Авансовый отчет номер чека - Большой телефонный справочник предприятий

Каждый сотрудник, получивший на руки подотчетные средства от компании, например, на закупку необходимых расходных материалов или на деловую поездку должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В это отчете не только отражены, но и подтверждены все совершенные сотрудником траты на нужды компании. Бухгалтер обязан проверить, действительно ли эти траты соответствуют нуждам компании, после чего сохранить отчет и приложенные к нему первичные документы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

кассовый чек;
товарный чек;
документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
бланк строгой отчетности;
товарная накладная;
счет-фактура;
квитанция к ПКО.

Самые распространенные приложения к авансовому отчету – это чеки — кассовый и товарный. В некоторых случаях чеки могут быть предоставлены в электронном виде, например, если покупка была совершена в интернет-магазине. Предоставлять оригинал в этом случае не требуется, хватит и распечатанного из электронной почты подтверждающего документа – это прописано в пункте 5 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Какие данные должны содержаться в кассовом и товарном чеках?

Согласно требованиям законодательства, в подтверждающих расходы первичных документах должны быть указаны:

наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время, место проведения операции;
наименование организации;
ИНН, система налогообложения;
признак расчета;
перечисление товаров/услуг и их стоимость;
формат оплаты товаров/услуг;
ФИО продавца;
реквизиты кассового аппарата;
порядковый номер документа;
адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
QR-код.

Если кассовый чек не содержит перечисление товаров, то для авансового отчета его недостаточно, и в таком случае его необходимо дополнить товарным чеком, который детализирует покупку.

Кстати, кассовый чек подвержен быстрому выцветанию, поэтому лучше сразу сделать его копию или сохранить фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Товарный чек не имеет стандартной формы, однако должен содержать все обязательные реквизиты для первичных документов, кроме номера и печати – они необязательны. Даже если в документе присутствует ошибка, принять его к учету можно. Однако перед этим рекомендуется отправить запрос на сайт или адрес продавца товара/услуги, чтобы уточнить, действительно ли представленный документ выдан им.

При одновременной подаче кассового и товарного чеков их даты и суммы должны полностью совпадать.

Как оформить авансовый отчет по чекам?

В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.

В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

информация о подотчетном лице;
сумма выданных под отчет средств;
информация о предыдущем авансе;
цель получения аванса;
бухгалтерские пометки.

На лицевой стороне отчета указываются вышеперечисленные сведения — ее может заполнять как сам сотрудник, так и специалист бухгалтерского отдела. Обратную сторону авансового отчета по чекам должен заполнить сотрудник — на ней под номерами перечисляются подтверждающие документы, их реквизиты, израсходованные суммы. Далее к отчету прикладываются все подтверждающие расходы документы.Внесенные в авансовый отчет данные необходимо внимательно проверять, так как закравшиеся ошибки могут стоить компании и непосредственно руководителю штрафа и доначисления НДФЛ и взносов. Сократить ошибки может помочь заполнение авансового отчета по чекам по образцу, а навсегда исключить — заполнение авансового отчета в электронном виде.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники-бизнес процесса работают в единой онлайн среде в любое удобное время и из любой локации. Большая часть информации в авансовом отчете уже заполнена по умолчанию, а то, что нужно внести подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо просто сфотографировать свои чеки и приложить к отчету онлайн, а для отправки отчета на проверку — кликнуть кнопку «Отправить».

Таким образом бухгалтерия всегда получает от сотрудников только 100%-правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все проводки по ним формируются автоматически. Функционал приложения также позволяет даже не распечатывать документ, чтобы его завизировать — сделать это можно с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников – подотчетных лиц, бухгалтерии, руководителей, многократно упрощая и ускоряя его.

5 главных преимуществ облачного приложения Hamilton Авансовый отчёт

Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Источник

Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка

Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.

Тезисы об авансовых отчетах:

Неважно, как именно были выданы денежные средства — наличными, перечислены на личную карту или потрачены с корпоративной банковской карты. Отчет нужен в любом случае.
Работник обязательно прикладывает к отчету подтверждающие документы (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210).
Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию расходов (статья 164 ТК РФ). Основание — заявление работника, либо приказ руководителя компании. Достаточно одного документа (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210).
Остаток неиспользованных денег подотчетное лицо возвращает работодателю. Перерасход компенсирует работодатель.

Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.

Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов

Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.

Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:

Срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм, его форму (если нужно).
Порядок согласования и срок рассмотрения заявления уполномоченным лицом (не обязательно руководителем).
Срок предоставления отчета, его можно дифференцировать — в зависимости от целей или групп работников (например: администрация, рабочие).
Срок проверки авансового отчета бухгалтерией и его утверждения руководителем;
Сроки расчета (выплаты перерасхода или возврата остатка);
Форму авансового отчета.

Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.

Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.

Ошибка 2. Некорректное оформление авансового отчета

Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Составление авансового отчета

Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.

Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.

Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:

1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).

2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):

В таблице слева указываются данные о предыдущем авансе, суммы выданных средств с разбивкой: из кассы, со счета, в рублях и валюте, а также сумма остатка или перерасхода.
В таблице справа указываются общие суммы расходов в разбивке по счетам учета затрат.

Рис. 1

3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.

Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).

Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.

Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.

Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):

согласовать внесение исправлений со всеми лицами, составившими и подписавшими отчет;
аккуратно зачеркнуть ошибочную запись одной чертой;
написать рядом (сбоку, сверху) верные данные;
указать дату исправления (например, «Исправлено 26.01.2021») и заверить новую запись подписями лиц, составивших и подписавших авансовый отчет.

В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.

Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов

Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.

Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и ФИО кассира (продавца), выбившего фискальный кассовый чек (ФКЧ);
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок — обязательно с 01 февраля 2021-го года;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара;
QR-код.

В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.

Товарного чека (иного документа) для подтверждения оплаты достаточно, если это позволяет 54-ФЗ. Например, работник был в командировке в отдаленной местности, где законом разрешено вести расчеты без применения ККТ (пункты 3 и 8 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ).
БСО (бланк строгой отчетности) также могут стать подтверждением расхода. В них тоже должны быть обязательные реквизиты (пункт 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ) и печатать их необходимо с применением онлайн-кассы (статья 1.1, п. 2 статьи 2 Закона 54-ФЗ, п. 8 статьи 7 Закона № 290-ФЗ от 03.07.2016).
Работнику могут выдать электронный фискальный чек. Он должен содержать реквизиты, предусмотренные приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Электронный документ или ссылку на него тоже нужно передать бухгалтеру, например, на электронную почту.

Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю (нет документов = нет расхода).

Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:

выцвели (либо повреждены), реквизиты в них нечитаемы (либо утрачены);
содержат операции, которые не соответствуют характеру подотчета, к примеру, даты оплаты гостиницы не совпадают с датами командировки.

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.

Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.

Подробнее о документах, которые потребуются для учета командировки — читайте в другой статье.

Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.

Типовые проводки выглядят так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)	71	50
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)	71	51
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)	71	55
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо	71 57	57 55
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат	20, 26, 44 и др.	71
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом	10 (41)	60
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником	60 (76)	71
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы	50	71
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)	51	71

Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка:

Ошибка совершена в текущем году — исправления вносят тем периодом, когда была совершена ошибка. Сторнируют неверную запись и делают правильную.
Если ошибка обнаружена после окончания года, но до утверждения годовой отчетности — исправление делается 31 декабря отчетного года — сторно и верная проводка.
Если ошибка обнаружена после утверждения отчетности — ошибку исправляют текущим годом. Например, ошибку 2020 года исправляем 2021-м годом, сторно неверной проводки и правильную проводку делаем в месяце ее обнаружения.

Источник

Ошибки в авансовых отчетах прячутся в данных о подотчетнике, в суммах расходов, остатков и перерасходе, в счетах, на которые относятся затраты. Как предотвращать ошибки, быстро их находить и исправлять — читайте дальше.

Кратко об авансовом отчете

Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.

Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.

Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.

Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.

Проверка реквизитов

Если ваша фирма пользуется унифицированной формой № AO-1, то все нужные реквизиты априори имеются. Если форма разработана самостоятельно, то следует проверить, все ли обязательные реквизиты в ней содержатся. А именно (п. 2 ст. 9 закона о бухучете):

наименование;
дата составления;
данные о лице, составившем АО;
содержание операции;
единицы измерения;
должность лица, совершившего операцию, ответственного за ее оформление;
подписи, Ф.И.О и др.

В большинстве случаев мы используем формы, «вшитые» в программы для ведения учета, и там, все реквизиты присутствуют. Но все равно стоит проверить их соответствие требования законодательства.

Срок хранения авансового отчета — 5 лет (в некоторых случаях дольше, например, если первичка подтверждает получение убытка, то срок ее хранения составляет 10 лет). Столько же нужно хранить сопутствующие документы.

Часто приложением являются чеки, которые быстро выцветают, буквально до чистого листа. Поэтому стоит их либо копировать, либо создавать скан-копию.

Ошибки заполнения авансового отчета

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

дату составления;
структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
Ф.И.О. полностью;
табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

В таблице на первом листе указывают общие данные о расходах:

Для упрощения используем стандартную форму AO-1.

Данные о прошлом авансе нужно указать обязательно, чтобы вывести верные остатки по расчету с подотчетным лицом. В настоящее время допускается выдача новых авансов до того, как был израсходован предыдущий.

Выданные суммы по текущему отчету нужно разбить: столько-то выдано со счета, из кассы, в рублях и инвалюте. Подвести итоги по отчету и вывести остаток.

С правой стороны таблицы указаны суммы расходов, распределенные по счетам учета затрат. В Дебете укажем, например, счет 10 — приобретены материалы, или счета 76, 60 — проведена оплата за услуги контрагенту (за связь, интернет, товары или услуги), а в кредите — 71 — счет учета расчетов с подотчетниками.

Придется посчитать количество подтверждающих документов. Здесь часто возникают ошибки.

Например, у вас есть товарный чек, кассовый чек и слип с терминала эквайринга (при оплате картой) по одной операции — покупке бумаги для принтера. Несмотря на то, что в отчеты мы укажем реквизиты только одного документа — кассового чека, потому что именно он подтверждает расход средств, но посчитать надо все приложенные документы, так что их будет три.

Аналогично следует поступить и с другими документами, например, со служебными записками, гарантийными талонами, книжками, другими сопутствующими, если их работник приложил к авансовому отчету. Их тоже надо посчитать.

Подписи ответственных лиц обязательны, а вот печать ставить на отчете не нужно.

Обратите внимание! Сумма, указанная в строке с утвержденной суммой отчета, может быть отличной от той, что была указана работником, в т. ч. из-за отсутствия документального подтверждения, неправильного оформления и т. п.

Пример: сотрудник вместо одной запчасти к автомобилю приобрел две, разного размера, т. к. не был уверен какая из них подойдет. Покупка запчасти была согласована с руководителем, а вот приобретение сразу двух — нет. В итоге директор утвердил покупку только подходящей к автомобилю детали. Поэтому сумма в разделе со сведениями, полученными от работника, и сумма к утверждению будут разными.

Следует сверять все данные, указанные подотчетником на обороте отчета, с оригиналами представленных оправдательных документов. Здесь тоже часто находятся ошибки трех видов:

ошибки в реквизитах оправдательного документа (неверный номер, дата);
ошибки в суммах;
ошибки в выборе самого подтверждающего документа.

Если вы совершили покупку, то главный документ для вас — кассовый чек, остальные — сопутствующие. Например, допустимо, если в чеке будет общая сумма, а расшифровка покупки в накладной. При этом в авансовом отчете будет указан все же кассовый чек.

При обнаружении ошибки ее следует исправить. Для этого потребуется:

согласовать исправление с лицами, составившими и подписавшими отчет;
зачеркнуть ошибочный текст (суммы);
нанести рядом (сверху, сбоку) верные данных (п. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
проставить отметку «Исправлено» с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации;

Нельзя использовать для корректировки специальные жидкости, маркеры или зачеркивать многократно исходные данные.

Если фирма применяет форму АО-1, то для подтверждения передачи отчета и документации используйте отрезной корешок, передавая его подотчетнику. Он служит подтверждением в приемке отчета бухгалтерией.

Проверка приложенных документов

Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.

Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации;
ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность, Ф.И.О. кассира;
наименование документа;
признак расчета;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер ФН;
адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
НДС (ставка, сумма);
указание на систему налогообложения;
код товара;
QR.

Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).

Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.

Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:

выцвели;
повреждены;
содержат нечитаемые реквизиты;
содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,

их нельзя принимать к учету и, тем более, возмещать (учитывать) расходы на их основании.

Лицу, предоставившему такой документ, придется или принести корректный документ, или вернуть деньги работодателю. Напомним, что в отсутствие подтверждающей документации возможно учитывать лишь суточные.

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
рассмотрения и согласования заявления;
представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
проверки и утверждения отчета;
расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

Для надежности – разработайте еще и краткую памятку для сотрудников, которую они смогут всегда держать под рукой.

Подобное положение поможет разрешить не только внутренние, но и внешние конфликты (включая судебное разбирательство).

Источник

Авансовый отчет (форма №АО-1)– это первичный документ, который заполняют для подтверждения выданных подотчетным лицам сумм.

Как заполнить авансовый отчет подотчетным лицом?

ШАГ 1: Заполнить сведения о себе на лицевой стороне отчета и на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные
расходы.

На титульной части бланка авансового отчета указать:

· — наименование организации;

· — структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

· — свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);

· — должность;

· — назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета необходимо подготовить первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих
услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные, товарные чеки и т.д.).

Рекомендация подотчетным лицам: приобретайте товары и услуги в организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют полный пакет первичных документов, включающий кассовые и
товарные чеки (накладные). Наличие полного пакета документов поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов!

ШАГ 2: Заполнить оборотную сторону авансового отчета в следующем порядке по графам:

· № п/п – указать номер документа по порядку в зависимости от того, как пронумеровали и систематизировали. Документы приложить к авансовому отчету по порядку.

· Дата – указать дату выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа.

· Номер – указать номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

· Наименование документа (расхода) – указать назначение документа (квитанция почты, товарный чек на канц. товары и т.д.)

· Сумма расхода – указать сумму денежных средств, подлежащую возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д.

ШАГ 3: Подписать заполненный бланк авансового отчета.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия
на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Источник

Сотрудник, которому компания выдала подотчетные деньги, должен доказать, что он потратил их по назначению. Для этого нужно приложить к авансовому отчету документ, подтверждающий расходы. Обычно это кассовый чек. Можно ли приложить скан чека вместо оригинала или его электронную версию, рассказали Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия, и Оксана Кобзева, эксперт Контур.Маркета.

Какие требования есть к кассовому чеку

Если работник делает покупки от своего имени, как физлицо, например оплачивает такси в командировке, к чеку для подтверждения расходов нет дополнительных требований. Главное — в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты кассового чека, а именно список оплаченных товаров и услуг с ценой и количеством, система налогообложения, QR-код и другие. Полный список есть в п.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Если же сотрудник во время расчета предъявил доверенность или его работодатель заключил договор с продавцом, считается, что покупателем выступает не физлицо, а ИП или компания. В этом случае расчет наличными или с предъявлением карты подтверждается чеком с дополнительными реквизитами из п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Среди них наименование и ИНН покупателя.

В Письме Минфина сказано, что бухгалтер не может учесть расход при расчете налогов, если документы, которые приложенные к авансовому отчету оформлены с нарушениями закона.

Как оформить авансовый отчет по командировке, читайте в блоге Контур.Бухгалтерии

Подробнее

Можно ли приложить к отчету скан чека или распечатку его электронной версии

Если сотрудник хочет сохранить оригинал бумажного чека у себя, он может это сделать. Достаточно сканировать чек и передать копию в бухгалтерию. Главное, чтобы отчетливо были видны все реквизиты, особенно QR-код, по которому чек можно найти в приложении ФНС.

Некоторые продавцы отказываются от бумажных чеков и предлагают отправить электронные. Они приравнены к бумажным, поэтому ими тоже можно подтвердить расход (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Подтверждение есть и в недавнем Письме ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@:

Кассовый чек может быть исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то он будет являться документом, подтверждающим расходы.

Нужно ли проверять чек

Если чек не соответствует требованиям закона, учесть расход не получится. Поэтому рекомендуем сотруднику еще на кассе изучить выданный документ. Убедиться, что продавец выдал именно кассовый чек, а не слип с терминала эквайринга, можно по наличию QR-кода — это самый заметный обязательный реквизит.

По закону бухгалтер не обязан проверять чек при приемке авансового отчета, но это может быть прописано в его должностной инструкции. Выяснить подлинность чека можно через специальное приложение ФНС или на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Подробнее о способах и результатах проверки чеков, читайте в статье ОФД Контура.

Источник

Документ Авансовый отчет оформляется для отражения затрат, произведенных подотчетным лицом. В статье рассматривается назначение и особенности заполнения:

полей и ссылок шапки документа;
вкладок и граф табличной части документа.

В статье приводится образец заполнения печатных форм, которые можно распечатать из данного документа.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Содержание

Назначение документа
Шапка документа
- Номер
- От
- Подотчетное лицо
- Склад
- Организация
- Ссылка НДС
Табличная часть документа
Вкладка Авансы
- Документ аванса
- Сумма аванса
Вкладка Товары
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Код/артикул
- Количество
- Цена
- Сумма
- НДС
- Всего
- Счет учета
- Счет НДС
- Поставщик
- СФ
- Реквизиты счета-фактуры
- Номер ГТД/Страна
- Расходы (НУ)
Вкладка Возвратная тара
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Количество
- Цена
- Сумма
- Контрагент
- Счет учета
- Счет расчетов
Вкладка Оплата
- Документ (расхода)
- Контрагент
- Содержание
- Погашение задолженности
- Сумма
- Счета расчетов
Вкладка Билеты
- Билет
- Сумма
- %НДС
- НДС (в т.ч.)
- Перевозчик
- Счет затрат / Подразделение
- Субконто
Вкладка Прочее
- Документ (расхода)
- Номенклатура
- Сумма
- НДС
- Всего
- Счет затрат/Подразделение
- Субконто
- Счет НДС
- Расходы (НУ)
- Поставщик
- СФ
- БСО
- Реквизиты счета-фактуры
- Счет затрат НУ
- Субконто НУ
Подвал документа
- Итоги
- Назначение
- Приложение
- Комментарий
Печатные формы документа

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

Назначение документа

Авансовый отчет – документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на:

хозяйственные нужды;
покупку или оплату товаров (работ, услуг);
командировочные расходы.

Рассмотрим заполнение Авансового отчета в зависимости от произведенных расходов.

Шапка документа

Номер

В поле Номер устанавливается порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Подотчетное лицо

В поле Подотчетное лицо указывается Фамилия Имя Отчество (ФИО) сотрудника, который составляет Авансовый отчет. ФИО выбирается из справочника Физические лица.

Программа 1С позволяет создать отчет от подотчетного лица, не являющегося сотрудником Организации. Таким лицом может быть работник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера.

Склад

В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.

Если подотчетное лицо приобрело ТМЦ, которые будут храниться на разных складах, то нужно принять к учету активы на один выбранный склад, а затем выполнить передачу ТМЦ на другие склады (при необходимости) документом Перемещение товаров.

Если в справочнике Склады зарегистрирован только один склад, то в документе Авансовый отчет поле Склад не отображается.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

Тип цен – наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.

Если Тип цен выбран, то цена приобретения ТМЦ будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
Если Тип цен не выбран, то будет подставляться последняя цена данного товара по любому из документов приобретения. Для ТМЦ, поступившего впервые, цена приобретения не заполнится, ее нужно установить вручную.
НДС – выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху. Выбранный вариант не влияет на проводки, а используется лишь для удобства указания НДС в табличной части.
флажок НДС включать в стоимость устанавливается в том случае, если необходимо чтобы в проводках НДС был включен в стоимость товаров (работ, услуг) (далее – ТРУ) без выделения его на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
Валюта — указывается валюта, в которой составляется авансовый отчет.
Курс — курс валюты, в которой составляется авансовый отчет.

Подробнее про авансовые отчеты в валюте Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Табличная часть документа

Табличная часть документа Авансовый отчет состоит из нескольких вкладок:

Авансы
Товары
Возвратная тара
Оплата
Билеты
Прочее

Вкладка Авансы – обязательна для заполнения, если выдавался аванс, по которому еще не оформлялся документ Авансовый отчет.

Вкладка Товары – заполняется, если приобретались материалы, товары, иные активы (далее ТМЦ).

Вкладка Возвратная тара – заполняется, если ТМЦ приобретались с возвратной тарой.

Вкладка Оплата – заполняется, если подотчетное лицо выполняло задание оплатить или внести аванс за ТРУ, которые будут оформлены накладной (актом) на организацию.

Вкладка Билеты — заполняется, если работнику выдавались билеты, приобретенные организацией.

Вкладка Прочее – используется для отчета о приобретении работ (услуг), а также о командировке.

Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.

Также добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.

Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк.

Рассмотрим заполнение каждой вкладки.

Вкладка Авансы

Табличная часть вкладки Авансы содержит следующие графы.

Документ аванса

В графе Документ аванса указывается документ, которым в программе зарегистрирована выдача аванса подотчетному лицу.

При заполнении графы Документ аванса открывается форма Выбор типа данных PDF, где следует выбрать один из трех журналов в зависимости от того, каким способом выдавались средства под отчет:

Выдача денежных документов;
Выдача наличных;
Списание с расчетного счета.

Из соответствующего журнала выбирается документ выдачи аванса.

Сумма аванса

В графе Сумма аванса указывается сумма аванса, выданного подотчетному лицу. Графа заполняется автоматически при выборе документа выдачи аванса.

Вкладка Товары

Вкладка Товары заполняется при приобретении ТМЦ и содержит графы, которые условно можно разделить на две группы для отражения сведений о:

наименовании, количестве, сумме ТМЦ;
предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, на основании которого приобретены ТМЦ. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование ТМЦ из справочника Номенклатура. Если вид номенклатуры Услуги, то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Товары. Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее.

Код/артикул

По умолчанию графа Код/артикул в документе Авансовый отчет скрыта. При необходимости может быть добавлена в форму по кнопке Еще в шапке документа PDF. Графа Код/артикул состоит из двух строк:

Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту строку выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.
Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований либо когда артикул присваивается поставщиком. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF

При выполненных настройках колонка Артикул будет выведена в печатную форму Приходный ордер (М-4).

Количество

В графу Количество вводится количество поступивших ТМЦ.

Цена

В графе Цена вводится цена поступивших ТМЦ. Графа может заполняться:

вручную;
автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС. PDF

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

НДС

В графе НДС заполняются сразу два поля:

выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС:
- НДС в сумме;
- НДС сверху.

Если НДС выделен в документах поступления, то его необходимо указывать в документе Авансовый отчет так, как это указано в первичке.

Всего

В графе Всего выводится стоимость ТМЦ с учетом НДС.

Счет учета

Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах. PDF

Узнать более подробно о Персональных настройках пользователя

В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета ТМЦ, согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF

Графу Счет учета можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый счет учета.

Счет НДС

В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF

Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на другом счете учета.

Поставщик

В графе Поставщик указывается наименование поставщика, который осуществил поставку ТМЦ. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.

СФ

В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с указанным Документом (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, которые будут заявлять вычет.

Флажок СФ ставится только, если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию. Если приложен лишь первичный документ, в котором выделен НДС, то:

флажок СФ не ставится,

выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении. PDF

Реквизиты счета-фактуры

Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ. Достаточно заполнить дату и номер предъявленного счета-фактуры. Счет-фактура автоматически будет создан в журнале Счета-фактуры полученные при проведении документа и отразится в нижнем поле графы Реквизиты счета-фактуры.

Номер ГТД/Страна

Графа Номер ГТД/Страна становится доступной в том случае, когда в программе включена Функциональность Импортные товары PDF. Графа заполняется только для импортных ТМЦ.

В графе заполняются два поля:

номер ГТД;
Страна.

Номер ГТД– это регистрационный номер таможенной декларации, выбирается из справочника Номера таможенных деклараций.

Если в карточке номенклатуры будет указан номер ГТД PDF, то в графе Номер ГТД будет автоматически выведено его значение.

Графу Номер ГТД можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый номер ГТД.

БухЭксперт8 не рекомендует заполнять номер ГТД в разделе Импортный товар карточки номенклатуры. Если в Организацию будет поступать один и тот же товар, но с разными номерами ГТД, то в справочнике Номенклатура придется заводить несколько позиций номенклатуры, имеющих одинаковое наименование и различающихся номером ГТД.

В данной ситуации удобнее указывать номер ГТД непосредственно в документе Авансовый отчет, тогда в справочнике Номенклатура будет достаточно ввести одну позицию номенклатуры.

Поле Страна указывается страна происхождения товара. В эту графу автоматически подставляется то значение, которое указано в разделе Импортный товар карточки номенклатуры PDF. Если в карточке номенклатуры не заполнена страна происхождения, то ее можно выбрать из справочника Страны мира.

Расходы (НУ)

Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ), которая может принимать значение:

Принимаются;
Не принимаются;

Узнать более подробно о Порядке признания расходов при УСН.