Сотрудники часто получают подотчетные деньги для решения поставленных задач. Кто-то едет в командировку, кто-то организует переговоры, а кто-то покупает материалы и запчасти. Для учета этих средств бухгалтерия использует 71 счет.
Зачем нужен 71 счет
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Как ведут аналитический учет по счету 71
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
С какими счетами корреспондирует счет 71
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
| Счет 71 корреспондирует по дебету с | Счет 71 корреспондирует по кредиту с |
|---|---|
|
|
Основные проводки с 71 счетом
В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 71 | 50 / 51 / 52 / 55 | Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета в банке / погашена задолженность перед сотрудником |
| 50 / 51 / 52 / 55 | 71 | Сотрудник вернул неизрасходованные деньги в кассу организации |
| 10 | 71 | Купили материалы на подотчетные средства |
| 41 | 71 | Купили товары на подотчетные средства |
| 26 / 44 | 71 | Учли расходы на общехозяйственные нужды или командировку |
| 60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
| 19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
| 70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
| 94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Подотчетные лица — кто они?
Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» № 3210-У).
Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:
- генеральный директор;
- работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
- работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.
Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.
1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.
2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).
3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:
- в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
- в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
- в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.
После получения отчета бухгалтер должен проверить:
- целевое расходование денежных средств;
- наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
- правильность оформления оправдательных документов;
- правильность подсчета указанных в отчете сумм.
При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).
После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.
На лицевой стороне проставляют:
- номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
- остаток или перерасход предыдущего аванса;
- сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
- сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
- сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
- бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
- в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
- сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).
Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.
Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).
Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.
4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.
Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.
Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:
«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.
На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).
Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».
Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.
Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.
Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У).
Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.
В положение целесообразно включить:
- срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
- срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
- предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
- срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
- другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).
В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).
Заявление на выдачу средств под отчет
Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:
- требуемую сумму;
- для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
- срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
- дату составления.
Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».
Приказ о выдаче подотчетных сумм
Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):
- отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
- один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.
Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:
- фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
- выдаваемую сумму;
- срок, на который выдаются деньги;
- на что нужно израсходовать деньги;
- реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:
- записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
- записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.
При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).
Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.
Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.
Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.
Проводки при выдаче средств под отчет
Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.
| Операция | Дебет | Кредит |
| Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы | 71 | 50-1 |
Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.
| Операция | Дебет | Кредит |
| Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы | 50-1 | 71 |
Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.
| Операция | Дебет | Кредит |
| Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы | 71 | 50-1 |
Проводки при учете расходов по авансовому расчету
При учете расходов используют следующие поводки.
| Операция | Дебет | Кредит |
| Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.) | 20 | 71 |
| Отражена оплата подотчетным лицом материалов | 60 | 71 |
| Оприходованы материалы | 10 | 60 |
| Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо | 60 | 71 |
| Оприходованы товары (иные ценности) | 41 (08) | 60 |
Проводки при перечислении подотчетных средств на карту
Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.
| Операция | Дебет | Кредит |
| Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника | 71 | 51 |
| Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации | 51 | 71 |
| Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица | 71 | 51 |
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.
Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.
При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
- даты их выдачи и целевое назначение;
- отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
- соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.
Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.
Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.
В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.
При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.
Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Счет 71 — расчеты с подотчетными лицами — помогает бухгалтеру понять, на какой стадии находятся взаиморасчеты с сотрудниками. Как правильно организовать учет на счете 71 расчетов с подотчетными лицами, читайте в нашей статье.
Подотчетные суммы: кому, зачем
В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту. Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями. Для контроля используется счет 71 — расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.
Как происходит выдача средств под отчет:
- Сотрудник пишет заявление на имя директора. Директор визирует данное заявление.
- Работодателем издается соответствующее распоряжение.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Исключение — командированные подотчетники. Для них также сохранился срок сдачи отчета — в течение 3-х дней после возвращения. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму и не предоставил авансовый отчет о расходах в установленный срок? Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.
Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».
- В течение установленного работодателем количества дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение этого же количества дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.
Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.
Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.
Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.
Характеристика счета 71 — расчеты с подотчетными лицами
Что же о счете 71 по расчету с подотчетными лицами говорит нам инструкция по применению плана счетов?
Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Развернутый учет на счете 71 — расчеты с подотчетными лицами — ведется по каждому сотруднику индивидуально.
Рассмотрим типовые проводки по данному счету:
| Дт | Наименование счета | Кт | Содержание операции |
| 71 | 50, 51 | Выдача денежных средств работнику через кассу или на корпоративную либо личную карту | |
| 07, 10, 15, 20, 41, 44 и т. д. | Счет для учета трат (материалы, затраты, расходы на продажу — в зависимости от предоставленных документов и вида покупки) | 71 «Подотчетные лица» | Разнесены по соответствующим счетам затраты, понесенные подотчетниками (куплен товар или материал либо приобретена услуга) |
| 19 | Входящий НДС | Выделен НДС из затрат, понесенных сотрудником | |
| 70,73 | Расчеты с персоналом по оплате труда либо по прочим платежам | Не возвращенная в срок сумма списана в счет зарплаты или прочих расчетов с сотрудником | |
| 94 | Недостачи от потери ценностей | Невозвращенная сумма средств списана как недостача | |
| 50,51 | Расчетный счет, касса | Остаток средств возвращается в кассу предприятия |
Пример использования счета
Рассмотрим на конкретном примере взаиморасчеты с сотрудниками по выданным под отчет суммам. Используем счет 71 — подотчетные лица.
В ООО «Хлопушка» возникла необходимость в покупке запчастей для ремонта машины. Денежные средства в размере 25 000 руб. выданы в подотчет Сахарову О. Сразу после покупки был представлен авансовый отчет на сумму 20 130 руб., в том числе НДС.
Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Генеральный директор представил отчет, к которому приложены кассовые чеки из ресторана. Это был ужин с потенциальным клиентом, то есть представительские расходы на сумму 5 400 руб.
В бухгалтерском учете следует отразить такие операции:
- Дт 71 Кт 50 — 25 000 руб. — выдано в подотчет на основании заявления сотрудника;
- Дт 10 Кт 71 — 16 755 руб. — оприходованы материалы, купленные подотчетником;
- Дт 19 Кт 71 — 3355 руб. — выделен НДС по купленным материалам;
- Дт 50 Кт 71 — 4 870 руб. — неизрасходованный остаток средств возвращен в кассу;
- Дт 44 Кт 71 — 5 400 руб. — отражены представительские расходы согласно предоставленным чекам, смете мероприятия, актам о проведении мероприятия.
Итоги
Грамотный учет взаиморасчетов по подотчетным суммам значительно упрощает контроль за расходом средств, выданных сотруднику. Как видим, организовать его на счете 71 по расчету с подотчетными лицами не так уж и сложно.
Счет 71 в бухгалтерском учете — это отдельный бухсчет, предназначенный для отражения сумм, выданных подотчет работникам компании. Разберемся в особенностях его применения, обозначим проводки и правила их составления.
Что отражать на счете 71
Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.
Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.
Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.
На какие цели можно выдать подотчет:
- Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
- Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
- Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
- Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.
Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.
Правила выдачи денег подотчет
Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.
Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:
- Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
- Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
- Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
- Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
- Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
- Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.
Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.
Характеристика счета 71
71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.
Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.
Дебет и кредит счета 71: что отражать
| Что отражаем по дебету счета 71 | Что указываем в кредите бухсчета 71 |
|---|---|
| 71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет. Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства. До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71. Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации. | В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил. Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету. Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу. |
Бухгалтерские проводки по счету 71
Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.
| Операция | Дебет | Кредит | Документы-основания |
|---|---|---|---|
| Деньги выданы наличными подотчет | 71 | 50 | Составлен отчет кассира, расходный ордер |
| Средства зачислены в подотчет на банковскую карту | 71 | 51 | Выписка банка, платежное поручение на перечисление |
| Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации | 71 | 55 | Выписка банка со специальных счетов компании |
| Отражена покупка основного средства по авансовому отчету | 08 | 71 | Акт о приемке работ и услуг |
| Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом | 10 | 71 | Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме |
| Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды | 20, 26, 44 | 71 | Авансовый отчет, накладные |
| Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом | 50 | 71 | Отчет кассира, приходный ордер |
| Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица | 73 | 71 | Авансовый отчет |
Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.
Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника
ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.
Проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Подотчет выдан из кассы | 71 | 50 | 3000 |
| Авансовый отчет утвержден, расходы на покупку карандашей приняты к учету | 10 | 71 | 3150 |
| Перерасход был перечислен секретарю на банковскую карту | 71 | 51 | 150 |
Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом
На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.
Проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Подотчет перечислен на карту Баранкина | 71 | 51 | 35 000 |
| Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету | 08 | 71 | 31 150 |
| Остаток возвращен в кассу ООО «Весна» | 50 | 71 | 3500 |
Пример № 3. Командировочные расходы в подотчет
Бухгалтера ООО «Весна» Дорожкину И.П. направили в командировку на 3 дня для сдачи отчетности. Дорожкиной был предоставлен аванс на командировочные расходы в сумме 20 000 рублей.
Фактические расходы бухгалтера составили 19 000 руб., в том числе:
- Проезд 4000 × 2 = 8000 рублей, в том числе НДС 1220 рублей.
- Проживание 2500 × 2 дней = 5000 рублей, в том числе НДС 763 руб.
- Суточные 2000 × 3 дня = 6000 рублей.
Проводки:
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Аванс на командировочные выдан Дорожкиной из кассы | 71 | 50 | 20 000 |
| Списаны расходы на оплату проездного билета без НДС | 20 | 71 | 6780 |
| Выделен НДС по затратам на билеты | 19 | 71 | 1220 |
| НДС предъявлен к вычету | 68.НДС | 19 | 1220 |
| Списаны расходы на проживание в гостиничном номере без НДС | 20, 44 | 71 | 4237 |
| Выделен НДС по расходам на проживание | 19 | 71 | 763 |
| НДС предъявлен к вычету | 68.НДС | 19 | 763 |
| Списаны суточные по авансовому отчету | 20, 44 | 71 | 6000 |
| Бухгалтер вернула неизрасходованный остаток в кассу ООО «Весна» | 50 | 71 | 1000 |
Документ Авансовый отчет оформляется для отражения затрат, произведенных подотчетным лицом. В статье рассматривается назначение и особенности заполнения:
- полей и ссылок шапки документа;
- вкладок и граф табличной части документа.
В статье приводится образец заполнения печатных форм, которые можно распечатать из данного документа.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Содержание
- Назначение документа
- Шапка документа
- Номер
- От
- Подотчетное лицо
- Склад
- Организация
- Ссылка НДС
- Табличная часть документа
- Вкладка Авансы
- Документ аванса
- Сумма аванса
- Вкладка Товары
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Код/артикул
- Количество
- Цена
- Сумма
- НДС
- Всего
- Счет учета
- Счет НДС
- Поставщик
- СФ
- Реквизиты счета-фактуры
- Номер ГТД/Страна
- Расходы (НУ)
- Вкладка Возвратная тара
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Количество
- Цена
- Сумма
- Контрагент
- Счет учета
- Счет расчетов
- Вкладка Оплата
- Документ (расхода)
- Контрагент
- Содержание
- Погашение задолженности
- Сумма
- Счета расчетов
- Вкладка Билеты
- Билет
- Сумма
- %НДС
- НДС (в т.ч.)
- Перевозчик
- Счет затрат / Подразделение
- Субконто
- Вкладка Прочее
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Сумма
- НДС
- Всего
- Счет затрат/Подразделение
- Субконто
- Счет НДС
- Расходы (НУ)
- Поставщик
- СФ
- БСО
- Реквизиты счета-фактуры
- Счет затрат НУ
- Субконто НУ
- Подвал документа
- Итоги
- Назначение
- Приложение
- Комментарий
- Печатные формы документа
Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.
Назначение документа
Авансовый отчет – документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на:
- хозяйственные нужды;
- покупку или оплату товаров (работ, услуг);
- командировочные расходы.
Рассмотрим заполнение Авансового отчета в зависимости от произведенных расходов.
Шапка документа
Номер
В поле Номер устанавливается порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.
От
В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.
Подотчетное лицо
В поле Подотчетное лицо указывается Фамилия Имя Отчество (ФИО) сотрудника, который составляет Авансовый отчет. ФИО выбирается из справочника Физические лица.
Программа 1С позволяет создать отчет от подотчетного лица, не являющегося сотрудником Организации. Таким лицом может быть работник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера.
Склад
В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.
Если подотчетное лицо приобрело ТМЦ, которые будут храниться на разных складах, то нужно принять к учету активы на один выбранный склад, а затем выполнить передачу ТМЦ на другие склады (при необходимости) документом Перемещение товаров.
Если в справочнике Склады зарегистрирован только один склад, то в документе Авансовый отчет поле Склад не отображается.
Организация
В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. 
PDF
Ссылка НДС
Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.
При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:
Тип цен – наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.
- Если Тип цен выбран, то цена приобретения ТМЦ будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
- Если Тип цен не выбран, то будет подставляться последняя цена данного товара по любому из документов приобретения. Для ТМЦ, поступившего впервые, цена приобретения не заполнится, ее нужно установить вручную.
- НДС – выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху. Выбранный вариант не влияет на проводки, а используется лишь для удобства указания НДС в табличной части.
- флажок НДС включать в стоимость устанавливается в том случае, если необходимо чтобы в проводках НДС был включен в стоимость товаров (работ, услуг) (далее – ТРУ) без выделения его на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
- Валюта — указывается валюта, в которой составляется авансовый отчет.
- Курс — курс валюты, в которой составляется авансовый отчет.
Подробнее про авансовые отчеты в валюте Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
Табличная часть документа
Табличная часть документа Авансовый отчет состоит из нескольких вкладок:
- Авансы
- Товары
- Возвратная тара
- Оплата
- Билеты
- Прочее
Вкладка Авансы – обязательна для заполнения, если выдавался аванс, по которому еще не оформлялся документ Авансовый отчет.
Вкладка Товары – заполняется, если приобретались материалы, товары, иные активы (далее ТМЦ).
Вкладка Возвратная тара – заполняется, если ТМЦ приобретались с возвратной тарой.
Вкладка Оплата – заполняется, если подотчетное лицо выполняло задание оплатить или внести аванс за ТРУ, которые будут оформлены накладной (актом) на организацию.
Вкладка Билеты — заполняется, если работнику выдавались билеты, приобретенные организацией.
Вкладка Прочее – используется для отчета о приобретении работ (услуг), а также о командировке.
Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.
Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.
Также добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.
Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк.
Рассмотрим заполнение каждой вкладки.
Вкладка Авансы
Табличная часть вкладки Авансы содержит следующие графы.
Документ аванса
В графе Документ аванса указывается документ, которым в программе зарегистрирована выдача аванса подотчетному лицу.
При заполнении графы Документ аванса открывается форма Выбор типа данных PDF, где следует выбрать один из трех журналов в зависимости от того, каким способом выдавались средства под отчет:
- Выдача денежных документов;
- Выдача наличных;
- Списание с расчетного счета.
Из соответствующего журнала выбирается документ выдачи аванса.
Сумма аванса
В графе Сумма аванса указывается сумма аванса, выданного подотчетному лицу. Графа заполняется автоматически при выборе документа выдачи аванса.
Вкладка Товары
Вкладка Товары заполняется при приобретении ТМЦ и содержит графы, которые условно можно разделить на две группы для отражения сведений о:
- наименовании, количестве, сумме ТМЦ;
- предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, на основании которого приобретены ТМЦ. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование ТМЦ из справочника Номенклатура. Если вид номенклатуры Услуги, то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Товары. Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее.
Код/артикул
По умолчанию графа Код/артикул в документе Авансовый отчет скрыта. При необходимости может быть добавлена в форму по кнопке Еще в шапке документа PDF. Графа Код/артикул состоит из двух строк:
- Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту строку выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.
- Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований либо когда артикул присваивается поставщиком. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.
Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.
Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF
При выполненных настройках колонка Артикул будет выведена в печатную форму Приходный ордер (М-4).
Количество
В графу Количество вводится количество поступивших ТМЦ.
Цена
В графе Цена вводится цена поступивших ТМЦ. Графа может заполняться:
- вручную;
- автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС. PDF
Сумма
Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.
НДС
В графе НДС заполняются сразу два поля:
- выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
- выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС:
- НДС в сумме;
- НДС сверху.
Если НДС выделен в документах поступления, то его необходимо указывать в документе Авансовый отчет так, как это указано в первичке.
Всего
В графе Всего выводится стоимость ТМЦ с учетом НДС.
Счет учета
Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах. PDF
Узнать более подробно о Персональных настройках пользователя
В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета ТМЦ, согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет учета можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый счет учета.
Счет НДС
В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на другом счете учета.
Поставщик
В графе Поставщик указывается наименование поставщика, который осуществил поставку ТМЦ. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
СФ
В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с указанным Документом (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, которые будут заявлять вычет.
Флажок СФ ставится только, если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию. Если приложен лишь первичный документ, в котором выделен НДС, то:
- флажок СФ не ставится,
- выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.
В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении.
Реквизиты счета-фактуры
Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ. Достаточно заполнить дату и номер предъявленного счета-фактуры. Счет-фактура автоматически будет создан в журнале Счета-фактуры полученные при проведении документа и отразится в нижнем поле графы Реквизиты счета-фактуры.
Номер ГТД/Страна
Графа Номер ГТД/Страна становится доступной в том случае, когда в программе включена Функциональность Импортные товары PDF. Графа заполняется только для импортных ТМЦ.
В графе заполняются два поля:
- номер ГТД;
- Страна.
Номер ГТД– это регистрационный номер таможенной декларации, выбирается из справочника Номера таможенных деклараций.
Если в карточке номенклатуры будет указан номер ГТД PDF, то в графе Номер ГТД будет автоматически выведено его значение.
Графу Номер ГТД можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый номер ГТД.
БухЭксперт8 не рекомендует заполнять номер ГТД в разделе Импортный товар карточки номенклатуры. Если в Организацию будет поступать один и тот же товар, но с разными номерами ГТД, то в справочнике Номенклатура придется заводить несколько позиций номенклатуры, имеющих одинаковое наименование и различающихся номером ГТД.
В данной ситуации удобнее указывать номер ГТД непосредственно в документе Авансовый отчет, тогда в справочнике Номенклатура будет достаточно ввести одну позицию номенклатуры.
Поле Страна указывается страна происхождения товара. В эту графу автоматически подставляется то значение, которое указано в разделе Импортный товар карточки номенклатуры PDF. Если в карточке номенклатуры не заполнена страна происхождения, то ее можно выбрать из справочника Страны мира.
Расходы (НУ)
Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ), которая может принимать значение:
- Принимаются;
- Не принимаются;
Узнать более подробно о Порядке признания расходов при УСН.
Вкладка Возвратная тара
Вкладка Возвратная тара заполняется при приобретении подотчетным лицом материалов с возвратной тарой.
Стоимость возвратной тары не отражается в итоговой сумме документа Авансовый отчет и обязательствах подотчетного лица по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
На данной вкладке заполняются те же графы, что и на вкладке Товары, но применительно к таре.
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные аналогичной графы из вкладки Товары о документе, по которому приобретены ТМЦ с возвратной тарой. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование тары из справочника Номенклатура. Заполнение данной графы не имеет особенностей по сравнению с другими ТМЦ. Если вид номенклатуры Услуги, то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара. Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее.
Количество
В графу Количество вводится количество поступивших единиц тары
Цена
В графе Цена вводится цена поступившей тары. Графа может заполняться:
- вручную;
- автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС. PDF
Сумма
Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.
Контрагент
В графе Контрагент указывается наименование поставщика на вкладке Товары, который поставил ТМЦ с возвратной тарой. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
Счет учета
Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах. PDF
Узнать более подробно о Персональных настройках пользователя
В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета тары согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Счет расчетов
Графа Счет расчетов предназначена для отражения обязательства перед поставщиком по возврату тары. При заполнении строки в графе Счет расчетов будет автоматически выбран из Плана счетов счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Графу Счет расчетов можно изменить вручную.
Вкладка Оплата
Вкладка Оплата заполняется, когда подотчетное лицо отчитывается по оплате за товары (работы, услуги) (ТРУ).
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при оплате ТРУ. Сведения заполняются вручную.
Контрагент
Графа Контрагент состоит из двух строк:
- наименование контрагента – наименование поставщика, за товары (работы, услуги) которого подотчетное лицо осуществило оплату. Наименование выбирается из справочника Контрагенты.
- договор – номер и дата договора, по которому прошла оплата. Строка автоматически заполняется данными договора, который выбран в качестве основного или является единственным PDF. Если договоров несколько, а признака Использовать как основной ни у одного нет, то поле можно заполнить, выбрав нужный договор из справочника Договоры.
Содержание
В графе Содержание указываются ТРУ, за которые произведена оплата. Поле заполняется вручную. Данное поле является информационным и не выводится ни в отчеты, ни в печатные документы.
Погашение задолженности
В графе Погашение задолженности требуется указать способ, которым будет производиться погашение задолженности перед поставщиком:
- Автоматически – погашение задолженности будет проходить автоматически в разрезе указанного договора;
- По документу – задолженность закрывается по конкретным документам поступления. При выборе способа По документу, в поле ниже появится возможность перейти в форму Выбор документов расчетов с контрагентами. В данной форме следует установить:
- Период;
- Счет учета;
- переключатель Остатки: по дебету или по кредиту,
и нажать на кнопку Сформировать. В созданном списке документов следует выбрать нужный документ поступления, по которому необходимо осуществить погашение задолженности.
- Не погашать – зачет авансов не будет проходить автоматически при проведении документа и оплаченная сумма отразится в авансах.
Сумма
В графе Сумма отражается сумма оплаты по Документу (расхода). Заполняется вручную.
Счета расчетов
В графе Счета расчетов по умолчанию отражаются 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 60.02 «Расчеты по авансам выданным». Если расчеты с поставщиком ведутся по другим счетам, то их необходимо поправить.
Вкладка Билеты
На вкладке Билеты по кнопке Заполнить или Добавить автоматически указываются билеты, приобретенные организацией для данного работника из справочника Билеты.
Билет
В графе Билеты указывается нужный билет из справочника Билеты.
Сумма
В графе Сумма отражается стоимость билета.
%НДС
В графе %НДС указывается ставка НДС, указанная в билете.
НДС (в т.ч.)
В графе НДС (в т.ч.) отражается сумма НДС, указанная в билете.
Перевозчик
В графе Перевозчик указывается наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
Счет затрат / Подразделение
В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:
Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат по подразделениям. PDF
Субконто
- В графе Субконто отражается статья затрат статья затрат из справочника Статьи затрат:
- Вид расхода — Командировочные расходы.
Вкладка Прочее
Заполнение вкладки Прочее необходимо тогда, когда были приобретены работы или услуги, которые сразу будут отнесены на счета затрат. Затраты по командировке также отражаются на вкладке Прочее.
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при выполнении работ, оказании услуг, а также подтверждающего затрат на командировку. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование работ (услуг), командировочных затрат из справочника Номенклатура, вид номенклатуры Услуги. Наименования вида номенклатуры Товары также доступны для заполнения.
Сумма
В графе Сумма отражается сумма работ (услуг), командировочных затрат по Документу (расхода). Заполняется вручную.
НДС
В графе НДС заполняются сразу два поля:
- выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТРУ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
- выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС:
- НДС в сумме;
- НДС сверху.
Всего
В графе Всего выводится стоимость работ (услуг), командировочных затрат с учетом НДС.
Счет затрат/Подразделение
В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:
Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат По каждому подразделению. PDF
Субконто
В графе Субконто отражается статья затрат, соответствующая произведенным расходам. Выбирается из справочника Статьи затрат или из справочника Прочие доходы и расходы в зависимости от установленного Счета затрат.
Счет НДС
В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на новом счете учета.
Расходы (НУ)
Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ), которая может принимать значение:
- Принимаются;
- Не принимаются;
- Распределяются.
Узнать более подробно о Порядке признания расходов при УСН.
Поставщик
В графе Поставщик указывается наименование поставщика, выполнившего работы (оказавшего услуги). Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
СФ
В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с первичным документом, указанным в Документ (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, по которому НДС может быть принят к вычету.
БСО
В графе БСО проставляется флажок в том случае, когда поставщик выдал в качестве первичного документа квитанцию БСО. Если организация планирует принять НДС к вычету, выделенный в квитанции БСО, то необходимо рядом с флажком БСО проставить флажок СФ.
Реквизиты счета-фактуры
Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ. Если ставится:
- флажок только в графе СФ, то дата и номер СФ проставляются вручную. В результате при проведении документа Авансовый отчет формируется документ Счет-фактура полученный на поступление;
- два флажка: в графе СФ и графе БСО, то дата и номер проставляются автоматически по дате и номеру из графы Документ (расхода) – формируется Счет-фактура (бланк строгой отчетности) автоматически в журнале Счета-фактуры полученные.
Счет затрат НУ
Графа Счет затрат НУ заполняется автоматически, по графе Счет затрат, заполненной для БУ. Если требуется указать другой счет, то его можно выбрать из Плана счетов.
Субконто НУ
Графа Субконто НУ заполняется автоматически статьей затрат, указанной в графе Субконто для БУ. Если требуется указать другое значение Субконто НУ, то его можно поменять в документе, выбрав из справочника Статьи затрат.
Подвал документа
Итоги
В графе Итоги приводятся:
- Выдано авансов – сумма полученного аванса из вкладки Авансы;
- Расходы – указывается общая сумма израсходованных подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
- Остаток/Перерасход – рассчитывается, как разница между итогами полей Выдано авансов и Расходы.
Все поля графы Итоги заполняются автоматически.
Назначение
В графе Назначение указывается назначение аванса. Заполняется вручную.
Приложение
В графе Приложение указывается количество приложенных к Авансовому отчету документов, а также общее количество листов у них.
Комментарий
В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.
Печатные формы документа
Из документа Авансовый отчет можно сформировать следующие печатные формы:
Печатные формы можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте.
См. также:
- Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
- Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
- Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём 
Оглавление
- Выдача наличных денежных средств из кассы
- Выдача безналичных денежных средств
- Выдача денежных документов
- Сотрудник отчитывается
- Примеры авансовых отчётов из жизни
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:
Почему я сказал активов? 
Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:
Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник отчитывается
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
- всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
- всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
- к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Примеры авансовых отчётов из жизни
Заполняем закладку «Авансы»:
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки «Прочее».
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:
Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:
После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки… 
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.