москва
Нумерация трудовых договоров целесообразна.
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.